La facturation des psychologues exige un détail par ligne de service et une rigueur en matière de confidentialité. Everhour garde le travail facturable organisé avant la facturation.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Utilisez cette page pour préparer une facture de psychologue ou un dossier de facturation de type superbill pour des services de thérapie, d'évaluation, de consultation ou de tests. L'objectif pratique est d'obtenir un document clair réunissant le client, le prestataire, la date de service, la ligne de service, les frais, les conditions de paiement et le solde dû au même endroit. Pour les clients qui paient eux-mêmes, la facture doit aussi être suffisamment claire pour correspondre à l'accord sur les honoraires conclu au début de la relation professionnelle.
Les factures des psychologues fonctionnent souvent avec des lignes de service datées plutôt qu'un total horaire générique. Une facture de thérapie peut indiquer 5 mars 2026, psychothérapie individuelle, CPT 90837, 1 unité, 180 $. Une facture de tests peut séparer les lignes d'administration, de cotation et d'interprétation lorsque le cabinet facture ainsi. Le résultat doit être compréhensible pour le client et utilisable comme document justificatif dans les dossiers commerciaux du cabinet.
Une facture de psychologue doit identifier le cabinet ou le prestataire, le client, la date de facture, le numéro de facture, les dates de service, la description du service, les unités, les frais, le montant payé, le solde dû et les conditions de paiement. Si le document sert au remboursement par l'assurance, il lui faut généralement les détails du patient et de l'assuré, les liens de diagnostic, le lieu de service, les codes de procédure CPT ou HCPCS, les pointeurs de diagnostic, les frais par ligne, les unités, l'identifiant du prestataire exécutant et le total facturé.
Les prestataires de soins de santé couverts utilisent un National Provider Identifier à 10 chiffres dans les transactions administratives et financières HIPAA et doivent le partager avec les entités qui en ont besoin pour la facturation. Les catégories courantes de facturation en santé mentale comprennent 90791 pour l'évaluation diagnostique psychiatrique, 90832, 90834 et 90837 pour la psychothérapie individuelle, 90846, 90847 et 90853 pour la psychothérapie familiale ou de groupe, et 96130 à 96137 pour les services de tests psychologiques ou neuropsychologiques.
Les informations de facturation et de paiement identifiables liées aux soins de santé mentale sont des informations de santé protégées. Les prestataires couverts peuvent les utiliser ou les divulguer pour des activités de paiement, mais les divulgations relatives au paiement et aux opérations de soins de santé doivent généralement être limitées au minimum nécessaire. Une facture pratique doit inclure suffisamment de détails pour le paiement et le remboursement sans ajouter de récit clinique inutile, de notes de séance ou de contexte sensible dont le payeur ou le client n'a pas besoin.
Les conditions de paiement proviennent de la politique du cabinet, de l'accord client, des règles du payeur ou du contrat. Les normes éthiques de l'APA demandent aux psychologues et aux bénéficiaires des services de s'accorder sur la rémunération et les modalités de facturation aussi tôt que possible. Si une agence de recouvrement devient nécessaire, les normes éthiques de l'APA exigent que les psychologues informent d'abord la personne et lui donnent la possibilité de payer rapidement, sauf si la personne a accepté contractuellement le contraire.
Une facture gratuite fonctionne bien pour une seule visite payée directement, un solde d'évaluation ponctuel ou un document rapide de type superbill pour un client qui a payé lors du rendez-vous. Elle fonctionne aussi lorsque le prestataire a déjà suivi ailleurs la date de service, le code, les frais, le paiement et le solde. Le point faible est la facturation répétée, où les documents copiés créent des numéros en double, des paiements manqués et des détails de lignes de service incohérents.
Un workflow géré convient aux cabinets qui facturent des séances récurrentes, séparent le travail facturable du travail non facturable, ou ont besoin de rapports par client, projet, tâche ou prestataire. Everhour peut garder le statut de facturation des projets, les contrôles non facturables au niveau des tâches, les taux de tâche personnalisés, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût connectés avant la préparation des factures.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de psychologue doit inclure les détails du prestataire et du client, la date de facture, le numéro de facture, la date de service, la description du service, les unités, les frais, le montant payé, le solde dû et les conditions de paiement. Si le document sert au remboursement par l'assurance, ajoutez les champs généralement nécessaires pour une superbill ou une demande de remboursement de type CMS-1500, notamment le diagnostic, le lieu de service, le code CPT ou HCPCS, l'identifiant du prestataire et le total facturé.
Utilisez des codes CPT ou HCPCS lorsque la facture sert aussi de superbill, prend en charge un remboursement par l'assurance ou nécessite une précision de facturation clinique. Les catégories courantes de services de psychologie comprennent l'évaluation diagnostique, la psychothérapie individuelle, la psychothérapie familiale ou de groupe, et les tests psychologiques ou neuropsychologiques. Un simple reçu de paiement privé peut utiliser des descriptions de services en clair lorsque le client n'a pas besoin de détails prêts pour une demande de remboursement.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation sont imposées par les États et les juridictions locales, et la taxabilité des services varie selon l'État et le type de service. Un cabinet de psychologie doit suivre les règles des États et des juridictions locales qui s'appliquent à ses services, à son emplacement, à son nexus et à ses clients.
Incluez uniquement les détails de facturation nécessaires au paiement, au remboursement et à la tenue des dossiers. Les informations identifiables concernant les soins de santé mentale et le paiement sont des informations de santé protégées, et les prestataires couverts doivent limiter les divulgations relatives au paiement et aux opérations de soins de santé au minimum nécessaire. Une facture a généralement besoin de données de facturation par ligne de service, pas de notes de thérapie ni de contenu sensible de séance.
Pour les patients qui paient eux-mêmes ou ne sont pas assurés, les prestataires de soins de santé doivent généralement fournir une estimation de bonne foi des frais attendus lorsqu'elle est demandée ou lorsque les soins sont programmés au moins 3 jours ouvrables à l'avance. Si les soins sont programmés 3 à 9 jours ouvrables à l'avance, l'estimation est due sous 1 jour ouvrable. Un patient peut contester une facture d'au moins 400 $ au-dessus de l'estimation dans les 120 jours suivant la facture initiale.
Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation des projets, aux contrôles non facturables au niveau des tâches, aux taux de tâche personnalisés et aux exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que le temps administratif interne reste visible sans apparaître dans les totaux facturables au client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures clients. Les utilisateurs peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne ou date, et marquer le temps inclus comme facturé afin qu'il ne réapparaisse pas plus tard.
Suivez le travail facturable et non facturable approuvé avant le jour de facturation. Everhour garde le temps de facturation en psychologie, les taux et les rapports organisés pour des factures clients plus nettes.
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