Les totaux facturables dépendent d'une saisie du temps propre et des taux. Everhour intègre le suivi là où le travail de projet se déroule.
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Un outil de suivi des heures facturables répond à trois questions pratiques : combien de temps facturable au client a été enregistré, quel taux s'applique à chaque entrée, et quel montant doit être transmis pour examen ou facturation. Le résultat de base est un sous-total en USD avant taxe. Aux États-Unis, les totaux d'heures facturables sont normalement libellés en dollars américains, car les pièces et la monnaie des États-Unis, y compris les billets de la Federal Reserve, ont cours légal pour les dettes, charges publiques, taxes et droits.
L'outil de suivi sépare aussi le travail facturable du travail non facturable. Les appels internes, le nettoyage administratif, la formation, le travail commercial ou les doublons corrigés doivent rester visibles pour l'analyse de l'utilisation, mais ils ne doivent pas gonfler la charge client. Si le même projet inclut plusieurs rôles ou types de services, l'outil de suivi a besoin de taux séparés avant de pouvoir produire un total utile.
Un outil de suivi utile enregistre la date, le client, le projet ou dossier, la tâche, la personne, les heures, le statut facturable, le taux et les notes. Les notes comptent parce qu'elles expliquent pourquoi le temps était facturable. Une ligne indiquant « support de mise en œuvre pour le mappage d'importation » est plus facile à approuver qu'une ligne indiquant « travail client ». Des descriptions propres réduisent les diminutions avant qu'une facture n'arrive au client.
L'arrondi se fait au niveau de l'entrée lorsque l'accord client utilise un incrément de facturation. Un incrément de 6 minutes correspond à 0,1 heure, tandis qu'un incrément de 15 minutes correspond à 0,25 heure. Si vous arrondissez seulement le total mensuel final, les petites entrées sont déformées. L'outil de suivi doit afficher le temps initialement saisi, le temps facturable arrondi et toute diminution approuvée, afin que le temps travaillé, le temps facturable et le temps facturé restent distincts.
La formule de base est simple : le montant facturable est égal aux heures facturables multipliées par le taux de facturation applicable. Pour un projet à deux rôles, calculez chaque rôle séparément, puis additionnez les sous-totaux. Par exemple, 21 heures approuvées de revue de conception à 135 $ par heure produisent 2 835 $. 14 autres heures approuvées de support de mise en œuvre à 110 $ par heure produisent 1 540 $. Le total facturable avant taxe est de 4 375 $.
Ne faites pas d'abord la moyenne des taux, sauf si le contrat client utilise un taux mixte. Un designer à 135 $ et un spécialiste du support à 110 $ ne créent pas un taux générique unique, sauf si ce taux est inscrit dans l'accord. La même règle s'applique aux taux par tâche, aux taux par personne et aux taux par projet. Chaque entrée doit porter le taux qui régissait le travail au moment où il a été effectué.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez une courte liste d'entrées approuvées, un client, des taux connus et aucun transfert vers la facture. Il suffit aussi pour une vérification rapide de vraisemblance avant d'envoyer les totaux à la comptabilité. Ajoutez la taxe d'État ou locale seulement lorsque le service est taxable dans la juridiction concernée ; les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national unique de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé.
Un workflow géré est nécessaire lorsque les personnes enregistrent du temps dans plusieurs outils, que les managers approuvent les timesheets, que les taux diffèrent selon le projet ou que les factures doivent exclure les tâches non facturables. Everhour correspond à ce parcours plus long en intégrant les contrôles de suivi dans les outils de projet pris en charge, en synchronisant les métadonnées de projet et de tâche, et en gardant les timesheets et les budgets visibles dans les systèmes de travail que les équipes utilisent déjà.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un outil de suivi doit enregistrer la date, le client, le projet ou dossier, la tâche, la personne, les heures, le statut facturable, le taux de facturation et la description du travail. Ajoutez le statut d'approbation lorsque quelqu'un examine le temps avant la facturation. Si le service peut être taxable, gardez la taxe en dehors du sous-total brut des heures facturables jusqu'à ce que la règle correcte de l'État ou locale soit confirmée.
Multipliez chaque entrée facturable par son taux applicable, puis additionnez les sous-totaux. Gardez les entrées avec des taux différents séparées jusqu'à l'addition finale. Les entrées non facturables restent dans l'outil de suivi pour l'examen de l'utilisation et de la rentabilité, mais elles n'entrent pas dans le sous-total facturable au client.
Le temps non facturable explique l'écart entre le travail total et le travail facturable. Il montre la charge administrative, les réunions internes, les reprises, le développement commercial et le travail client qui a été passé en perte. Le retirer rend l'utilisation et la réalisation plus propres qu'elles ne le sont et masque le coût réel de la prestation.
La taxe intervient après le sous-total facturable avant taxe et seulement lorsque le service est taxable dans l'État ou la juridiction locale concernée. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes. Certaines juridictions taxent certains services, tandis que d'autres ne le font pas, donc l'outil de suivi a besoin d'une entrée de taxe spécifique à la juridiction lorsque la taxe s'applique.
L'erreur courante consiste à reconstruire le temps en fin de semaine de mémoire. Les entrées reconstruites manquent les tâches courtes, surestiment le travail familier et créent des descriptions vagues. Un outil de suivi en continu lié aux tâches réelles donne aux réviseurs un enregistrement plus clair et produit moins de corrections de facture.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans les outils pris en charge tels qu'Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et d'autres. Les métadonnées de projet et de tâche se synchronisent dans Everhour, de sorte que le temps facturable suivi reste lié à la même structure de travail utilisée par l'équipe.
Utilisez le suivi intégré, les détails de projet synchronisés et les timesheets dans l'outil pour garder les entrées facturables prêtes à être examinées. Everhour relie le travail de projet aux workflows de facturation sans reconstruire manuellement les journaux de temps.
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