Everhour intègre le suivi du temps dans les outils de travail, tandis qu'un rapport clair transforme les heures approuvées en calculs prêts pour la facturation.
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Un rapport de facturation du temps répond à une question pratique : combien de travail facturable approuvé doit être facturé pour un client, un dossier, un projet ou une période de facturation spécifique. Le rapport commence généralement par les entrées de temps, puis les regroupe par personne, tâche, date, rôle ou ligne de service. Chaque groupe a besoin des heures facturables, du taux applicable, du montant calculé et de tout ajustement qui modifie le total de la facture.
Pour le travail aux États-Unis, les montants sont normalement indiqués en USD, car les pièces et la monnaie des États-Unis, y compris les billets de la Réserve fédérale, ont cours légal pour les dettes, les charges publiques, les impôts et les cotisations. Le rapport ne doit pas supposer l'existence d'une TVA/GST fédérale, car les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale. Toute ligne de taxe nécessite une donnée d'État et locale lorsque le service facturé est taxable.
Un rapport imprimé utile sépare le temps travaillé du temps facturable. Le temps travaillé montre le travail effectué. Le temps facturable montre la partie facturée au client après le travail non facturable, les réductions de facturation ou les exclusions de politique de facturation. Un rapport clair inclut la date, la personne, la description, les heures, le taux de facturation, le montant de ligne, le sous-total, la taxe le cas échéant, les dépenses si elles sont incluses et le montant final dû.
L'arrondi doit toujours se trouver au même endroit. Si votre politique facture par incréments de 0,1 heure, chaque entrée est arrondie aux six minutes les plus proches avant le calcul du montant de ligne. Si le contrat indique d'arrondir seulement après l'addition du temps total, utilisez plutôt cette méthode et indiquez-la. Mélanger l'arrondi au niveau des entrées et l'arrondi au niveau du total crée des totaux imprimés incohérents.
La formule de base est heures facturables × taux horaire = montant de ligne. Additionnez les montants de ligne pour obtenir le sous-total de main-d'œuvre. Appliquez ensuite les remises approuvées, les réductions de facturation, les dépenses et les taxes propres à la juridiction uniquement lorsqu'elles s'appliquent. Pour un rapport avec plusieurs rôles ou services, calculez chaque ligne séparément avant d'additionner le sous-total.
Par exemple, un rapport de support client liste 23 heures de conseil approuvées à 145 $ par heure et 14 heures de QA approuvées à 110 $ par heure. Le travail de conseil équivaut à 3 335 $. Le travail de QA équivaut à 1 540 $. Le sous-total de main-d'œuvre est de 4 875 $ avant les dépenses, la taxe, les remises, les encaissements ou le calendrier de paiement de la facture. Ce même sous-total peut aussi servir à l'analyse du taux de réalisation si la facture finale est réduite.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous devez vérifier une seule facture, reconstruire un petit récapitulatif client ou confirmer les calculs avant d'imprimer un rapport. Il suffit aussi lorsque toutes les entrées utilisent un seul taux, qu'aucune réduction de facturation ne s'applique et que la décision fiscale a déjà été prise pour l'État et la juridiction locale.
Un flux de travail géré est préférable lorsque le temps doit être saisi en continu, marqué comme facturable ou non facturable, approuvé, consigné et transmis pour facturation. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans des outils tels qu'Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et d'autres, puis synchroniser le contexte des projets et des tâches afin que les rapports de facturation correspondent à la structure de travail que votre équipe utilise déjà.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Il doit inclure le nom du client ou du projet, la période de facturation, les dates des entrées, les descriptions, les personnes ou les rôles, les heures facturables, les taux horaires, les montants de ligne, le sous-total, les ajustements approuvés, le montant taxable le cas échéant, les dépenses si elles sont incluses et le total final. Ajoutez la règle d'arrondi et la devise lorsque le rapport sera examiné en dehors de votre équipe interne.
Multipliez chaque ligne d'heures facturables par son taux, puis additionnez les montants de ligne. Appliquez les réductions de facturation, les remises, les dépenses approuvées et les taxes après le sous-total de main-d'œuvre conformément à l'accord client et à la juridiction. Ne combinez pas le temps non facturable avec le temps facturable dans le même sous-total, sauf si le rapport identifie les deux catégories séparément.
La taxe doit apparaître après le sous-total taxable lorsque le service est taxable dans l'État ou la juridiction locale concernée. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes pour le temps professionnel facturé, donc un rapport américain a besoin d'une donnée fiscale propre à la juridiction plutôt que d'un pourcentage national unique.
L'erreur la plus courante consiste à imprimer uniquement le montant final de la facture sans les heures, les taux et les ajustements qui le sous-tendent. Un réviseur doit pouvoir remonter de chaque total aux entrées de temps approuvées. Si les heures arrondies, les réductions de facturation et les taxes ne sont pas séparées, le rapport devient un résumé au lieu d'un registre de facturation prêt pour audit.
Pour les avocats américains, la règle modèle 1.5 de l'ABA exige que le périmètre de la représentation et la base ou le taux des honoraires et dépenses soient communiqués par écrit pour les nouvelles relations client-avocat, sous réserve de l'exception limitée de faible coût prévue par la règle. Un rapport de facturation du temps doit correspondre à la base d'honoraires écrite utilisée pour le dossier.
Everhour s'intègre aux principaux outils de gestion de projet et ajoute des contrôles de suivi dans les flux de travail pris en charge, notamment Asana, ClickUp, GitHub, Jira, Monday, Notion, Trello et d'autres. Les métadonnées de projet et de tâche synchronisées permettent aux rapports de facturation de refléter la même structure de client, de projet et de tâche que celle dans laquelle le travail a été enregistré.
Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures en sélectionnant le temps non facturé, en prévisualisant le détail et en générant une facture. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autres ventilations disponibles afin que la facture suive le rapport de facturation approuvé.
Suivez le temps là où le travail se fait, conservez le contexte du projet associé et produisez des rapports de facturation à partir des mêmes données. Everhour relie le suivi intégré à des registres prêts pour la facturation.
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