Everhour prend en charge les taux facturables et l'historique daté des taux, tandis que la facturation par tranches de 6 minutes transforme le temps en dixièmes d'heure.
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La facturation par tranches de 6 minutes convertit chaque saisie de temps en dixièmes d'heure. Une unité de 6 minutes équivaut à 0,1 heure facturable, donc 18 minutes deviennent 0,3 heure, 42 minutes deviennent 0,7 heure, et 66 minutes deviennent 1,1 heure. Le calcul répond à une question pratique : combien d'heures facturables et de dollars doivent apparaître sur la facture après application de la règle d'arrondi de l'engagement.
L'essentiel est d'appliquer la même méthode à chaque saisie. Un accord client peut exiger d'arrondir au supérieur, d'arrondir au dixième le plus proche, ou d'enregistrer le temps exact et d'afficher les dixièmes uniquement sur la facture. Pour la facturation aux États-Unis, les totaux sont normalement indiqués en USD. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale, et toute taxe applicable dépend des règles de l'État et des règles locales lorsque le service est taxable.
Pour une tranche de 6 minutes, divisez les minutes par 6, appliquez la règle d'arrondi convenue, puis multipliez les unités obtenues par 0,1 heure. Si la politique arrondit chaque saisie au supérieur, 14 minutes deviennent 3 unités, soit 18 minutes. À 160 $ par heure, quatre saisies arrondies de 18, 42, 66 et 48 minutes totalisent 174 minutes, soit 2,9 heures facturables.
Le montant de la facture est 2,9 × 160 $ = 464 $. Si les mêmes saisies brutes étaient arrondies seulement après addition, le résultat pourrait changer, surtout avec de nombreuses saisies courtes. C'est pourquoi l'accord ou la politique de facturation doit indiquer si l'arrondi s'applique par saisie, par jour, par tâche ou au total de la facture. L'arithmétique est simple ; la règle de facturation contrôle le résultat.
L'erreur courante consiste à mélanger les totaux bruts du minuteur avec des lignes de facture arrondies. Si un rapport affiche 2 heures et 47 minutes de travail réel, cela représente 2,7833 heures avant arrondi. Une politique de facturation par tranches de 6 minutes peut afficher 2,8 heures, mais le montant présenté au client doit provenir du total facturable arrondi, et non d'une décimale masquée copiée dans une feuille de calcul.
Une autre erreur consiste à traiter chaque élément court comme facturable séparément alors que l'engagement prévoit un regroupement du temps. Six e-mails distincts de 2 minutes arrondis au supérieur un par un deviennent 36 minutes facturées. Regroupé, le même travail représente 12 minutes brutes et peut devenir 12 ou 18 minutes facturées, selon la règle. Documentez la tranche de facturation et la méthode de regroupement avant d'utiliser le nombre sur une facture.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez quelques saisies approuvées, un seul taux horaire et aucun besoin de conserver qui a modifié quoi. Il suffit aussi pour vérifier un brouillon de facture avant de l'envoyer. Utilisez les heures facturables arrondies, multipliez-les par le taux applicable, puis ajoutez toute taxe propre à la juridiction uniquement lorsque le service est taxable.
Un workflow géré devient important lorsque les taux varient selon la personne, le projet, la tâche ou la date. Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des taux et valorise le travail facturable par projet, membre ou tâche. C'est important lorsque le temps facturable arrondi doit alimenter les rapports, les approbations et les factures sans reconstruire le calcul chaque mois.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une tranche de facturation de 6 minutes signifie que le temps est facturé en dixièmes d'heure. Comme 60 minutes divisées par 10 égalent 6 minutes, chaque unité équivaut à 0,1 heure. Une saisie de 24 minutes équivaut à 0,4 heure, et une saisie de 72 minutes équivaut à 1,2 heure après conversion.
Utilisez la méthode indiquée dans l'accord client, la politique de facturation ou l'accord d'honoraires professionnels. Arrondir chaque saisie produit généralement un total différent de l'arrondi du jour, de la tâche ou du total de la facture. Le calcul correct est celui qui correspond à la méthode de facturation communiquée, pas celui qui produit la facture la plus élevée.
Multipliez les heures facturables arrondies par le taux horaire applicable. Par exemple, 3,6 heures facturables à 150 $ par heure égalent 540 $. Si le travail utilise plusieurs taux, calculez chaque catégorie de taux séparément, puis additionnez les totaux des lignes. Ne faites pas de moyenne des taux sauf si l'accord utilise un taux mixte.
La taxe est distincte du calcul des heures facturables, sauf si le format de la facture exige un total toutes taxes comprises. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe sur les ventes. Le traitement de la taxe sur les ventes relève des États et des règles locales, et certains services sont taxables dans des juridictions précises tandis que d'autres ne le sont pas.
Les heures travaillées correspondent au temps réellement passé. Les heures facturées correspondent au temps facturé après application du statut facturable, de l'arrondi, des réductions, des annulations et des règles de taux. Une personne peut travailler 5 heures, marquer 4,6 heures comme facturables après suppression du temps administratif, puis facturer 4,5 heures après un ajustement client.
Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les taux par défaut par personne et permet des remplacements par projet lorsque la tarification client change. Il conserve également l'historique daté des taux, de sorte que les anciens rapports facturables gardent le taux qui s'appliquait lorsque le travail a été effectué.
Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable non facturé et des dépenses, en utilisant les taux par projet ou par membre tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou une autre ventilation disponible.
Suivez le temps facturable approuvé avec des taux qui correspondent à l'engagement. Everhour garde l'historique des taux et la tarification facturable connectés de la saisie du temps jusqu'à la facture.
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