Everhour relie le temps suivi aux budgets et à la facturation, tandis que le calcul commence par les heures facturables approuvées et les taux.
Suivez le temps facturable et non facturable et voyez en quelques secondes votre taux d'utilisation réel et votre potentiel de revenus.
Heures de travail sur la période
Administration, réunions, travail interne
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Un calcul des heures facturables répond à trois questions pratiques : quelle quantité de travail client est facturable, combien vaut ce temps au taux convenu, et quel montant doit être transféré vers une facture. L'entrée principale est le temps facturable approuvé, et non chaque heure travaillée. Les réunions internes, les reprises, la formation, les appels commerciaux et le temps administratif restent en dehors du total facturable, sauf si l'accord client indique le contraire.
Pour le travail aux États-Unis, le total est normalement libellé en dollars américains. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale ni de taux national de taxe de vente pour le temps professionnel facturé, le traitement fiscal relève donc des États et des autorités locales lorsqu'un service est taxable. Gardez la taxe comme une entrée distincte propre à la juridiction au lieu de l'intégrer au calcul horaire.
La formule de base est heures facturables × taux de facturation. Lorsque plusieurs taux s'appliquent, calculez chaque groupe séparément, puis additionnez les sous-totaux. Si un contrat utilise des incréments de facturation, arrondissez chaque saisie de temps selon cette politique avant de totaliser les heures. Un incrément de 6 minutes équivaut à 0,1 heure ; un incrément de 15 minutes équivaut à 0,25 heure.
Par exemple, un relevé de mise en œuvre client comporte 26 heures approuvées de revue technique à 160 $ par heure et 12 heures approuvées de coordination à 95 $ par heure. Le sous-total technique est de 4 160 $, et le sous-total de coordination est de 1 140 $. Le montant facturable avant taxe est de 5 300 $ avant tout abattement, remise, dépense remboursable ou entrée de taxe d'État et locale.
Les heures facturables montrent le travail facturable, mais elles ne prouvent pas le chiffre d'affaires final encaissé. L'utilisation compare le temps facturable au temps de travail total. La réalisation compare la valeur facturée à la valeur facturable standard après abattements. L'encaissement compare la trésorerie reçue au montant facturé. Le taux de facturation effectif divise la valeur gagnée ou facturée par la base de temps plus large que vous choisissez.
En utilisant le même exemple, ajoutez 12 heures internes non facturables aux 38 heures facturables approuvées. Le temps de travail total devient 50 heures, et le taux de facturation effectif sur l'ensemble du travail est de 106 $ par heure. Ce nombre est inférieur aux deux taux présentés au client, car le travail non facturable a consommé de la capacité sans ajouter de valeur de facture.
Un calcul ponctuel suffit lorsque vous avez un court journal de temps, un client, un taux, aucun abattement et aucune étape d'approbation. Il suffit aussi pour vérifier un devis, expliquer un sous-total ou confirmer si une petite facture correspond au taux convenu. Conservez les saisies sources, car le nombre final n'est fiable qu'à hauteur du temps approuvé qui le sous-tend.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes suivent le temps, que les taux changent selon le projet ou le membre, que les budgets client comptent, ou que les factures doivent être examinées avant envoi. Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets basés sur les heures et sur l'argent, les périodes budgétaires récurrentes, les alertes de budget et la protection budgétaire, afin que le temps suivi reste lié aux limites du projet au lieu d'être reconstruit manuellement au moment de la facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les heures facturables sont des saisies de travail approuvées que l'accord client vous autorise à facturer. Elles excluent généralement l'administration interne, le travail commercial, la formation générale et les réunions non liées au client, sauf si le contrat ou la lettre de mission les rend facturables. Marquez séparément le travail non facturable afin que les calculs d'utilisation et de taux effectif montrent le coût complet du service rendu au client.
Les incréments de facturation changent le total lorsque les saisies de temps sont arrondies avant la multiplication. Avec un incrément de 0,1 heure, 7 minutes sont arrondies selon la politique de facturation à l'incrément le plus proche, suivant ou autre incrément convenu. Avec un incrément de 0,25 heure, le même temps brut peut devenir 0,25 heure. Appliquez l'incrément de manière cohérente avant de multiplier par le taux de facturation.
Les abattements montrent la différence entre la valeur du travail et le montant que vous choisissez de facturer. Si vous effacez le temps facturable d'origine, la réalisation devient impossible à lire. Gardez les heures approuvées, la valeur standard, le montant de l'abattement et le montant final facturé comme des chiffres distincts afin de voir si l'écart provient du prix, du périmètre ou de l'efficacité.
Ne supposez pas qu'il existe une réponse unique à la taxe de vente aux États-Unis. Les États-Unis n'ont pas de TVA/GST fédérale, et la taxe de vente relève des États et des autorités locales. Certains services professionnels sont taxables dans des juridictions spécifiques, tandis que d'autres ne le sont pas. Utilisez une entrée fiscale propre à la juridiction lorsque le service facturé est taxable, et gardez le montant facturable avant taxe visible.
Le calendrier de paiement ne change pas les heures facturables, mais il affecte la planification de trésorerie. Pour les factures de fournisseurs d'agences fédérales, les règles Prompt Payment utilisent généralement la date du contrat, les conditions de remise acceptées, une règle de paiement accéléré ou 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte. Le calendrier de paiement des clients privés provient du contrat, des conditions de facture ou de la loi d'État applicable.
Everhour Project Budgeting suit les budgets basés sur les heures et sur l'argent pendant que les personnes enregistrent leur temps, avec des périodes budgétaires récurrentes et des alertes de seuil. Les équipes peuvent surveiller le travail facturable par rapport à un budget au niveau du projet ou du client avant la préparation de la facture, ce qui rend les dépassements visibles tant que le travail est encore actif.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, en excluant les tâches non facturables du montant de la facture. Les données de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez les heures approuvées par rapport aux budgets de projet avant le jour de facturation. Everhour donne aux équipes des alertes de budget, une protection budgétaire et une visibilité sur le travail facturable liée au temps réellement enregistré.
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