Everhour suit les dépenses facturables et les coûts sur les projets Asana, afin que le travail client reste prêt pour la revue de facturation.
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Le travail client dans Asana a besoin de dossiers de projet qui prennent en charge la facturation, le contrôle des coûts et le remboursement sans phase de nettoyage accélérée en fin de mois. Le travail pratique consiste à relier les tâches, le temps enregistré, les taux, les dépenses et le caractère facturable afin que le dossier du projet puisse devenir une facture client ou un rapport de rentabilité.
Commencez avec la structure de projet que l'équipe utilise déjà. Les tâches doivent contenir assez de contexte pour expliquer le travail plus tard : nom de la tâche, responsable, projet, date et description lorsque l'entrée en a besoin. Ensuite, séparez le travail client facturable du travail interne avant que les totaux n'atteignent un brouillon de facture ou un rapport du service financier.
Un dossier de projet facturable a besoin de plus que le total des heures. Chaque saisie de temps doit être reliée à une tâche, une date enregistrée, une durée, une personne et un statut de facturation. Les taux transforment ensuite le temps approuvé en montant présenté au client, tandis que les entrées non facturables restent visibles pour l'analyse du projet sans gonfler le total de la facture.
Les dépenses exigent la même rigueur. Un élément remboursable doit inclure une catégorie, un montant, une description et un reçu lorsque le client ou l'équipe comptable attend une preuve. Les catégories fondées sur des unités, comme le kilométrage ou les frais par copie, maintiennent la cohérence des dépenses répétées. Le résultat clair est un dossier de projet qui présente séparément le travail, les coûts remboursables et le travail interne exclu.
L'erreur courante consiste à traiter chaque tâche d'un projet client comme facturable par défaut. La gestion de projet, la revue interne, les reprises, le transfert depuis les ventes et le suivi administratif ont leur place dans le dossier du projet lorsqu'ils expliquent un effort réel, mais le caractère facturable nécessite une décision explicite avant la création de la facture.
Examinez le caractère facturable au niveau de la tâche ou de l'entrée lorsque le projet comporte un travail mixte. Un même projet peut contenir un travail de livraison approuvé par le client et une coordination interne. Conservez les deux dans le dossier si les deux expliquent le coût du projet, mais faites de la source de la facture uniquement le temps et les dépenses que le client a accepté de payer.
Une revue ponctuelle fonctionne lorsque vous avez un seul projet Asana, une courte plage de dates et un petit groupe de personnes. Elle suffit pour vérifier si les heures facturables, le travail non facturable et les dépenses remboursables semblent raisonnables avant une simple mise à jour client ou un brouillon de facture.
Un processus encadré compte lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, que les dépenses exigent des reçus, que les budgets doivent être surveillés ou que la facturation dépend d'approbations. Everhour ajoute ce processus au-dessus d'Asana avec le suivi des dépenses de projet, les pièces jointes de reçus, les contrôles d'inclusion dans les budgets, l'intégration de la facturation et les rapports de dépenses pour la revue de rentabilité et de remboursement.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un projet Asana facturable est un travail client où le temps suivi, les taux et les dépenses remboursables peuvent être facturés au client selon les conditions convenues. Le dossier doit séparer le travail de livraison facturable du travail interne, conserver les dates et le contexte des tâches attachés aux entrées, et préserver assez de détails pour la revue de facture.
Les entrées non facturables couvrent généralement la coordination interne, le nettoyage administratif, l'activité commerciale, le travail sous garantie ou le travail client exclu par l'accord. Conservez ces entrées dans le dossier du projet lorsqu'elles expliquent un effort réel du projet, mais marquez-les séparément afin qu'elles n'augmentent pas le montant de la facture.
Les dépenses doivent être enregistrées avec une catégorie, un montant, une description et un reçu lorsque des justificatifs sont nécessaires. Les dépenses facturables peuvent passer dans la facture aux côtés du temps facturable approuvé. Les dépenses non facturables doivent rester disponibles pour le contrôle des coûts et de la rentabilité sans être facturées au client.
Le plus gros travail de correction vient du mélange de travail facturable et non facturable sans revue claire au niveau de chaque entrée. Le total d'un projet peut sembler correct alors que la source de la facture inclut des réunions internes, des reprises ou des dépenses non approuvées. Examinez le caractère facturable avant la génération de la facture, surtout sur les projets à périmètre mixte.
Les taux convertissent le temps approuvé en valeur facturable. Un projet peut utiliser des taux de projet, des taux par membre ou des taux par tâche selon la manière dont le client est facturé. Gardez des règles de taux cohérentes pour la période de facturation, et enregistrez les dates d'effet lorsque les rapports plus anciens doivent conserver leurs calculs d'origine.
Everhour Expenses permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les coûts de projet avec des images ou PDF de reçus, des catégories fondées sur des unités et le caractère facturable. Ces dépenses peuvent compter dans les budgets de projet, apparaître dans les rapports de dépenses par projet ou par client, et passer dans les factures lorsqu'elles sont remboursables.
Everhour synchronise les données de projet et de tâche Asana dans les rapports, y compris les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes. Les équipes peuvent ensuite examiner le temps facturable, le temps non facturable, les coûts et les montants liés aux factures dans des rapports exportables sans reconstruire manuellement le contexte du projet.
Suivez les dépenses, les reçus et l'impact budgétaire sur les projets client. Everhour relie le travail Asana aux rapports de dépenses et aux enregistrements prêts pour la facturation, pour une facturation plus claire et une revue de rentabilité plus nette.
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