Asana garde le travail de projet organisé, tandis qu'Everhour ajoute des contrôles de feuille de temps d'équipe pour les approbations, les corrections et les relevés prêts pour la facturation.
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Une feuille de temps d'équipe Asana sert à vérifier qui a travaillé sur quelles tâches Asana, combien de temps ces personnes ont enregistré et si ces heures sont prêtes pour la paie, la facturation client ou les rapports de gestion. Le résultat pratique est un relevé hebdomadaire propre par personne, projet et tâche, avec suffisamment de détails pour expliquer le travail sans reconstruire la semaine de mémoire.
La revue d'équipe fonctionne mieux lorsque chaque entrée conserve son lien avec la tâche. Une ligne comme 2,5 heures sur une tâche d'intégration client donne à un manager un contexte plus utile qu'un total quotidien sans détail de tâche. La feuille de temps doit afficher la personne, la date, le projet, la tâche, la durée et le statut, puis séparer le temps approuvé du temps qui nécessite encore une correction.
Les feuilles de temps d'équipe ont besoin d'un circuit d'approbation reproductible. Un membre enregistre du temps pendant la semaine, soumet la semaine pour revue, et le manager vérifie les totaux avant que les heures ne passent dans le travail de facturation ou de paie. Un calendrier d'approbation cohérent est important, car des modifications tardives peuvent changer les totaux après qu'une facture client, un rapport de projet ou une exportation de paie a déjà été préparée.
Les règles d'approbation ont aussi besoin d'un circuit de correction. Un manager doit pouvoir rejeter ou approuver partiellement des entrées lorsqu'un total journalier semble inhabituel, qu'une tâche manque ou que le caractère facturable est incorrect. Les périodes verrouillées protègent le temps vérifié contre les changements accidentels, tandis que les corrections par un administrateur donnent à l'équipe un moyen contrôlé de corriger les erreurs sans demander à chaque personne de retravailler d'anciennes entrées.
Les relevés de temps les plus utiles sur les tâches Asana incluent la durée, la date enregistrée, le projet, la tâche, la personne, le caractère facturable et une courte description lorsque le nom de la tâche ne suffit pas à expliquer le travail. Les entrées de temps Asana peuvent stocker la durée en minutes, la date enregistrée, le projet attribué, la tâche, le créateur, les catégories facultatives, le statut d'approbation, le caractère facturable et la description.
Les équipes perdent en précision lorsqu'elles traitent la feuille de temps comme un bloc-notes personnel. Chaque entrée doit être rattachée à la tâche où le travail a eu lieu, et le caractère facturable doit correspondre à l'accord client pour ce projet ou cette tâche. Les chefs de projet peuvent alors vérifier le temps par personne, tâche et projet sans deviner si les heures relèvent du travail de prestation, de la coordination interne ou du support non facturable.
Une vérification sur une semaine suffit lorsque vous devez seulement confirmer des heures récentes pour un projet. Elle ne suffit plus lorsque les mêmes relevés alimentent les factures, le contrôle de la paie, les rapports de coûts, la planification de capacité ou le travail récurrent pour les clients. À ce stade, l'équipe a besoin d'approbations, de périodes verrouillées, d'accès par rôle, d'affectations aux projets et de paramètres de politique par défaut qui gardent les relevés de temps cohérents pour chaque personne.
Everhour ajoute ce flux de travail encadré en complément des projets Asana. Team Management prend en charge les règles de verrouillage, la correction du temps par un administrateur, les limites individuelles de suivi du temps, la capacité hebdomadaire, le processus d'approbation, les rôles, les affectations aux projets, les groupes d'équipe et les paramètres par défaut de politique de temps à l'échelle de l'équipe. Ces contrôles font passer une feuille de temps hebdomadaire d'un document de revue peu encadré à un relevé opérationnel fiable.
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Une feuille de temps d'équipe doit afficher chaque personne, la date, le projet, la tâche, la durée, le statut d'approbation, le caractère facturable et une description suffisante pour expliquer le travail. Le lien avec la tâche est important, car les managers doivent remonter des heures jusqu'à l'élément de travail Asana, et pas seulement à un total quotidien. La revue de la facturation et le contrôle de la paie deviennent tous deux plus faciles lorsque le temps approuvé et le temps non approuvé restent visiblement séparés.
La personne responsable de la facturation, du contrôle de la paie ou de la gestion de la prestation doit approuver les feuilles de temps d'équipe. Dans une petite équipe, cela peut être le propriétaire ou le responsable des opérations. Dans une équipe plus grande, les chefs de projet approuvent les heures de prestation tandis que le service financier vérifie les totaux finaux. Le responsable de l'approbation doit rester le même afin que les entrées rejetées et les corrections suivent la même norme chaque semaine.
Le plus gros travail à refaire vient des liens de tâche manquants, du caractère facturable incorrect, des modifications tardives après approbation et des totaux quotidiens sans description. Ces erreurs obligent les managers à poser des questions de suivi avant la facturation ou le contrôle de la paie. Une période d'approbation verrouillée réduit ce risque, car le temps vérifié cesse de changer après son acceptation par le manager.
Les feuilles de temps d'équipe doivent suivre à la fois le temps facturable et le temps non facturable lorsque le coût du projet, l'utilisation ou la facturation client comptent. Le temps facturable soutient la préparation des factures, tandis que le temps non facturable explique la coordination interne, le travail administratif, la formation ou la surpréstation. Garder les deux catégories visibles donne aux managers une image plus complète de l'effort de l'équipe sans facturer aux clients du travail qui doit rester interne.
Un rythme de soumission hebdomadaire fonctionne pour la plupart des équipes projet, car le travail est encore récent et les managers peuvent vérifier les totaux avant les échéances de facturation ou de paie. Une revue quotidienne est utile pour le travail client à fort volume ou le contrôle strict du budget. Une revue mensuelle crée un travail de correction évitable, car les détails de tâche manquants et le caractère facturable incorrect sont plus difficiles à vérifier après plusieurs semaines.
Everhour Team Management donne aux managers des processus d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par un administrateur, des limites individuelles de suivi du temps, la capacité hebdomadaire, les rôles, les affectations aux projets et les groupes d'équipe. Les équipes gardent leurs tâches dans Asana tandis qu'Everhour applique les règles de revue qui décident quand le temps soumis est accepté, corrigé ou protégé contre les modifications ultérieures.
Everhour synchronise les projets Asana, les titres de tâche, les champs personnalisés et les tags dans sa couche de reporting, puis utilise ces détails pour regrouper et filtrer les données de feuille de temps. Les managers peuvent vérifier le temps par projet, tâche, membre et caractère facturable, puis exporter les rapports lorsque le service financier ou la facturation client a besoin d'un relevé prêt pour tableur.
Utilisez Everhour Team Management pour approuver, verrouiller, corriger et organiser les feuilles de temps d'équipe Asana avant que les heures n'atteignent la paie, les factures client ou les rapports de projet.
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