Les équipes de dotation en personnel ont besoin d'heures prêtes pour les clients par placement et par rôle. Everhour maintient le travail Asana lié au temps facturable.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les agences de recrutement ont besoin de feuilles de temps qui indiquent qui a travaillé, quel client ou projet a reçu le travail, et si le temps doit figurer sur une facture. Le résultat pratique est un relevé hebdomadaire propre au lieu d'une liste éparse de mises à jour de tâches. Commencez par la tâche Asana comme contexte de travail, puis rattachez le temps, les commentaires, le caractère facturable et l'état d'approbation à ce même élément de travail.
Cette page convient aux équipes de dotation en personnel qui organisent déjà le travail client, les placements ou les opérations internes dans Asana et qui ont besoin que les heures résistent au contrôle. Un recruteur peut enregistrer du temps sur une tâche de recherche, un responsable de compte peut étiqueter la coordination client, et un administrateur peut contrôler les totaux avant la facturation. L'objectif est une saisie du temps cohérente qui donne au service financier un relevé qu'il peut rapprocher des clients, des taux et des factures.
Utilisez les mêmes champs chaque semaine : personne, date, projet Asana, tâche, durée, description, caractère facturable et statut d'approbation. La tâche Asana fournit le contexte de travail ; la couche de temps fournit les heures, le traitement des taux et l'état de contrôle. Cette structure donne à un responsable assez de contexte pour approuver l'entrée et donne au personnel de facturation un relevé qu'il peut retracer jusqu'au travail client.
Gardez les entrées de dotation en personnel proches du travail. Le temps lié uniquement à un nom de client devient difficile à vérifier lorsqu'un client conteste une ligne ; le temps lié à une tâche précise emporte avec lui l'affectation, le responsable et le statut. Utilisez de brèves descriptions pour le travail destiné au client, et gardez les notes internes hors des lignes de facture lorsqu'elles n'aident pas le client à comprendre le montant facturé.
Les agences de recrutement perdent en clarté de facturation lorsque chaque heure aboutit dans un projet général unique. Séparez le travail par client, placement, campagne ou fonction interne avant le début de la semaine. Cette séparation permet aux responsables de contrôler le travail de recrutement facturable, l'administration non facturable et les opérations internes sans reconstruire la semaine à partir des commentaires. Un modèle de nommage partagé unique garde aussi les rapports lisibles après que plusieurs recruteurs ont travaillé sur le même compte client.
Le caractère facturable mérite une règle écrite pour chaque accord client. Marquez le travail de recherche actif comme facturable uniquement lorsque l'accord le permet, et gardez les réunions internes, la formation, la mise au propre et le travail commercial comme non facturables sauf si le contrat indique le contraire. Placez la décision sur la tâche ou l'entrée, puis contrôlez les exceptions avant l'approbation. Une mauvaise classification facturable crée du retraitement, car le total de la facture, la vue d'utilisation et le rapport de rentabilité héritent tous de cette décision.
Un export ponctuel de feuille de temps ou un simple contrôle hebdomadaire suffit pour un client unique, une mission courte ou une vérification manuelle de facture. Cela fonctionne lorsque la même personne enregistre, approuve et facture le temps, et qu'aucun budget récurrent ni piste d'approbation n'est nécessaire. Gardez la sortie ciblée : dates, tâches, heures, caractère facturable, approbateur et période de facturation.
Everhour convient à la version encadrée de ce processus : les chronomètres fonctionnent dans Asana, le temps suivi alimente les feuilles de temps, les entrées facturables deviennent des factures, et les périodes approuvées restent protégées contre les modifications non contrôlées. Les agences de recrutement ont besoin de ce système lorsque plusieurs recruteurs partagent un client, que le service financier exporte des factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks, ou que les responsables ont besoin d'alertes budgétaires avant qu'un contrat de retainer ou un projet de placement ne dépasse son budget.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Regroupez chaque entrée par personne, date, projet Asana et tâche avant qu'un responsable ne contrôle les totaux. Le travail de dotation en personnel concerne souvent à la fois des clients et des opérations internes au cours d'une même semaine, de sorte que les relevés au niveau des tâches empêchent les notes mélangées de devenir des lignes de facture. Une date limite hebdomadaire rend aussi les modifications tardives visibles avant que le service financier n'utilise le temps pour la facturation.
La revue de facturation client doit inclure le travail lié à un accord, à une demande client ou à un effort de placement actif. La personne chargée du contrôle doit vérifier la tâche, la description, le caractère facturable et l'approbateur avant que les montants soient finalisés. Les opérations internes et le travail commercial nécessitent un contrôle séparé afin de rester en dehors des totaux client, sauf si le contrat autorise la facturation.
Définissez la règle de facturation avant que les personnes commencent à enregistrer du temps. Utilisez une structure par client, placement ou projet pour le travail qui peut passer sur une facture, et gardez l'administration interne dans une zone non facturable séparée. Un projet mixte oblige le personnel de facturation à examiner chaque note, ce qui ralentit l'approbation et augmente le risque de facturer au client le mauvais travail.
L'approbation du responsable doit confirmer la personne, la tâche, la durée, la description et le caractère facturable pour la période de facturation. L'approbateur doit rejeter ou corriger les entrées avec des notes vagues, des tâches manquantes ou des totaux inhabituels avant que le service financier ne crée une facture. Cette étape donne à l'agence un relevé contrôlé unique au lieu de corrections éparses après que le client a posé des questions.
Une entrée vague comme « travail client » ne donne aucune preuve du placement, de la tâche ou du motif professionnel justifiant l'heure. Utilisez une courte description qui explique le travail effectué sans ajouter de notes internes dont le client n'a pas besoin. Les entrées vagues rendent aussi les rapports d'utilisation et de rentabilité moins utiles, car les responsables ne peuvent pas savoir quel travail a consommé le temps.
Everhour Billing & Invoicing sélectionne les heures facturables et les dépenses qui n'ont pas encore été incluses dans une facture, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches non facturables avant la génération de la facture. Les agences de recrutement peuvent regrouper les lignes par projet, tâche, personne ou date, puis exporter les brouillons de factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Everhour Project Budgeting prend en charge les budgets de projet au taux horaire, au forfait et non facturables pour le travail Asana, avec des alertes par e-mail aux seuils de pourcentage configurés par l'administrateur. Les responsables peuvent contrôler le temps total, le budget restant et les heures facturables par rapport aux heures non facturables avant qu'une limite client ne devienne un problème de facturation ou de dotation en personnel.
Suivez le travail de dotation en personnel Asana jusqu'à l'approbation, puis laissez Everhour créer des factures à partir du temps et des dépenses facturables, exclure les tâches non facturables et synchroniser le statut depuis QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks pour une transmission à la facturation plus propre.
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