Everhour ajoute le suivi du temps au niveau des tâches dans les projets Asana, afin que le travail enregistré reste lié aux tâches, aux budgets et aux rapports.
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Alejandro Luna0:00:00Kai Nani0:00:00Kai Nani0:00:00Click!
Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce flux de travail lorsque le travail de projet se trouve déjà dans Asana et que vous avez besoin d'un temps lié à la tâche exacte qui l'a généré. Un total de projet montre la consommation globale, mais un enregistrement de tâche montre l'élément de travail derrière chaque entrée. Ce détail compte lorsqu'un manager examine le périmètre, qu'un client demande une preuve ou que le service financier distingue le travail facturable du travail non facturable.
Un enregistrement propre commence par la tâche, le projet, la personne, la date enregistrée, la durée, la description et le caractère facturable. Ajoutez des estimations lorsque le temps prévu compte, puis comparez les minutes effectivement passées à l'estimation dans les rapports. Gardez chaque entrée proche de la tâche qu'elle soutient, car les enregistrements par tâche perdent en fiabilité lorsque les personnes enregistrent du temps de projet global et expliquent les détails plus tard.
Commencez par l'élément de travail dans Asana, puis saisissez le temps depuis le même contexte de tâche. Une entrée au chronomètre fonctionne pour le travail actif, car elle enregistre la durée écoulée pendant que la personne travaille. Une entrée manuelle fonctionne après coup, tant que la date, la durée, la tâche, le projet et la description correspondent au travail effectué.
Pour la revue par l'équipe, gardez le statut de l'entrée visible avant que le temps n'atteigne la facturation ou la paie. Le statut d'approbation indique à un manager si l'entrée est toujours en attente, approuvée ou doit être corrigée. Le caractère facturable indique au service financier si le temps doit figurer sur une facture client. Les catégories et les descriptions ajoutent le contexte supplémentaire dont les rapports ont besoin sans obliger la personne chargée de la revue à rouvrir chaque tâche.
Le suivi par tâche fonctionne le mieux lorsque chaque entrée répond à une question : à quelle tâche Asana ce temps est-il attribuable ? Tout enregistrer sur le projet masque le schéma de travail qui explique plus tard les dépassements, les transferts et le temps non payé. Enregistrer chaque petite interruption comme un élément séparé ajoute du bruit. Utilisez la tâche comme unité par défaut, puis appuyez-vous sur la description pour apporter des précisions.
L'erreur courante consiste à mélanger le temps de tâche avec du nettoyage au niveau du projet dans la même entrée. Gardez le temps sur la tâche lorsque le travail appartient à un élément précis. Utilisez une entrée de projet plus large uniquement lorsque le travail n'appartient pas à une tâche. Cette séparation garde les rapports par tâche crédibles et évite que les totaux de projet perdent leur explication.
Une vérification ponctuelle du temps par tâche suffit pour un seul projet, une courte période de revue ou une question rapide d'un client. Exportez les entrées, confirmez le statut facturable de chacune et bouclez le processus. Cette approche se dégrade lorsque la même équipe répète le processus chaque semaine, car les approbations, corrections, factures et revues de budget nécessitent un enregistrement cohérent.
Everhour s'intègre à la version gérée de ce flux de travail en plaçant les contrôles de chronomètre dans les tâches Asana, en synchronisant les détails de projet et de tâche en moins de cinq minutes, et en envoyant les entrées vers les feuilles de temps, les vues de budgets facturables, les alertes et les rapports. Les administrateurs peuvent utiliser des seuils budgétaires configurables, des exports Excel et le transfert vers la facturation au lieu de reconstruire manuellement le même enregistrement de temps par tâche.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Enregistrez la durée, la date enregistrée, la personne, la tâche, le projet, le caractère facturable et une courte description. Les estimations doivent être placées à côté du temps effectivement passé lorsque vous avez besoin d'une revue du prévu par rapport au réalisé. L'enregistrement doit identifier l'élément de travail assez clairement pour qu'un manager ou un client puisse comprendre l'entrée sans demander à la personne de reconstituer sa journée.
Utilisez un chronomètre pour le travail capturé pendant qu'il se déroule et une entrée manuelle pour le temps ajouté après la fin du travail. Les deux méthodes nécessitent les mêmes champs de base : date, durée, tâche, projet, personne et description. Les entrées manuelles demandent plus de discipline, car la personne fournit la durée depuis sa mémoire ou ses notes.
Le travail facturable nécessite une tâche claire, un projet, une durée, une date enregistrée, un caractère facturable et une description. Les rapports fondés sur les taux nécessitent aussi le taux utilisateur ou projet qui s'applique au travail. Gardez les éléments non facturables marqués séparément, car les mélanger avec des entrées facturables alourdit la revue des factures et rend les rapports de rentabilité plus difficiles à lire.
La plus grande erreur consiste à enregistrer du temps de projet global lorsque le travail appartient à une tâche précise. Les totaux de projet s'additionnent toujours, mais le rapport par tâche perd l'explication des heures. Un autre problème courant consiste à laisser les descriptions vides, surtout pour les entrées manuelles qui nécessitent assez de contexte pour l'approbation, la facturation ou une revue ultérieure.
Les estimations de tâches donnent aux personnes chargées de la revue un nombre prévu à comparer au temps effectivement enregistré. Le temps effectivement passé montre les minutes enregistrées après l'exécution du travail. Le rapport utile montre les deux nombres par tâche, projet et personne, afin qu'un manager puisse voir quels éléments de travail restent dans les prévisions et lesquels nécessitent un examen plus attentif.
Everhour Expenses garde les coûts de projet à côté du temps de tâche suivi en permettant aux membres d'enregistrer des dépenses remboursables avec des images ou PDF de reçus, des catégories fondées sur des unités et un caractère facturable. Les administrateurs peuvent décider si les dépenses comptent dans les budgets de projet et ajouter les dépenses facturables aux factures aux côtés du temps facturable.
L'intégration Asana d'Everhour synchronise les projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans les rapports Everhour en moins de cinq minutes. Les équipes peuvent suivre le temps depuis les contrôles intégrés dans Asana, puis examiner le temps selon la même structure de tâches et de projets que celle utilisée pour le travail quotidien.
Reliez les reçus, les coûts fondés sur des unités et les dépenses facturables au temps de tâche Asana, puis incluez les coûts approuvés dans les factures avec Everhour Expenses pour une rentabilité de projet et une revue des remboursements plus propres.
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