Everhour ajoute des rapports de capacité au travail de projet Asana, afin que les affectations planifiées et les heures suivies restent connectées.
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Un rapport de capacité Asana vous aide à comparer le travail de projet attribué, les heures planifiées, le temps suivi et la capacité disponible par personne. Le résultat pratique est une vue de dotation en personnel qui montre qui est surchargé, qui a de la marge pour plus de travail, et où la demande des projets dépasse le temps disponible dans la semaine.
Commencez par le travail déjà organisé dans Asana : projets, tâches, responsables, tags et champs personnalisés. Everhour ajoute la couche temps autour de ce travail, avec des contrôles de suivi intégrés dans Asana et la synchronisation automatique des noms de projets, titres de tâches, champs personnalisés et tags pour les rapports.
Un rapport de capacité a besoin du membre, du projet, de la tâche, de la plage de dates, du temps planifié, du temps suivi, des congés et de la disponibilité restante. La capacité hebdomadaire compte, car un planning à temps partiel de 30 heures et un planning à temps plein de 40 heures ne doivent pas être traités comme une offre équivalente. Les rapports doivent afficher à la fois les totaux par personne et la demande par projet.
Le regroupement utile dépend de la décision que vous devez prendre. Regroupez par membre pour repérer les personnes surallouées, par projet pour voir la pression de dotation en personnel, ou par client lorsque plusieurs projets sollicitent la même équipe. Les exportations aident lorsque le service financier, les opérations ou les responsables de compte ont besoin des mêmes chiffres en dehors de l'espace de rapports.
Les rapports de capacité échouent lorsque les affectations planifiées restent séparées du travail réellement saisi. Un planning peut sembler équilibré le lundi et tout de même devenir intenable le jeudi si des tâches urgentes consomment du temps provenant d'un autre projet. Le rapport doit comparer la capacité planifiée au temps suivi, puis afficher l'écart tant que les managers peuvent encore réattribuer le travail.
Les congés ont également leur place dans la vue de capacité. Les vacances, les arrêts maladie et les jours fériés réduisent la disponibilité avant que le travail de projet n'entre dans le planning. Un rapport propre traite l'absence comme une capacité indisponible, puis compare la capacité hebdomadaire restante aux affectations planifiées par tâche ou par projet.
Une vérification rapide de la capacité fonctionne pour un projet, une réunion de dotation en personnel ou une courte fenêtre de livraison. Elle vous donne un instantané de la charge de travail par personne et aide à confirmer si le plan actuel convient à la semaine. C'est suffisant lorsque l'équipe est petite et que le planning change rarement.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque la dotation en personnel, les budgets, la facturation et les approbations reposent tous sur les mêmes heures. Everhour connecte le travail sur les tâches Asana aux rapports, à la visibilité budgétaire, aux Timesheets approuvées, aux périodes verrouillées et aux exportations, afin que les revues de capacité utilisent le temps suivi actuel au lieu d'une feuille de calcul reconstruite manuellement.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un rapport de capacité Asana doit afficher chaque membre de l'équipe, le travail de projet attribué, les heures planifiées, les heures suivies, les congés et la disponibilité restante pour la période sélectionnée. Les managers utilisent ces champs pour comparer la charge de travail à la capacité hebdomadaire et décider s'il faut déplacer des tâches, ajuster les délais ou ajouter des renforts.
Revoyez la capacité par personne lorsque la décision concerne la dotation en personnel, l'équilibre de la charge de travail ou le risque d'épuisement. Revoyez-la par projet lorsque la décision concerne le risque de livraison, l'engagement client ou la pression budgétaire. Un rapport utile permet aux managers de changer de regroupement sans modifier le temps suivi sous-jacent.
L'erreur qui fausse le plus rapidement le rapport consiste à traiter les tâches attribuées comme une capacité de travail disponible sans vérifier le temps réellement saisi et les congés. Une personne peut être responsable de nombreuses tâches, mais cela ne prouve pas que la semaine compte assez d'heures. Les rapports de capacité nécessitent la charge planifiée, le travail suivi et les absences dans la même revue.
Les rapports de capacité doivent inclure à la fois le travail facturable et non facturable lorsque l'objectif est la dotation en personnel. Les réunions non facturables, le travail interne et les tâches de support consomment tout de même des heures disponibles. Les vues de facturation peuvent filtrer le travail facturable plus tard, mais la planification de la capacité a besoin de l'ensemble de la charge de travail.
Les managers doivent revoir la capacité au moins chaque semaine pour les équipes de projet actives. Une vue hebdomadaire détecte la surcharge avant qu'elle n'entraîne un retard de livraison, tandis qu'une plage plus longue aide à planifier la disponibilité future. Les équipes dont les priorités changent doivent également vérifier la capacité après des changements majeurs de périmètre ou des ajustements de dotation en personnel.
Everhour Reporting crée des vues de capacité à partir du temps saisi, des données de projet, des budgets, des coûts et des champs d'équipe. Les managers peuvent utiliser 45 colonnes de rapport ou plus, le regroupement, les filtres, les plages de dates, les exportations et l'envoi planifié par e-mail pour revoir la charge de travail des projets Asana sans reconstruire le rapport manuellement.
Everhour synchronise le contexte des projets et tâches Asana dans les rapports, y compris les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags. Cela garde le temps suivi connecté à la même structure de travail que l'équipe utilise dans Asana, afin que les rapports de capacité puissent être regroupés selon les champs que les managers reconnaissent déjà.
Suivez les heures approuvées, la charge de travail planifiée et les exportations de rapports depuis les projets Asana dans Everhour, puis utilisez les données de capacité actuelles pour prendre des décisions de dotation en personnel et de livraison avec Everhour Reporting.
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