Everhour relie le travail sur les tâches Asana au temps suivi, aux budgets, aux rapports et aux enregistrements de facturation prêts pour la facture.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour transformer l'activité des projets Asana en une vue de la charge de travail sur laquelle vous pouvez agir : qui est affecté, qui saisit du temps, quelles tâches consomment le budget et quel travail est prêt pour la revue de facturation. Le résultat utile rattache les affectations, le temps suivi, l'utilisation du budget et le caractère facturable aux mêmes enregistrements de travail, afin que les managers puissent lire ensemble la capacité et l'exposition client.
Asana contient le plan de travail : projets, tâches, responsables, dates d'échéance, commentaires, champs personnalisés et statut. Une vue de la charge de travail ajoute la couche opérationnelle autour de ce plan. Les chronomètres et les saisies manuelles montrent l'effort réel, les taux transforment l'effort en coût ou en valeur facturable, et les rapports regroupent le résultat par personne, projet, tâche ou plage de dates. Cette structure vous aide à distinguer les personnes surchargées des projets surchargés.
Un enregistrement exploitable de la charge de travail commence au niveau de la tâche. Chaque saisie a besoin d'une tâche ou d'un projet, de la personne qui a effectué le travail, de la date à laquelle le travail a été effectué, de la durée, et d'une note claire lorsque la saisie nécessite du contexte. Le caractère facturable et le statut d'approbation comptent, car un planning chargé et un planning facturable répondent à des questions différentes. Les managers ont besoin des deux vues avant d'approuver les factures ou le transfert vers la paie.
Par exemple, une tâche de conception peut afficher 4 heures saisies le mardi par un coéquipier, marquées comme facturables, avec le projet client rattaché. Une tâche de support peut afficher 2 heures pour la même personne, marquées comme non facturables, dans le cadre d'un projet interne. La journée combinée explique la charge de travail. La répartition entre facturable et non facturable explique si ces heures doivent figurer sur une facture client.
La visibilité sur la charge de travail cesse d'être fiable lorsque la revue ne compte que les tâches affectées. Une personne peut être responsable de cinq petites tâches et rester sous sa capacité ; une autre peut être responsable d'une tâche qui consomme trois jours. Comparez le travail prévu avec le temps suivi, puis examinez l'écart par personne et par projet. Cet écart montre où un planning nécessite une réaffectation, un contrôle du périmètre ou une conversation avec le client.
Traitez le travail facturable et non facturable comme des signaux distincts. Le temps facturable montre la pression de livraison client et le chiffre d'affaires à risque. Le temps non facturable montre une charge interne qui consomme tout de même de la capacité. Une équipe qui masque le travail administratif, les réunions ou les reprises dans la revue de la charge de travail donne au reste du planning une apparence plus simple qu'il ne l'est, puis découvre la contrainte après le déplacement des échéances.
Une vérification ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide sur un projet, une semaine ou la charge actuelle d'une personne. Exportez les heures, regroupez-les par tâche ou par coéquipier, et répondez à la question immédiate. Cette approche fonctionne pour un nettoyage, une réunion de statut ou une petite revue client à périmètre fixe où personne n'a besoin d'une piste d'approbation après la décision.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente les budgets, la facturation, les approbations et le transfert à la comptabilité. Everhour intègre le suivi du temps dans Asana, synchronise les détails des projets et des tâches, prend en charge les budgets à taux horaire, à forfait fixe et non facturables, et envoie des alertes budgétaires par e-mail aux seuils définis par l'administrateur. Cela donne à l'équipe un enregistrement reproductible au lieu d'une feuille de calcul reconstruite chaque semaine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Commencez par les tâches affectées à chaque personne, puis ajoutez le temps effectivement passé par date et par projet. Une vue utile sépare le travail en cours du travail terminé, garde visible la responsabilité des tâches et regroupe le temps saisi par coéquipier. Le manager doit comparer les totaux à la capacité attendue de chaque personne et examiner la liste des tâches à l'origine de tout total anormalement élevé.
Utilisez le temps prévu pour les décisions de dotation en personnel et le temps effectivement passé pour la correction. Le temps prévu montre la charge que vous aviez l'intention d'affecter. Le temps effectivement passé montre la charge que la personne a portée. L'écart entre les deux vous indique si l'estimation était trop basse, si la tâche a changé ou si du travail est arrivé en dehors du plan initial.
Le caractère facturable, la base du taux et le projet client comptent tous. Une personne peut sembler entièrement chargée alors que seule une partie de la semaine doit figurer sur une facture client. Gardez le temps facturable et non facturable visibles côte à côte, puis examinez le travail prêt pour la facture séparément du travail interne avant la facturation ou la revue de marge.
Le travail non facturable doit rester dans la vue de la charge de travail, car il consomme de la capacité. Masquez-le des totaux de facture, mais gardez-le dans les totaux de charge de travail par personne, par projet et par semaine. Les réunions internes, les reprises, les tâches administratives et l'activité de support expliquent pourquoi une personne avec une production facturable limitée peut tout de même être à pleine capacité.
Le nombre de tâches masque la surcharge lorsque les managers traitent chaque affectation comme si elle avait la même taille. Un coéquipier peut être responsable de moins de tâches et porter plus de travail parce que ces tâches nécessitent plus d'heures. Utilisez ensemble les totaux de temps, le contexte des tâches et le travail restant, puis examinez toute tâche sur laquelle du temps continue d'être saisi sans progrès visible.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable suivi et les dépenses issus du travail connecté à Asana pour générer des factures. Il calcule les montants à partir des taux, exclut les tâches non facturables, applique les valeurs par défaut du client comme les taxes, les remises et les conditions de paiement, puis exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut visibles dans Everhour.
Everhour synchronise les projets et tâches Asana, puis rattache le temps saisi aux budgets à taux horaire, à forfait fixe ou non facturables. Les administrateurs peuvent définir des seuils d'alerte par e-mail à n'importe quel pourcentage et consulter les résumés de projet pour le temps total, le budget restant et les heures facturables par rapport aux heures non facturables.
Suivez le temps des tâches Asana, examinez le caractère facturable et générez des factures à partir du travail approuvé. Everhour relie la visibilité sur la charge de travail à Billing & Invoicing, en gardant les totaux client traçables de la tâche à la facture.
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