Everhour ajoute le suivi du temps et des flux de validation aux projets marketing Asana, afin que les heures de campagne restent liées au travail réel.
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Cette page s'adresse aux équipes marketing qui gèrent le travail de campagne dans Asana et ont besoin d'heures fiables par tâche, projet, personne et date. Un relevé utile montre où le temps a été consacré entre stratégie, production créative, contenu, médias payants, approbations, révisions, reporting et communication client. L'objectif est une vue hebdomadaire nette qui aide à gérer les ressources, la facturation client, les contrôles des forfaits récurrents et la revue de la charge de travail interne.
Le travail marketing traverse souvent de nombreuses petites tâches, donc des totaux quotidiens vagues fournissent de mauvais justificatifs de facturation. Suivez le temps sur la tâche Asana réelle chaque fois que possible, et utilisez des descriptions lorsque le travail a besoin de contexte, comme « révision de création publicitaire » ou « support de reporting de campagne T3 ». Gardez le travail interne séparé des livrables destinés au client lorsque ces heures nécessitent un traitement de facturation différent.
Une équipe marketing a besoin d'assez de détail pour expliquer le travail sans transformer la saisie du temps en corvée supplémentaire. Les totaux au niveau du projet conviennent pour un contrôle interne rapide, mais la facturation client et la revue des contrats de retainer nécessite généralement des saisies au niveau des tâches. Une bonne configuration capture la campagne, la tâche, la date, la personne, la durée, le caractère facturable et une courte note lorsque le titre de la tâche seul n'explique pas le travail.
Utilisez des catégories cohérentes pour le travail marketing récurrent. La rédaction de contenu, le design, les opérations de campagne, l'analyse et la revue par les parties prenantes ne doivent pas tous être regroupés dans « marketing général ». Des catégories claires aident les responsables à voir si une campagne a consommé du temps en production, en approbations ou en reporting. Elles accélèrent aussi les revues hebdomadaires, car un responsable peut repérer les saisies manquantes, les totaux inhabituellement élevés et le travail facturable qui doit figurer sur une facture.
Les équipes marketing perdent en clarté lorsque plusieurs campagnes partagent un même regroupement de temps. Un lancement avec médias payants, une séquence de maturation de prospects, la promotion d'un événement et une refonte de site web peuvent tous impliquer les mêmes personnes, mais ils ne doivent pas partager un total de projet générique si les budgets, les clients ou les priorités diffèrent. Séparez le travail par campagne ou par livrable destiné au client afin que le rapport final reflète la décision qu'un responsable doit réellement prendre.
L'erreur courante consiste à suivre les réunions, les révisions et le travail de production sous la tâche Asana ouverte à ce moment-là. Cela crée des totaux qui semblent complets mais s'avèrent insuffisants lors de la revue. Affectez le temps à la tâche qui représente le travail effectué. Si une réunion couvre trois campagnes, répartissez la saisie entre les tâches concernées ou utilisez une tâche de coordination interne clairement libellée.
Un outil ponctuel de suivi du temps suffit lorsque vous devez totaliser une petite campagne, contrôler une seule semaine ou préparer un bref résumé interne. Il fonctionne lorsque l'équipe est petite, que le client n'exige pas de justificatif détaillé et que personne n'a besoin d'approbations avant que les heures passent en revue de facturation ou en contrôle de la paie. Gardez la sortie simple : tâche, personne, date, heures et caractère facturable.
Un flux de travail encadré devient nécessaire lorsque les heures marketing alimentent les factures, les mandats récurrents, le contrôle de la paie ou les contrôles budgétaires récurrents. Everhour garde le suivi dans Asana tout en faisant passer le temps soumis par revue, approbation, rejet, approbation partielle et périodes verrouillées. Les responsables disposent ainsi d'un historique fiable avant que les heures apparaissent dans les rapports, la facturation client ou la transmission à la comptabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez le temps sur la tâche Asana qui représente le travail réellement effectué. Les équipes marketing doivent saisir la production de campagne, la revue créative, le reporting, les réunions liées à un livrable et la communication client lorsque ces heures affectent la facturation, les budgets ou la dotation en personnel. Laissez l'administration personnelle et le travail interne sans rapport en dehors des totaux de campagne client, sauf si l'accord client indique qu'ils sont facturables.
Suivez par tâche lorsque vous avez besoin de détail de facturation, de revue de charge de travail ou de preuve du travail effectué. Suivez par campagne uniquement lorsqu'un total interne de haut niveau suffit. Les saisies au niveau des tâches facilitent la séparation du contenu, du design, de l'analyse et des approbations au sein d'une même campagne, ce qui aide les responsables à identifier où le planning ou le budget a absorbé le plus de temps.
Enregistrez les révisions et les approbations sur la tâche liée au livrable modifié. Une révision de design appartient à la tâche de design, et une approbation de texte appartient à la tâche de texte ou de contenu. Si les approbations consomment régulièrement du temps, créez un type de tâche d'approbation clair afin que les responsables puissent voir la charge de revue au lieu de la traiter comme des frais généraux invisibles.
La pire erreur consiste à utiliser une seule saisie de temps générale pour plusieurs campagnes ou livrables. Cette saisie peut équilibrer le total hebdomadaire, mais elle casse le reporting au niveau de la campagne et affaiblit les justificatifs de facturation. Répartissez le temps entre les tâches Asana concernées lorsque le travail traverse plusieurs campagnes, surtout pour les réunions, les révisions, la revue par les parties prenantes et le reporting.
Revoyez le temps suivi chaque semaine avant que les rapports de campagne, les factures ou les contrôles de paie l'utilisent. La revue hebdomadaire repère les saisies manquantes pendant que le travail est encore frais et donne aux responsables le temps de corriger l'affectation de campagne, le caractère facturable ou les totaux inhabituellement élevés. Le nettoyage de fin de mois prend plus de temps, car les contributeurs ne se souviennent plus du contexte au niveau des tâches.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux utilisateurs de soumettre le temps à la revue d'un responsable. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller les saisies, afin que les heures marketing soient contrôlées avant de passer dans la facturation, le contrôle de la paie ou le reporting de campagne.
Everhour intègre les contrôles de suivi dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes dans les rapports. Les équipes marketing peuvent garder le travail organisé dans Asana tandis que le temps suivi reste connecté à la même structure de campagne utilisée pour la planification et la livraison.
Suivez les heures marketing approuvées depuis les tâches Asana dans Everhour Timesheets, puis utilisez les saisies revues pour la facturation, les contrôles de paie et le reporting de campagne avec Everhour.
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