Le travail juridique se trouve dans les tâches, les dossiers et les échéances. Everhour ajoute le suivi du temps facturable et le reporting aux processus de travail Asana.
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Un cabinet d'avocats a besoin d'entrées de temps liées au travail qui les a générées : le dossier, la tâche, la personne responsable, la date et la description. Dans un processus de travail Asana, la tâche porte le contexte du travail, tandis qu'Everhour enregistre le temps, le caractère facturable, les tarifs et les détails de reporting pour cette tâche. Cette structure garde la revue liée à l'affectation plutôt qu'à une feuille de calcul distincte.
Le résultat pratique est un ensemble propre de relevés de temps pour un travail juridique déjà organisé dans Asana. Les avocats, les assistants juridiques et le personnel peuvent enregistrer le temps sur la tâche sur laquelle ils ont travaillé, puis les administrateurs peuvent examiner les totaux facturables et non facturables par dossier, personne, tâche ou date avant le début de la facturation ou du reporting interne.
Les cabinets d'avocats perdent du temps lors de la revue de facturation lorsque chaque entrée arrive au réviseur comme un simple total d'heures. Le travail facturable, non facturable et administratif doit être traité séparément avant que les totaux soient intégrés à une facture ou à un rapport de dossier. Un appel client, une revue de dépôt et une discussion interne sur la dotation en personnel peuvent relever du même dossier, mais ils ne doivent pas recevoir le même traitement de facturation.
Définissez d'abord le statut de facturation du projet, puis marquez certaines tâches comme non facturables lorsqu'elles soutiennent le dossier sans devenir des frais facturés au client. Pour les missions en régie, les tarifs personnalisés par tâche ou les exceptions de tarif par membre gèrent le travail dont le prix diffère du tarif de dossier par défaut. Cette configuration donne aux réviseurs un endroit précis où vérifier le caractère facturable au lieu de modifier les totaux à la fin.
Une entrée de temps juridique utile indique la personne, la date, la tâche, la durée, le caractère facturable et la description. La description doit identifier le travail sans exposer de détails inutiles dans une ligne de facture destinée au client. Une tâche nommée « Rédiger les réponses aux demandes de communication préalable » avec une entrée de temps de 1,5 heure donne au réviseur de facturation plus de contexte qu'un total hebdomadaire rattaché uniquement à un nom de dossier.
La revue exige aussi de la cohérence. Les entrées quotidiennes réduisent la reconstitution fondée sur la mémoire, et l'enregistrement au niveau des tâches garde le temps aligné sur les affectations que l'équipe gère déjà dans Asana. Les rapports destinés aux administrateurs doivent séparer le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût afin que les associés puissent examiner les réductions de facturation, les schémas de dotation en personnel et la rentabilité des dossiers à partir de la même couche de temps.
Une vérification ponctuelle fonctionne pour un seul dossier, une courte semaine ou une revue rapide des heures avant un projet de facture. Elle suffit lorsque le cabinet doit seulement totaliser un petit lot d'entrées et confirmer que les descriptions sont cohérentes. Le risque apparaît lorsque le temps doit prendre en charge une facturation répétée, des exceptions de tarif, des approbations et un reporting au niveau des dossiers.
Un processus de travail géré convient aux cabinets qui ont besoin que le temps suivi sur les tâches Asana alimente la facturation et le reporting sans ressaisie. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles du non-facturable au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés par tâche, aux exceptions de tarif par membre et aux rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez les tâches Asana pour l'élément de travail, puis gardez les entrées de temps liées à cette tâche. Le nom du dossier, le titre de la tâche, la personne responsable, la date, la durée, le caractère facturable et la description donnent aux réviseurs assez de contexte pour approuver le temps et préparer la facturation. Les totaux hebdomadaires globaux ralentissent la revue, car la décision de facturation est séparée du relevé de travail.
Le suivi quotidien donne des relevés de temps juridiques plus propres, car la tâche, la date et la description du travail restent proches du travail effectivement réalisé. La reconstitution hebdomadaire augmente le risque de descriptions vagues, de travail non facturable oublié et d'imputation incorrecte au dossier. Une revue hebdomadaire peut toujours avoir lieu, mais les entrées doivent être créées au moment où le travail se produit.
Enregistrez le travail juridique non facturable sur le dossier concerné ou la tâche interne pertinente au lieu de l'omettre. Cela garde visible le coût complet du dossier tout en excluant le temps des frais facturés au client. Les relevés non facturables sont utiles pour la revue de la dotation en personnel, l'analyse de rentabilité et les discussions sur les réductions de facturation, car ils montrent l'effort qui n'est pas devenu un chiffre d'affaires facturable.
Les descriptions vagues créent le plus de frictions de facturation. Une entrée telle que « recherche » oblige le réviseur à reconstituer la tâche et donne peu de contexte au client. Une meilleure entrée relie le temps à une affectation précise, comme la revue d'un projet de requête ou la préparation de notes de communication préalable, tout en gardant les détails sensibles hors du libellé destiné au client.
Les tarifs personnalisés comptent lorsque différentes personnes, tâches ou phases de dossier sont facturées à des montants différents. Une revue par un associé, une rédaction par un collaborateur, une tâche de dépôt par un juriste assistant et une réunion interne non facturable peuvent relever d'un même dossier, mais nécessiter un traitement de facturation différent. Les règles de tarif doivent être définies avant la revue de facture afin que les totaux reflètent les conditions de l'engagement.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches précises comme non facturables, d'appliquer des tarifs personnalisés par tâche et d'utiliser des exceptions de tarif par membre pour différents rôles juridiques. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût afin que les réviseurs puissent vérifier les totaux du dossier avant la facturation.
Le reporting Everhour peut regrouper le temps suivi dans Asana par projet, tâche, membre, plage de dates et champs de facturation. Les administrateurs peuvent exporter les rapports vers Excel/XLSX, CSV ou PDF, ce qui donne aux équipes de facturation un fichier de revue qui sépare les frais facturés au client du coût interne et de l'effort non facturable.
Suivez les heures approuvées par dossier, le caractère facturable et les exceptions de tarif à partir des tâches Asana que les équipes juridiques utilisent déjà. Everhour donne aux cabinets d'avocats une revue du temps facturable et un reporting plus propres.
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