Everhour ajoute le suivi facturable, les taux, les rapports et les processus de facturation autour des tâches Asana afin que le travail approuvé puisse avancer vers la facturation client.
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Cette page s'adresse aux équipes qui doivent transformer l'activité des tâches Asana en temps facturable présenté au client. Le travail pratique est simple : enregistrer qui a travaillé, où le travail a eu lieu, combien de temps a été consigné, si ce temps est facturable, et quel taux le valorise avant que le client voie la facture.
Le suivi facturable nécessite aussi le volet non facturable. La revue interne, les corrections hors périmètre, le travail administratif et le temps de gestion de projet ont souvent leur place dans le dossier, même lorsqu'ils ne doivent pas être facturés. Garder les deux catégories visibles donne aux responsables une vue complète de l'effort, de la marge et de l'exposition à la facturation client.
Un processus de facturation Asana utile commence par une configuration claire de la facturation du projet. Un projet peut être tarifé au taux horaire du projet, au taux horaire du membre ou au forfait dans Everhour. Dans un projet facturable, une tâche peut tout de même être marquée comme non facturable afin que son temps reste dans les rapports sans augmenter le total facturable.
La décision sur les taux doit correspondre au contrat. Un taux de projet mixte convient aux prestations de service simples. Les taux par membre conviennent aux équipes avec différents niveaux de séniorité. Les taux personnalisés par tâche conviennent aux prestations au temps passé et aux matériaux lorsque certains types de tâches portent des prix différents. Le taux de projet d'un membre peut aussi être défini à 0 lorsque le travail de cette personne doit rester non facturable.
Un relevé de temps présenté au client doit indiquer le projet, la tâche, la personne, la date, la durée, le caractère facturable et une description claire lorsque le titre de la tâche seul n'explique pas le travail. De courtes notes aident les réviseurs à distinguer la mise en œuvre, la revue, la recherche, les réunions et les corrections avant la création de la facture.
L'erreur courante consiste à traiter chaque heure de tâche Asana comme prête à être facturée. Le temps nécessite encore une revue de facturation. Les responsables doivent vérifier les notes manquantes, les totaux inhabituels, le travail consigné sur la mauvaise tâche et les marquages comme facturable avant approbation. Cette revue protège la relation client et garde l'effort non facturable utile pour l'analyse de rentabilité.
Un total ponctuel gratuit suffit lorsqu'une personne a besoin d'un total rapide pour une petite mission client. Il cesse de suffire lorsque plusieurs personnes consignent du travail dans plusieurs projets Asana, que les taux diffèrent selon la personne ou la tâche, ou que les factures nécessitent une piste claire depuis les heures approuvées jusqu'aux montants facturés.
Everhour donne à ce processus un flux de travail encadré : contrôles de suivi intégrés à Asana, approbation des feuilles de temps, rapports sur le facturable et le non facturable, montants de facture fondés sur les taux, et protection contre la réutilisation du temps déjà facturé. Les heures approuvées et valorisées par taux peuvent passer en facturation sans reconstruire le même dossier dans une feuille de calcul.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Le temps facturable est le travail suivi que le client doit payer selon l'accord du projet. Dans un processus Asana avec Everhour, les administrateurs définissent la méthode de facturation du projet, puis le temps de tâches spécifiques peut être inclus dans les totaux facturables ou en être exclu. Le travail non facturable reste tout de même visible dans les rapports pour l'examen de la marge et de la charge de travail.
Les taux doivent suivre la structure du contrat. Utilisez un taux de projet lorsque tout le travail approuvé partage un même prix horaire, des taux par membre lorsque les personnes facturent à des prix différents, et des taux personnalisés par tâche lorsque certains types de travail nécessitent leur propre prix. Everhour distingue aussi les taux facturables des taux de coût internes pour les rapports sur le chiffre d'affaires, les coûts et le profit.
La coordination interne, la revue hors périmètre, le nettoyage administratif et le travail que le client ne paiera pas doivent rester dans le dossier lorsqu'ils affectent le coût ou la capacité du projet. Masquer ce temps rend la rentabilité meilleure qu'elle ne l'est. Marquez-le plutôt comme non facturable, puis examinez-le à côté du temps facturable.
Une saisie prête comporte le bon projet, la bonne tâche, la bonne personne, la date, la durée, le caractère facturable et une description suffisante pour qu'un réviseur comprenne les frais. Le temps approuvé doit être vérifié avant la facturation, en particulier lorsque plusieurs personnes ont travaillé sur le même projet client ou lorsque les taux diffèrent selon le membre ou la tâche.
La facturation client peut inclure des dépenses facturables en plus du temps facturable lorsque la mission permet le remboursement ou la refacturation des coûts. Le relevé de dépense doit identifier le projet, la catégorie, la description, la quantité ou le montant, et les justificatifs lorsque nécessaire. Les dépenses doivent être vérifiées avant d'apparaître sur une facture.
Everhour Expenses suit les coûts de projet en parallèle des heures facturables, y compris les images ou PDF de reçus et les catégories fondées sur des unités, comme le kilométrage ou l'impression. Les dépenses facturables peuvent être ajoutées aux factures avec les détails de catégorie, de description, de quantité et de montant, ce qui donne au dossier de facturation plus que le seul temps de travail.
Everhour Billing & Invoicing marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que les mêmes heures approuvées ne réapparaissent pas comme temps non facturé. Les équipes peuvent générer des factures à partir du temps et des dépenses non facturés sélectionnés, prévisualiser le détail, et garder le statut des factures visible dans Everhour.
Suivez les heures approuvées et les dépenses facturables avant qu'elles n'arrivent au client. Everhour relie le travail sur les tâches Asana aux taux, aux relevés de dépenses, à la création de factures et au transfert vers la comptabilité.
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