Everhour ajoute le suivi du temps intégré, les tarifs, les budgets et les rapports pour transformer le travail de projet Asana en enregistrements prêts à facturer.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsque votre équipe gère le travail client dans Asana et a besoin d'un processus de facturation lié aux tâches, aux projets, aux personnes affectées et au statut. Le travail concret consiste à transformer l'activité de travail en enregistrements de facturation exploitables : saisies de temps, caractère facturable, tarifs, progression du budget et export propre pour revue.
Un enregistrement de facturation exploitable commence avant la facturation. Chaque saisie a besoin d'une tâche, d'un projet, d'une personne, d'une date, d'une durée et d'une description qui explique le travail assez clairement pour approbation. La personne qui examine la facturation doit aussi voir si le temps est facturable, non facturable ou lié à un budget au forfait.
Un processus de facturation nécessite trois décisions liées : quel travail est suivi, quel travail suivi devient facturable et quel tarif ou budget s'applique. Les titres de tâches et les noms de projets donnent du contexte à la saisie. Le caractère facturable détermine si le travail apparaît dans le total destiné au client. Les tarifs transforment le temps approuvé en argent.
Les budgets évitent que la facturation devienne une surprise de fin de mois. Un projet peut être suivi en heures ou en argent, selon que l'accord client est au forfait, à l'heure ou non facturable. De bons enregistrements de facturation montrent le temps effectivement passé, le budget restant, les heures facturables par rapport aux heures non facturables et les saisies derrière le total.
L'erreur courante consiste à considérer que le statut du projet suffit comme preuve de facturation. Une tâche Asana terminée n'indique pas à la personne chargée de la revue qui a travaillé dessus, combien de temps le travail a pris, si le temps était facturable ni quel tarif s'applique. La facturation a besoin de l'enregistrement du travail, pas seulement de l'enregistrement de livraison.
Séparez les saisies lorsqu'une même tâche comprend à la fois du travail destiné au client et une activité interne. Par exemple, le temps de mise en œuvre facturable et le temps de cadrage interne ne doivent pas figurer dans la même saisie si un seul des deux appartient à la facture. Une séparation plus propre évite la surfacturation, la sous-facturation et le nettoyage manuel avant que le service financier n'exporte le rapport.
Un contrôle ponctuel de facturation suffit pour un petit projet lorsque vous devez seulement confirmer les heures suivies, le caractère facturable et un total avant d'envoyer une facture. Une feuille de calcul peut gérer une revue limitée si l'équipe est petite, les règles client simples et la période de facturation comporte peu de corrections.
Un processus de travail structuré devient nécessaire lorsque le temps suivi alimente des factures récurrentes, des budgets de projet, des approbations, des exports comptables ou des rapports de rentabilité client. Everhour intègre les contrôles de suivi dans Asana, synchronise les métadonnées de projet et de tâche et donne aux équipes un emplacement unique pour les feuilles de temps, les budgets, les vues facturables et les rapports exportables.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Un processus de facturation doit capturer le temps au niveau des tâches, le contexte du projet, la personne affectée, la date, la durée, la description, le caractère facturable, le tarif et la relation avec le budget. La personne chargée de la revue a besoin de suffisamment de détails pour relier le travail effectué à l'accord client et au total de la facture. Un contexte de tâche manquant ou des descriptions peu claires créent des questions évitables pendant l'approbation.
Les tarifs doivent d'abord suivre l'accord de facturation. Les projets à l'heure utilisent des tarifs par projet, membre ou tâche. Les projets au forfait ont toujours besoin du temps suivi afin que l'équipe puisse comparer l'effort de livraison au budget convenu. Les taux de coûts internes relèvent de la revue de rentabilité, tandis que les tarifs facturables relèvent du calcul du chiffre d'affaires présenté au client.
Passez en revue les saisies avec des descriptions manquantes, des durées inhabituellement longues, des modifications manuelles tardives, un caractère non facturable sur du travail client et un caractère facturable sur du travail interne. La personne chargée de la revue doit aussi vérifier si le temps facturé a déjà été utilisé dans une période de facturation antérieure. La réutilisation en double de saisies de temps est un échec du contrôle de facturation.
Les budgets donnent à la personne chargée de la revue de facturation une limite à comparer au travail effectif. Un projet peut être suivi en heures ou en argent, et le rapport doit montrer le budget restant à côté du temps suivi et des totaux facturables. La revue budgétaire est la plus solide lorsque la même structure de tâches et de projets alimente à la fois le travail de livraison et les enregistrements de facturation.
Les types de saisies mélangés causent le plus de nettoyage. Une tâche ou une saisie de temps ne doit pas combiner travail facturable, travail non facturable et administration interne lorsque ces catégories nécessitent un traitement différent sur la facture. Des saisies séparées accélèrent les approbations et rendent les rapports exportés plus faciles à rapprocher.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans les tâches et les projets Asana, puis synchronise les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes dans les rapports. Cela permet aux équipes de conserver le travail lié aux tâches dans Asana pendant qu'Everhour organise le temps suivi, le caractère facturable, les budgets et les enregistrements de facturation exportables dans une couche unique.
Les rapports Everhour peuvent être exportés pour une revue dans une feuille de calcul, et les processus de facturation peuvent envoyer des brouillons de factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Les enregistrements de facturation exportés peuvent inclure le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les détails du projet pour la transmission au service financier.
Suivez les heures approuvées dans Asana, passez en revue le caractère facturable et les budgets, puis exportez les enregistrements de facturation via Everhour pour une facturation client plus propre et une transmission au service financier.
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