Everhour transforme le temps facturable suivi et les dépenses en factures, tandis qu'un modèle complet garde chaque détail de facturation organisé.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Utilisez cette page pour préparer une mise en page de facture complète avant d'envoyer une facture client. Le document final doit identifier le vendeur, l'acheteur, le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les lignes, le sous-total, la ligne de taxe, le total, les conditions de paiement et les coordonnées de règlement. Un modèle complet donne à chaque élément une place définie, de sorte que la facture se lise comme un document commercial plutôt que comme un message demandant un paiement.
Aux États-Unis, les factures ordinaires du secteur privé sont principalement des documents de tenue de registres et de contrat. L'IRS considère les factures comme des pièces justificatives qui aident à montrer les transactions commerciales, les recettes brutes et les dépenses. Il n'existe pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé, donc l'objectif pratique est l'exhaustivité, la cohérence et un format que votre client, votre comptable et votre processus de paiement peuvent suivre.
Une facture complète doit gérer plusieurs lignes, différentes quantités, des prix unitaires, des prix étendus, des remises, le traitement fiscal, les instructions de paiement et les conditions. Une entreprise de services peut avoir besoin de lignes distinctes pour le conseil, la gestion de projet et les dépenses remboursables. Un vendeur de produits peut avoir besoin de la quantité, de la description de l'article, du prix unitaire, des conditions d'expédition et d'une ligne de taxe correspondant au lieu et à la nature de la vente.
Ajoutez des champs facultatifs uniquement lorsqu'ils soutiennent la transaction. Un numéro de bon de commande, une référence de contrat, un code projet, une adresse de livraison ou une personne de contact peuvent accélérer l'approbation pour les grands clients. Un logo et des conditions personnalisées améliorent la présentation, mais ils ne remplacent pas les champs de facturation essentiels. Un modèle complet mérite sa place en évitant les données manquantes, les questions en double et les attentes de paiement floues.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation est imposée et administrée par les États et les juridictions locales. Une facture des États-Unis ne doit donc pas ajouter par défaut un champ de numéro de TVA, et elle ne doit pas appliquer un taux de taxe national unique. La ligne de taxe doit suivre les obligations d'enregistrement du vendeur, le nexus, la taxabilité du produit ou du service et le lieu de vente.
L'État de Washington illustre clairement le problème : sa taxe sur les ventes comprend une part d'État de 6,5 % plus une part locale qui varie selon la ville ou le comté et qui est collectée en fonction du lieu où le client reçoit les biens ou services. La taxabilité des services varie également. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables.
Un modèle autonome suffit pour une facture, un petit client ou un processus de facturation que vous gérez manuellement. Il vous donne un PDF ou un document propre à envoyer, archiver et rapprocher du paiement. Il fonctionne mieux lorsque le total de la facture provient d'un périmètre connu, que la décision fiscale est déjà réglée et que le client n'exige pas de justificatifs continus au niveau du projet.
Un workflow géré devient préférable dès que les factures dépendent du temps facturable suivi, des taux de projet, des dépenses et de l'historique d'approbation. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps et les dépenses non facturés en factures client, calcule les montants à partir des taux, exclut le travail non facturable, prend en charge les paramètres par défaut des clients et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec les détails de statut visibles dans Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un modèle de facture complet doit inclure les coordonnées du vendeur et de l'acheteur, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les lignes, les quantités, les taux, les prix étendus, le sous-total, la ligne de taxe, le total dû, les conditions de paiement et les coordonnées de règlement. Ajoutez les champs de bon de commande, contrat, projet, expédition, remise et contact lorsque le client ou la transaction les exige.
Un modèle complet doit inclure des champs de remise lorsque vous proposez des remises au niveau de la facture ou au niveau de la ligne. Gardez la remise visible près du prix concerné afin que le client puisse voir le montant initial, la réduction et le montant final. Les remises masquées créent des questions d'approbation, car le total de la facture ne se rattache plus clairement aux lignes.
Une facture demande le paiement de biens ou services livrés ou facturés selon des conditions convenues. Un devis ou une estimation intervient avant le travail ou la vente et indique le prix attendu. Un reçu prouve le paiement reçu. Considérer ces documents comme interchangeables affaiblit la piste d'audit, car chacun répond à une question commerciale différente.
Une facture des États-Unis n'a pas besoin d'un champ national d'enregistrement à la TVA ou à la GST, car les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les vendeurs qui réalisent des ventes taxables peuvent avoir besoin d'une immatriculation à la taxe sur les ventes au niveau de l'État, comme un permis de vendeur californien pour les détaillants exerçant une activité en Californie et vendant des biens meubles corporels taxables.
Les factures d'achats fédéraux ont des exigences plus spécifiques que les factures ordinaires du secteur privé. La FAR 32.905 définit une facture conforme comme incluant le nom et l'adresse de l'entrepreneur, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, quantités, prix unitaires et prix étendus, les conditions d'expédition et de paiement, les coordonnées de remise, les coordonnées de contact en cas de défaut, ainsi que le TIN ou les données bancaires EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Everhour Billing & Invoicing permet aux utilisateurs de sélectionner le temps et les dépenses non facturés, de prévisualiser le détail et de générer des factures client sans reconstruire manuellement les feuilles de temps. Il calcule les montants de facture à partir du temps facturable, des taux de projet ou de membre et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable.
Everhour exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks sous forme de brouillons pour le suivi comptable. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture se synchronisent avec Everhour, de sorte que les rapports de facturation de projet restent connectés au dossier de facture après l'export.
Convertissez le temps facturable approuvé, les dépenses, les taux et les conditions client en factures avec Everhour Billing & Invoicing, puis exportez les brouillons vers les outils comptables en conservant le statut de facture.
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