Everhour relie le travail logiciel facturable à la facturation, tandis que ce guide explique les champs que les clients attendent.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une entreprise de logiciels facture généralement selon l'un de quatre modèles de facturation : services horaires, projets à prix fixe, abonnements ou livraison par jalons. La facture doit afficher le modèle de facturation accepté par le client, puis traduire le travail en frais clairs. Une facture en régie peut lister le projet, la tâche, la personne, la période, les heures, le taux et le montant. Une facture par jalon peut nommer la phase terminée et la référence du contrat.
Le document doit aussi distinguer la facture des documents voisins. Un devis ou une estimation donne au client une attente de prix avant le travail. Un bon de commande vient de l'acheteur et autorise la dépense. Une facture demande le paiement après que le vendeur a livré un travail facturable, une période d'abonnement, une dépense remboursable ou un jalon convenu. Un reçu prouve le paiement reçu après le règlement de la facture.
Une facture logicielle pratique inclut le nom et l'adresse du vendeur, le nom de l'acheteur et le contact de facturation, le numéro de facture, la date de facture, la date d'échéance, les postes, le sous-total, la ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les conditions de paiement et les coordonnées de paiement. Les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un formulaire fédéral prescrit, mais les factures servent tout de même de documents justificatifs pour les dossiers commerciaux qui montrent les recettes brutes et les montants des transactions.
Les postes doivent contenir assez de détails pour éviter les reprises. Pour un travail d'ingénierie horaire, une ligne peut indiquer : support d'intégration API, 1er-15 mai 2026, 18 heures à 125 $ par heure. Pour la facturation d'abonnement, la ligne doit nommer le produit, le forfait, la période de service, la quantité et le prix unitaire. Pour un travail d'implémentation, incluez la référence du projet ou du cahier des charges afin que l'approbateur puisse faire correspondre les frais à l'accord.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et il n'existe pas de numéro d'immatriculation TVA ou GST des États-Unis à placer sur les factures ordinaires. La sales and use tax est étatique et locale. Une entreprise de logiciels doit vérifier le nexus, l'emplacement du client, la taxabilité du produit ou du service, et le taux étatique et local applicable avant d'ajouter une ligne de taxe. La taxabilité des services change selon l'État et le type de service.
Les demandes d'identifiants fiscaux des clients doivent aussi recevoir le bon traitement. Un payeur peut demander un Form W-9 pour collecter un Taxpayer Identification Number à des fins de déclaration à l'IRS, mais cela ne crée pas un champ de facture universel pour chaque facture du secteur privé. Les factures de contrats fédéraux sont différentes. Les règles FAR définissent les champs d'une facture conforme, notamment les détails du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat, les postes, les conditions, les détails du bénéficiaire, et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Un outil de facture ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'un PDF propre pour une petite mission, un seul client ou une ligne d'abonnement fixe qui change rarement. Il fonctionne bien lorsque le montant facturable est déjà approuvé, que le traitement fiscal est connu et que la facture n'a pas besoin d'extraire le temps des dossiers de projet. Le principal risque est le nettoyage manuel si les heures, les taux, les dépenses ou les remises changent après la rédaction.
Un workflow géré convient aux équipes logicielles qui facturent à partir du temps facturable, séparent le travail produit non facturable du travail client, ou ont besoin de rapports avant la facturation. Everhour prend en charge le temps facturable et non facturable au moyen du statut de facturation du projet, des contrôles non facturables au niveau des tâches, des taux de tâche personnalisés, des exceptions de taux par membre et des rapports sur le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Cette structure maintient les totaux de facture liés au dossier de travail.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de services logiciels doit inclure les détails du vendeur et de l'acheteur, un numéro de facture unique, la date de facture, la date d'échéance, les postes, le sous-total, la ligne de taxe applicable, le total dû, les conditions de paiement et les instructions de paiement. Le travail horaire doit afficher la période, les heures, le taux et la description du projet ou de la tâche. Le travail à prix fixe doit identifier le jalon, le livrable ou la référence du contrat.
Une facture logicielle peut combiner abonnements et travail horaire si chaque frais est clairement séparé. Utilisez une ligne pour la période d'abonnement, le forfait, la quantité et le prix. Utilisez des lignes séparées pour les heures d'implémentation, de support, de développement ou de conseil. Cette présentation permet au client d'orienter correctement les frais logiciels récurrents et les frais de services professionnels lors de l'approbation.
Chaque facture logicielle n'a pas besoin de sales tax. Aux États-Unis, la sales and use tax dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de l'emplacement de l'acheteur et du fait que le produit ou service logiciel soit taxable dans cette juridiction. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, donc aucun taux de taxe national unique ne s'applique.
Le travail d'ingénierie non facturable doit rester hors de la facture client, sauf si le contrat exige un reporting informatif. Les corrections de bugs internes, la maintenance produit, l'ingénierie commerciale et le temps de découverte non payé peuvent tout de même appartenir aux dossiers de l'entreprise. Mélanger ces heures dans des lignes facturables crée des litiges d'approbation et rend le reporting de rentabilité plus difficile à considérer comme fiable.
Les factures logicielles de contrats fédéraux suivent le contrat et les exigences FAR de facture conforme. FAR 32.905 liste des champs tels que le nom et l'adresse du contractant, la date et le numéro de facture, les références de contrat ou de commande, les descriptions, les quantités, les prix unitaires et étendus, les conditions de paiement, les détails de remise, et les données bancaires TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent. Le calendrier de paiement FAR utilise couramment une norme de 30 jours.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des taux de tâche personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les équipes logicielles puissent examiner ce qui doit figurer sur la facture avant de l'envoyer.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses non facturés en factures client. Les équipes peuvent prévisualiser la ventilation, regrouper les lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autre structure disponible, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks en tant que brouillons.
Suivez le temps facturable approuvé, excluez les tâches non facturables et examinez les montants avant la facturation. Everhour donne aux équipes logicielles des dossiers prêts pour la facturation, liés au travail de projet et aux taux client.
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