Everhour ajoute des processus de facturation aux projets Asana, en reliant le temps passé sur les tâches, les dépenses, les budgets et les rapports à des dossiers prêts pour le client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
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Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez une intégration de facturation Asana lorsque le travail client est déjà organisé dans Asana et que l'étape suivante consiste à transformer l'activité du projet en dossiers de facturation. Les tâches portent le contexte du travail : projet, personne assignée, titre de tâche, étiquettes, champs personnalisés et statut. Les dossiers de facturation ont besoin de plus que cela. Ils ont besoin d'entrées de temps, du caractère facturable, de taux, de dépenses et d'un point de revue avant la remise au client.
Un processus pratique conserve la tâche comme source de travail et rattache les données de facturation à la même activité. Les entrées de temps doivent identifier la tâche, la date, la personne, la durée et la description. Les dossiers de dépenses doivent identifier le projet, la catégorie, le justificatif, la quantité lorsque c'est pertinent, et indiquer si le coût est facturable. Cette structure vous donne un dossier qui soutient les factures, le contrôle des remboursements et les vérifications de rentabilité.
Le travail de facturation commence par une décision sur ce que le client paie. Un projet peut inclure du temps facturable, du temps interne non facturable, des dépenses remboursables et des coûts qui doivent rester internes. Une configuration claire empêche le travail administratif d'arriver sur la facture et évite que les coûts réels disparaissent du contrôle des marges.
Les taux ont également besoin d'une source définie. Une équipe peut facturer selon un taux de projet, un taux par membre, un forfait ou un taux de tâche personnalisé. Les taux de coût servent un autre objectif : ils montrent la dépense de main-d'œuvre interne derrière le montant facturé. Garder les taux de coût et les taux facturables séparés permet aux managers d'examiner le chiffre d'affaires, le coût de main-d'œuvre et le bénéfice sans réécrire l'historique du projet après chaque cycle de facturation.
Les dépenses comptent parce que la facturation ne se limite pas aux heures. Les déplacements, matériaux, achats de logiciels, frais kilométriques et coûts refacturés approuvés par le client nécessitent la même rigueur que les entrées de temps. Chaque dépense doit inclure une catégorie, une description, un montant, une date, un projet et une image ou un PDF du justificatif lorsque le dossier peut être examiné plus tard par la comptabilité ou le client.
Les catégories basées sur des unités rendent les coûts récurrents plus faciles à gérer. Une catégorie de frais kilométriques peut calculer le coût total à partir des miles, et une catégorie d'impression peut calculer à partir des copies. Les dépenses ont aussi besoin d'une décision budgétaire : les inclure dans le budget du projet lorsque la dépense totale est le point de contrôle, ou les suivre séparément lorsque le budget d'honoraires doit mesurer uniquement la main-d'œuvre.
Une vérification de facturation ponctuelle suffit lorsqu'une personne doit examiner un petit projet avant d'envoyer une seule facture. Exportez les dossiers de temps et de dépenses pertinents, confirmez le caractère facturable et assurez-vous que chaque ligne correspond à l'accord client. Cela fonctionne pour une facturation légère et peu fréquente.
Un processus géré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps, soumettent des dépenses ou interviennent sur le même budget client. Everhour garde le temps, les dépenses, l'utilisation du budget, les rapports et les dossiers prêts à facturer reliés au travail de projet Asana. Les approbations, périodes verrouillées, dépenses appuyées par des justificatifs et alertes budgétaires donnent à la facturation et à la comptabilité une transmission plus durable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une intégration de facturation Asana relie les tâches de projet aux données de facturation comme le temps enregistré, les taux, le caractère facturable, les dépenses et l'utilisation du budget. La tâche reste le contexte du travail, tandis que la couche de facturation transforme ce travail en rapports, préparation de facture, contrôle des remboursements et vérifications de rentabilité.
Chaque tâche facturable a besoin d'un projet clair, d'une personne assignée, d'une description du travail, d'une date, d'une durée et du caractère facturable. La configuration de facturation doit aussi définir le taux applicable et indiquer si les dépenses associées comptent pour la facture client, le budget interne du projet, ou les deux.
Les dépenses doivent être enregistrées sur le bon projet avec une catégorie, une description, un montant, une date et un justificatif lorsqu'une preuve est nécessaire. Les coûts remboursables doivent être marqués comme facturables avant la revue de la facture. Les coûts internes doivent rester disponibles pour les rapports de rentabilité sans entrer dans le montant facturé au client.
Mélanger le travail facturable, le travail interne et les dépenses remboursables sans libellés clairs crée des dossiers de facturation qui nécessitent un nettoyage manuel. Le processus de revue doit confirmer le caractère facturable avant la facturation, en particulier pour la gestion de projet, les révisions hors périmètre, les déplacements et les coûts refacturés.
Le regroupement doit correspondre à l'accord client. Le regroupement par projet fonctionne pour les résumés au forfait, le regroupement par tâche fonctionne lorsque le client attend un détail par livrable, et le regroupement par personne fonctionne lorsque les taux diffèrent selon les membres de l'équipe. Les mêmes entrées sources peuvent prendre en charge différentes vues de rapport.
Everhour Expenses permet aux membres de l'équipe d'enregistrer les coûts de projet avec des pièces jointes de justificatifs, des catégories basées sur des unités et le caractère facturable. Ces dépenses peuvent alimenter la revue du budget, apparaître dans les rapports de dépenses et passer dans les factures aux côtés du temps facturable lorsque le coût doit être facturé au client.
Everhour synchronise les détails des projets et tâches Asana, y compris les noms, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes, puis utilise ce contexte dans les rapports. Les équipes peuvent examiner le temps facturable, le temps non facturable, le budget restant et les colonnes de rapport détaillées, avec export Excel disponible pour la transmission de la facturation.
Suivez le temps et les dépenses appuyées par des justificatifs là où le travail Asana se déroule, puis utilisez les rapports Everhour et les dossiers prêts à facturer pour une facturation client plus propre et une meilleure rentabilité des projets.
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