Everhour ajoute des flux de travail pour les coûts, les dépenses et les rapports aux projets Asana afin que les équipes puissent contrôler le temps sans reconstruire les enregistrements manuellement.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un tableau de bord du temps Asana sert à vérifier les heures de projet par rapport à la structure de travail que votre équipe utilise déjà : projets, tâches, personnes responsables, dates, statut et détails des tâches. L'objectif pratique est simple. Vous avez besoin d'un seul endroit pour voir qui a consigné du temps, à quoi ce temps se rattache, s'il est facturable et si l'enregistrement est prêt pour la paie, le contrôle budgétaire ou la facturation client.
Le tableau de bord doit répondre rapidement à des questions concrètes. Un chef de projet vérifie le temps total par tâche. Un responsable financier vérifie le travail facturable et non facturable avant la facturation. Un responsable des opérations vérifie le temps approuvé, les descriptions manquantes et l'exposition aux coûts. L'enregistrement devient utile lorsque chaque entrée contient assez de contexte pour expliquer le travail plus tard, et pas seulement un nombre total d'heures.
Commencez par les champs qui relient le temps au travail : projet, tâche, personne, date consignée, durée, description et statut d'approbation. Ajoutez le caractère facturable lorsque le projet affecte la facturation client. Ajoutez des catégories uniquement lorsqu'elles aident à distinguer les types de travail, comme la conception, le développement, l'assurance qualité, les réunions ou le travail administratif. Les champs supplémentaires créent du bruit lorsque personne ne les utilise pour le contrôle.
Les vues de coûts ont besoin de tarifs et d'un objectif budgétaire. Un budget en temps suit le temps estimé, le temps effectivement consigné et un objectif total. Un budget de coûts utilise le temps consigné et les tarifs des ressources pour afficher le coût réel par rapport à un objectif. Un tableau de bord hebdomadaire peut afficher 18 heures consignées sur des tâches d'implémentation, 4 heures sur des réunions et 2 heures en attente d'approbation, puis séparer le temps facturable approuvé du travail interne.
Un tableau de bord devient peu fiable lorsqu'il mélange du temps approuvé et non approuvé sans libellé clair. Les entrées en attente doivent rester dans la vue, mais elles ne doivent pas avoir le même poids que les enregistrements approuvés pour la paie ou la facturation client. La même règle s'applique au caractère facturable. Les totaux destinés au client doivent séparer le temps facturable du travail de projet non facturable, même lorsque les deux appartiennent au même projet Asana.
Les champs personnalisés et les formules peuvent stocker des détails de type budget, des libellés d'approbation ou des valeurs calculées, mais ils ne remplacent pas un enregistrement de temps avec des dates, des durées, le contexte de la tâche, des tarifs et un statut de contrôle. Traitez les formules comme des champs d'appui. L'enregistrement source doit toujours montrer le travail effectué, la personne qui l'a consigné, l'attribution au projet et le parcours d'approbation qui l'a rendu utilisable.
Un tableau de bord ponctuel suffit lorsque vous vérifiez un projet, une semaine ou une courte revue client. Exportez les chiffres, confirmez les entrées douteuses et gardez le tableau de bord centré sur le temps par tâche, par personne et par caractère facturable. Cela fonctionne pour des rapports légers lorsque personne n'a besoin d'approbations récurrentes, de notifications budgétaires, de reçus de dépenses ou d'un enregistrement verrouillé après contrôle.
Un flux de travail encadré convient au travail client continu, aux forfaits récurrents, au contrôle de la paie et au suivi de la rentabilité. Everhour peut ajouter au suivi intégré dans Asana des alertes budgétaires, des rapports exportables, du temps facturable prêt pour la facturation et des dépenses de projet avec reçus. C'est important lorsque le tableau de bord n'est plus un instantané. Il devient l'enregistrement opérationnel pour les coûts, les approbations, la transmission à la facturation et le contrôle de la marge du projet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Incluez le projet, la tâche, la personne, la date consignée, la durée, la description, le statut d'approbation et le caractère facturable. Ajoutez les tarifs et les objectifs budgétaires lorsque le tableau de bord prend en charge le contrôle des coûts. Ajoutez des catégories uniquement lorsqu'elles aident à expliquer les types de travail. Un tableau de bord utile garde chaque entrée de temps traçable jusqu'à la tâche Asana qui a créé le travail.
Le temps en attente doit rester visible, mais être étiqueté séparément du temps approuvé. Les managers doivent voir les enregistrements incomplets avant la paie, le contrôle budgétaire ou la facturation. Les totaux approuvés constituent une base plus propre pour les décisions en aval, car quelqu'un a contrôlé l'entrée, confirmé le contexte de la tâche et accepté la durée consignée.
Utilisez l'estimation, le réel et l'objectif total. L'estimation montre le temps ou le coût prévu. Le réalisé montre le temps consigné ou le coût calculé en fonction du temps consigné et des tarifs. Le total est l'objectif budgétaire. Ces trois chiffres permettent à un chef de projet de voir si le travail reste dans le plan ou s'il commence déjà à le dépasser.
Les entrées facturables et non facturables doivent apparaître comme des totaux séparés. Le temps facturable soutient les factures client et le contrôle du chiffre d'affaires. Le temps non facturable explique l'effort interne, la gestion de projet, les reprises ou le temps administratif qui affectent malgré tout la marge. Les combiner masque la différence entre le travail facturable au client et le coût réel de livraison.
L'erreur la plus courante consiste à traiter un total de temps comme définitif sans vérifier le statut d'approbation, le caractère facturable et le contexte de la tâche. Un total de 42 heures signifie peu si 9 heures sont en attente, 6 heures sont non facturables et plusieurs entrées n'ont pas de description. La qualité du contrôle compte autant que le chiffre.
Everhour Expenses suit les coûts de projet parallèlement au travail lié à Asana, avec des images ou PDF de reçus, des catégories de dépenses basées sur des unités et des rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable. Les équipes peuvent inclure les dépenses dans les budgets ou les suivre séparément pour le remboursement et le contrôle de la rentabilité.
Everhour synchronise les données de projets et de tâches Asana, puis transforme le temps suivi en rapports avec des colonnes projet, tâche, membre, budget, facturable, non facturable et coût. Les rapports peuvent être exportés vers Excel pour une revue client, un nettoyage par le service financier ou une archive de projet après la clôture de la période couverte par les rapports.
Ajoutez des reçus, des dépenses catégorisées et un suivi des coûts tenant compte du budget au travail de projet Asana. Everhour relie les dépenses de projet aux enregistrements de temps afin que les contrôles du tableau de bord incluent un contexte de rentabilité plus complet.
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