Everhour ajoute le suivi du temps, les taux, les budgets et les rapports de facturation aux projets Asana afin que les factures client partent du travail approuvé sur les tâches.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Cette page sert à transformer le travail de projet Asana en enregistrements facturables qui appuient la facturation client. Concrètement, le travail à effectuer est simple : saisir le temps sur la bonne tâche, indiquer si ce temps est facturable, appliquer le bon taux de projet ou de membre, contrôler les entrées et utiliser les totaux approuvés pour la facturation. Le processus doit contenir assez de détails pour répondre à une question client sans obliger l'équipe à reconstruire le travail à partir de messages de chat ou de blocs de calendrier.
Utilisez Asana pour la structure du travail : projets, tâches, personnes assignées, statuts, tags et champs personnalisés. Utilisez Everhour comme couche de facturation qui enregistre le temps, connecte les taux, sépare le travail facturable et non facturable, suit l'utilisation du budget et produit des rapports. Une configuration claire rend chaque ligne de facture traçable jusqu'au travail au niveau des tâches, surtout lorsque les projets incluent des services mixtes, de la coordination interne, des révisions et des jalons au forfait.
Un processus de facturation commence par des règles de projet claires. Définissez la méthode de facturation du projet, indiquez si le client paie un forfait ou des taux horaires, et décidez si les taux varient selon le projet, le membre ou la tâche. Marquez le travail interne comme non facturable lorsqu'il doit rester visible dans les rapports mais ne pas apparaître sur la facture client. Gardez les commentaires courts et factuels, comme « Passage QA de la page d'accueil » ou « Révision client, série 2 ».
Contrôlez le temps avant qu'il n'atteigne une facture. L'approbation hebdomadaire fonctionne bien, car les managers peuvent repérer les entrées manquantes, un état facturable incorrect, des totaux quotidiens inhabituels et du temps enregistré sur la mauvaise tâche tant que le travail est encore récent. Le temps approuvé crée un transfert plus propre vers la facturation, car la facture utilise des entrées contrôlées plutôt qu'une activité brute. Le temps facturé doit aussi rester protégé contre une réutilisation accidentelle dans des cycles de facturation ultérieurs.
La facturation et le contrôle du budget doivent se faire ensemble. Une tâche peut être facturable tout en créant un problème de marge si le projet est proche de son budget horaire ou forfaitaire. Pour le travail horaire, comparez les heures facturables à la structure de taux approuvée. Pour le travail au forfait, comparez le temps suivi et le coût au forfait convenu afin que l'équipe voie si le travail reste rentable avant la date de facture.
Les alertes budgétaires comptent lorsque les managers doivent agir avant que le projet ne franchisse une limite. Everhour prend en charge les budgets de projet à taux horaire, au forfait et non facturables sur les projets Asana, avec des alertes par e-mail aux seuils de pourcentage configurés par les administrateurs. Les rapports peuvent afficher le temps total, le budget restant, les heures facturables par rapport aux heures non facturables et des détails exportables, ce qui garde le contrôle de la facturation lié au pilotage du projet plutôt qu'à un nettoyage tardif dans une feuille de calcul.
Un outil ponctuel suffit lorsque vous devez examiner un projet, une période de facturation ou un litige client. Il vous aide à lister les tâches, vérifier le temps et décider ce qui doit figurer sur la facture. Cela ne tient plus lorsque l'équipe facture des clients récurrents, utilise différents taux, a besoin d'approbations ou doit garder le temps facturé séparé du travail non facturé.
Un processus encadré donne à la facturation un dossier durable. Everhour intègre les contrôles de suivi dans Asana, synchronise les détails des projets et des tâches, applique les paramètres de facturation, fait passer le temps par les approbations et exporte des rapports pour le contrôle de la facturation. Les équipes continuent de travailler depuis Asana tandis que la couche de facturation garde le temps de tâche, les taux, les budgets et le statut de facture organisés dans un même flux de reporting.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par une structure de projet qui correspond à l'accord client. Les tâches doivent identifier le travail effectué, les personnes assignées doivent refléter la responsabilité, et les libellés ou champs personnalisés doivent prendre en charge le découpage de facturation dont vous aurez besoin plus tard. Ajoutez les taux et les règles de temps facturable dans la couche de facturation avant que les entrées de temps ne commencent à être enregistrées, car le nettoyage rétroactif prend plus de temps et crée des questions de facture évitables.
Les factures client doivent inclure le temps facturable approuvé qui correspond au contrat, au périmètre et à la période de facturation. L'administration interne, le travail commercial, les reprises hors accord ou le temps de formation doivent rester non facturables sauf si le contrat client indique le contraire. Gardez les entrées non facturables dans le dossier du projet afin que les managers puissent encore contrôler le coût réel du projet et la capacité de l'équipe.
Le contrôle hebdomadaire garde les dossiers de facturation exacts, car les membres de l'équipe se souviennent encore du travail. Les managers peuvent approuver les entrées, rejeter le temps incorrect, corriger l'état facturable et repérer les commentaires manquants avant la clôture du cycle de facturation. Un contrôle uniquement mensuel fonctionne pour les très petits projets, mais il augmente le risque de notes vagues, de contexte oublié et de lignes de facture contestées.
Des règles de temps facturable mixtes sans approbation font échouer le processus le plus vite. Un projet qui combine du travail horaire, du travail au forfait, des tâches internes et différents taux de membres a besoin de paramètres de facturation clairs avant que le temps ne soit facturé. L'erreur courante consiste à laisser chaque tâche facturable par défaut, puis à découvrir pendant la facturation que la coordination interne et le travail client ont été mélangés.
Les projets au forfait doivent quand même suivre le temps, car le montant facturé et la rentabilité du projet sont deux questions différentes. La facture peut afficher le forfait convenu, mais les heures suivies montrent si le travail est resté dans l'estimation. Les enregistrements de temps aident aussi à expliquer les changements de périmètre, évaluer les besoins en personnel et tarifer des travaux futurs similaires avec de meilleures preuves.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projets, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags pour le reporting. Cette structure connectée permet aux équipes de suivre le temps dans le processus Asana tandis qu'Everhour organise l'état facturable, les taux, les approbations, les budgets et les rapports de facturation exportables.
Everhour marque le temps comme facturé après son inclusion dans une facture, afin que les mêmes entrées approuvées ne réapparaissent pas comme travail non facturé. Ce statut de facture donne aux équipes de facturation un parcours de contrôle plus propre entre les cycles de facturation récurrents.
Connectez le travail de tâche Asana au suivi, aux approbations, aux budgets et aux rapports Everhour afin que chaque cycle de facturation parte d'enregistrements contrôlés et se termine par des factures client plus propres.
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