Everhour ajoute le reporting du temps d'équipe aux projets Asana afin que les managers puissent contrôler les heures, les approbations, les budgets et les transmissions pour la facturation.
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Cette page s'adresse aux équipes qui gèrent leur travail dans Asana et ont besoin d'un registre clair indiquant qui a travaillé sur quelle tâche, pendant combien de temps et dans quel projet. L'objectif pratique est un registre utilisable du temps d'équipe, et non un simple journal d'activité. Chaque entrée doit être liée à une tâche, une date, une personne, une durée et une description qu'un manager peut contrôler sans devoir demander le contexte manquant.
Le suivi d'équipe fonctionne mieux lorsque les entrées suivent le même modèle entre les personnes et les projets. Un designer, un développeur ou un responsable de compte doit enregistrer le temps sur la tâche qui reflète le travail effectué, puis ajouter une courte note lorsque le titre de la tâche seul n'explique pas l'activité. Des entrées cohérentes permettent aux managers de comparer le travail planifié au travail suivi, de repérer les heures manquantes et de préparer les rapports de projet sans reconstruire la semaine de mémoire.
Un processus de temps d'équipe nécessite quelques détails obligatoires : tâche, projet, membre de l'équipe, date de travail, durée, statut facturable le cas échéant, et description pour tout élément nécessitant un contexte client ou de paie. Une tâche appelée « Révisions de la page d'accueil » peut suffire pour un contrôle interne, mais une facture client nécessite souvent une note telle que « Mise en page du hero mobile révisée après les retours des parties prenantes ».
Les approbations nécessitent une échéance claire. Les membres de l'équipe doivent soumettre des périodes complètes, les managers doivent contrôler les totaux par personne et par projet, et le temps approuvé doit rester stable après contrôle. Les modifications tardives créent des écarts dans le reporting, surtout lorsqu'un rapport de facturation, un export de paie ou un contrôle budgétaire a déjà utilisé les totaux d'origine. Une règle de verrouillage après approbation empêche la période contrôlée de changer discrètement.
L'erreur courante consiste à suivre le travail à des niveaux de détail inégaux. Une personne enregistre du temps sur un projet parent, une autre sur une tâche, et une troisième ajoute un bloc hebdomadaire global de temps sans description. Le total des heures peut sembler complet, mais les rapports par projet et par tâche deviennent difficiles à juger fiables, car les registres ne décrivent pas le même niveau de travail.
Une meilleure règle d'équipe est simple : enregistrer le temps sur la tâche lorsque la tâche existe, utiliser le projet uniquement pour le travail qui n'a pas de tâche, et rédiger des descriptions pour les entrées visibles par le client, inhabituelles ou liées à une correction. Les managers doivent également séparer le travail facturable et non facturable lorsque cette distinction affecte les factures, les marges ou les rapports d'utilisation. Le registre d'équipe soutient alors à la fois la gestion quotidienne et le contrôle de fin de mois.
Une vérification ponctuelle du temps suffit lorsque vous devez contrôler un projet, une personne ou une semaine. Vous pouvez confirmer que les entrées existent, comparer les totaux aux attentes et corriger les lacunes évidentes. Cela fonctionne pour de petits contrôles, mais ne crée pas de processus durable pour les approbations, les périodes verrouillées, les rapports récurrents ou la transmission à la facturation.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque le temps d'équipe alimente les factures, le contrôle de la paie, les budgets clients ou les décisions de dotation en personnel. Everhour garde le travail lié aux tâches Asana tout en ajoutant des approbations, des exports de rapports et une visibilité budgétaire autour du registre de temps. Cela donne aux managers un parcours de contrôle répétable plutôt qu'un cycle de nettoyage manuel à la fin de chaque période de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par les totaux par personne, par projet et par plage de dates, puis examinez les exceptions au lieu de lire chaque ligne d'entrée une par une. Recherchez les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituellement élevés, les entrées sans description et le temps enregistré sur des projets génériques lorsqu'une tâche existe. Approuvez la période uniquement après correction.
Les descriptions comptent lorsque le titre de la tâche n'explique pas le travail, que l'entrée est visible par le client, que le travail est non facturable ou que l'entrée corrige une erreur précédente. Le travail interne courant avec un nom de tâche clair peut utiliser une note plus courte. Les factures client et les contrôles de la paie nécessitent suffisamment de détails pour justifier les heures plus tard.
Les approbations transforment le suivi du temps, qui passe d'une saisie personnelle à un registre d'équipe pouvant être contrôlé. Une période soumise donne au manager un ensemble défini d'entrées à vérifier, approuver, rejeter ou renvoyer pour correction. Le temps approuvé doit ensuite rester protégé afin que les rapports, les factures et le contrôle de la paie utilisent les mêmes données sources.
Les rapports deviennent peu fiables lorsque les entrées mélangent l'enregistrement au niveau des tâches et au niveau des projets, utilisent un statut facturable incohérent, omettent les descriptions pour un travail peu clair ou changent après contrôle. La solution est une règle de saisie partagée, un rythme d'approbation régulier et des périodes contrôlées verrouillées. La cohérence compte davantage que l'ajout de longues notes à chaque entrée.
Le contrôle hebdomadaire est préférable pour les équipes actives, car les entrées manquantes ou incorrectes sont plus faciles à corriger lorsque le travail est encore récent. Le contrôle mensuel fonctionne toujours pour un suivi à faible volume, mais les corrections prennent plus de temps et les managers perdent en visibilité sur la charge actuelle des projets. Les processus de facturation et de paie doivent utiliser un calendrier de contrôle qui se clôture avant la date de transmission.
Everhour Reporting transforme le temps suivi sur les tâches Asana en rapports personnalisables avec colonnes, regroupements, filtres, plages de dates et exports. Les managers peuvent contrôler les heures d'équipe par projet, tâche, membre, caractère facturable ou autres métadonnées synchronisées, puis partager ou télécharger les rapports pour la facturation, le contrôle de la paie ou la gestion de projet.
Everhour Timesheets permet aux membres de l'équipe de soumettre des heures de projet hebdomadaires ou des heures de travail au contrôle du manager. Les managers peuvent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis, et les entrées approuvées restent verrouillées pour les membres standard afin que les périodes contrôlées restent stables pour le reporting et la facturation.
Suivez les heures approuvées par rapport au travail Asana, puis utilisez les rapports Everhour pour regrouper, filtrer, exporter et planifier les registres d'équipe qui soutiennent la facturation et le contrôle de la paie.
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