Everhour ajoute le suivi budgétaire, les contrôles de facturabilité et les alertes aux projets Asana afin que les limites restent visibles pendant que le travail avance.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page pour définir une limite de dépenses pour le travail géré dans Asana, puis comparez cette limite aux heures suivies et à la valeur facturable. Commencez par le résultat : un responsable de projet a besoin d'un objectif, d'une base tarifaire et d'une vue continue du budget utilisé. La liste des tâches reste dans Asana. La couche budgétaire utilise les entrées de temps, les tarifs et les récapitulatifs de projet pour montrer si le travail respecte encore la limite.
Utilisez la limite comme règle de dépenses pour un projet, un client, une phase ou une période de contrat de services récurrents. Un projet au forfait de 5 000 $ nécessite un objectif monétaire et une règle claire sur les heures qui y sont imputées. Une mise en œuvre de 120 heures nécessite un objectif en heures et une cadence de revue. Dans les deux cas, chaque entrée de tâche doit avoir le bon projet, la bonne date, la bonne personne, le bon statut facturable et la bonne description afin que le budget restant ait du sens.
Une limite budgétaire nécessite d'abord une unité : heures, argent, forfait ou suivi non facturable. Les budgets en heures fonctionnent lorsque la contrainte est l'effort, par exemple 80 heures de design. Les budgets monétaires fonctionnent lorsque les tarifs convertissent le temps en coût ou en valeur facturable. Les budgets au forfait conviennent aux contrats de services récurrents et au travail client cadré, car le temps suivi mesure la pression sur la marge par rapport aux honoraires convenus.
Définissez les règles tarifaires avant que la première entrée n'atteigne le projet. Utilisez des tarifs de projet lorsque le même prix s'applique à tout le monde, des tarifs par membre lorsque les personnes facturent différemment, et des tarifs personnalisés par tâche lorsqu'un type de travail précis nécessite son propre prix. Marquez séparément les tâches non facturables. Les supprimer masque un travail qui consomme toujours le budget du projet et la capacité de livraison.
Un objectif budgétaire perd de sa valeur lorsque la première revue sérieuse a lieu après que la limite est dépassée. Définissez des alertes de seuil à des pourcentages qui correspondent au risque du projet. Pour un sprint client court, utilisez des alertes à 50 % et 80 %. Pour un contrat de services récurrents plus long, envoyez un avertissement plus tôt au responsable de livraison et un avertissement plus tard au responsable du compte.
Traitez les alertes comme des déclencheurs de revue. Le responsable doit vérifier les tâches ouvertes, les estimations restantes, la répartition entre facturable et non facturable, ainsi que les entrées manuelles récentes avant de modifier le périmètre ou de suspendre le travail. Un plafond strict ne fonctionne que lorsque le processus de travail bloque l'enregistrement supplémentaire après la limite dépassée ; les approbations et les périodes verrouillées restent importantes, car les modifications tardives peuvent changer le rapport final.
Une vérification budgétaire ponctuelle suffit lorsque vous avez besoin d'un objectif rapide pour un projet et que l'équipe est déjà d'accord sur les tarifs, les règles de facturation et le travail restant. Elle fonctionne aussi pour une ébauche de proposition ou un simple contrôle de cohérence avant le lancement. Une fois que les personnes commencent à enregistrer du temps sur des tâches Asana actives, le budget a besoin d'un historique qui se met à jour à chaque entrée.
Everhour donne à ce processus une couche durable : chronomètres intégrés aux tâches Asana, métadonnées de projet et de tâche synchronisées, alertes budgétaires configurables et rapports qui séparent le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût. Utilisez la vérification gratuite pour décider de la limite, puis laissez le travail suivi, les approbations et les exports porter ce nombre jusqu'à la revue de facturation.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Choisissez l'unité qui correspond à la contrainte. Utilisez une limite en heures lorsque le responsable de projet se soucie de l'effort de livraison, par exemple 120 heures de mise en œuvre. Utilisez une limite monétaire lorsque les tarifs convertissent le temps suivi en utilisation du budget. Attribuez ensuite la limite à un projet, une phase, une période de contrat de services récurrents ou un périmètre client afin que chaque revue compare le même travail.
Utilisez les heures lorsque le budget est une promesse de capacité : l'équipe peut consacrer une quantité définie d'effort avant revue. Utilisez l'argent lorsque le coût interne, le prix client ou la marge au forfait compte. Les limites monétaires nécessitent des tarifs de coût ou facturables propres avant que le temps ne commence à alimenter le projet.
Comptez chaque entrée qui consomme le budget défini, y compris les réunions, les révisions et la gestion de projet lorsque ces activités relèvent du client ou du projet. Gardez le travail non facturable visible avec le bon statut. Le retirer des rapports donne l'impression que le budget restant est plus élevé et masque le coût réel de livraison.
Définissez la première alerte suffisamment tôt pour changer la dotation en personnel ou le périmètre tant qu'il reste du travail utile. Une alerte à 50 % convient aux projets courts au périmètre serré ; une alerte à 75 % convient aux travaux plus longs avec une consommation prévisible. Ajoutez une alerte ultérieure pour la personne qui approuve une modification de périmètre, un changement de tarif ou une pause.
Un budget devient peu fiable lorsque les tarifs, le statut facturable et les entrées de temps sont nettoyés après la date limite de revue. Les entrées manuelles tardives, le travail non facturable non marqué et les descriptions de tâches manquantes poussent tous les managers à prendre des décisions fondées sur des dépenses incomplètes. Verrouillez la période de revue après approbation afin que les totaux cessent de bouger.
Everhour permet aux admins de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, de définir des tarifs personnalisés par tâche et de gérer les exceptions de tarifs par membre. Les rapports admin peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les budgets de projet Asana utilisent la même répartition de facturation que la revue client.
Everhour prend en charge des seuils d'alerte par e-mail configurables pour les budgets de projet connectés à Asana, y compris les configurations à tarif horaire, au forfait ou non facturables. Les admins choisissent les pourcentages, puis utilisent les récapitulatifs de projet pour le temps total, le budget restant et les heures facturables par rapport aux heures non facturables. Les rapports peuvent être exportés vers Excel pour la revue de facturation ou de gestion.
Définissez des limites budgétaires à partir du même travail Asana que votre équipe suit. Everhour sépare le temps facturable et non facturable, les tarifs par tâche, les montants facturables et les coûts pour une facturation client plus nette.
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