La facturation automatisée remplit plus vite les champs courants. Everhour relie les contrôles du temps facturable à des workflows de facturation client plus propres.
Renseignez vos informations, ajoutez des lignes, puis cliquez sur Imprimer une fois prêt.
| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Un modèle de facture automatisée vous aide à créer une facture client sans reconstruire le même document à partir de zéro. La facture terminée doit identifier le vendeur et l'acheteur, attribuer un numéro de facture, afficher les dates d'émission et d'échéance, lister les biens ou services, calculer les totaux des lignes, afficher la taxe le cas échéant, indiquer le montant dû et expliquer les conditions de paiement.
L'automatisation compte le plus lorsque vous facturez les mêmes clients, projets ou catégories de facturation de manière répétée. Un modèle peut réutiliser les coordonnées du client, les conditions de paiement, l’adresse de paiement et la structure des lignes. Vous révisez tout de même la facture avant l'envoi, car les factures du secteur privé aux États-Unis ne suivent pas un format national unique, et le traitement fiscal dépend de l'État, des règles locales, du produit ou service, du nexus et du lieu de vente.
Un modèle automatisé utile intègre les données stables dans la facture : nom du client, adresse de facturation, e-mail de contact, nom du projet, numéro de facture, dates, conditions de paiement et descriptions par défaut des lignes. Pour le travail basé sur le temps, il peut aussi intégrer les heures approuvées, les taux facturables, les dépenses remboursables et les libellés de projet afin que la facture corresponde au dossier de travail.
L'automatisation ne doit pas appliquer une seule règle fiscale à chaque facture aux États-Unis. Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST, et il n'existe pas de taux national unique de taxe sur les ventes. Les règles étatiques et locales relatives aux taxes de vente et d'utilisation déterminent si une taxe s'applique, quel taux s'applique et si le vendeur a besoin d'un enregistrement de taxe sur les ventes dans l'État ou d'un permis de vendeur.
Une facture client standard doit contenir assez de détails pour que l'acheteur puisse l'approuver et la payer sans poser de questions de suivi. Utilisez un numéro de facture séquentiel, une date d'émission, une date d'échéance, les informations du vendeur et de l'acheteur, des lignes avec quantité et taux, un sous-total, une ligne de taxe le cas échéant, le total dû, les modes de paiement acceptés, les conditions de paiement et les informations de paiement.
Gardez la facture distincte des documents liés. Une facture demande le paiement de biens ou de services. Un reçu prouve que le paiement a été reçu. Une estimation donne une attente de prix avant le travail. Un devis est généralement une offre plus ferme avant le travail. Pour les achats fédéraux, les règles FAR définissent les champs d'une facture correcte, y compris les coordonnées du contractant, le numéro de facture, les références du contrat, les lignes, les conditions, les coordonnées du bénéficiaire et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence les exigent.
Un modèle automatisé ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une facture propre pour une petite mission, un client récurrent ou un forfait de service simple. Il évite la saisie, garde une mise en page cohérente et réduit les champs manquants. Il ne remplace pas les dossiers derrière la facture, comme les conditions signées, les heures approuvées, les justificatifs de dépenses, les décisions fiscales ou le suivi de paiement.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps facturable suivi, le travail non facturable, les taux, les approbations et les coûts de projet alimentent la facture. Everhour prend en charge le statut de facturation des projets, les contrôles de non-facturation au niveau des tâches, les taux de tâches personnalisés, les exceptions de taux par membre et les rapports administrateur pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que les montants de facture puissent être reliés au travail qui les sous-tend.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un modèle automatisé doit réutiliser les détails stables : informations du vendeur, coordonnées du client, adresse de paiement, conditions de paiement par défaut, descriptions standard des lignes, libellés de projet et mise en page de la facture. Chaque nouvelle facture a tout de même besoin d'un nouveau numéro de facture, d'une date d'émission, d'une date d'échéance, d'une période de facturation si elle est pertinente, de lignes révisées, d'un traitement fiscal et du total dû.
Un modèle automatisé peut stocker un paramètre fiscal, mais le vendeur reste responsable de la décision fiscale. Les obligations de taxe de vente et d'utilisation dépendent des règles étatiques et locales, du nexus, de l'imposition du produit ou service et du lieu d'origine de la vente. L'imposition des services varie selon l'État et le type de service, donc une règle forfaitaire nationale crée des erreurs évitables.
Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture de TVA ou de GST et n'ont pas de formulaire fédéral prescrit pour les factures du secteur privé. Pour les entreprises ordinaires, les factures soutiennent principalement la tenue des dossiers, les contrats, la conformité à la taxe sur les ventes le cas échéant et le recouvrement des paiements. Les contrats fédéraux constituent l'exception nationale la plus claire, car les règles FAR définissent les champs d'une facture correcte.
La double facturation crée un litige client direct, car le même travail apparaît sur plus d'une facture. Le modèle doit séparer le travail facturé et non facturé, préserver les numéros de facture et rendre la période de facturation visible. Les factures basées sur le temps ont aussi besoin d'un lien clair entre les heures approuvées, le statut facturable et le montant final dû.
Une facture du secteur privé n'a pas automatiquement besoin d'un TIN ou d'un EIN. Les entreprises fournissent couramment un Taxpayer Identification Number au moyen du Form W-9 lorsqu'un payeur en a besoin pour les déclarations d'information de l'IRS. Les factures de contrats fédéraux incluent un TIN uniquement lorsque les procédures de l'agence l'exigent, avec toute donnée bancaire EFT requise.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation des projets, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des taux de tâches personnalisés et de définir des exceptions de taux par membre. Les rapports administrateur peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, afin que la revue de facture commence à partir d'un travail catégorisé plutôt que d'un export de feuille de temps à plat.
Everhour peut transformer le temps facturable non facturé et les dépenses en factures client, calculer les montants à partir des taux et des dépenses facturables, et exclure le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées selon des structures comme le projet, la tâche, la personne ou la date avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Utilisez Everhour pour séparer le travail facturable et non facturable avant la facturation. Le statut de facturation des projets, les contrôles des tâches, les règles de taux et les rapports administrateur donnent à chaque facture une piste de facturation plus claire.
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