Everhour garde les tarifs de projet et le travail facturable organisés, tandis que les factures destinées aux administrations exigent des détails de paiement propres au contrat.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture gouvernementale est une demande de paiement pour des biens livrés ou des services effectués. Pour les paiements de fournisseurs fédéraux, la demande de paiement peut être une facture ou une transmission électronique, et certains contrats peuvent désigner un rapport de réception ou un bon de livraison comme facture. Votre objectif est de produire un document que le bureau de facturation peut rapprocher de l'autorisation, du relevé d'acceptation et des instructions de paiement sans demander de détails manquants.
Les factures américaines du secteur privé ne suivent pas un format fédéral prescrit unique, et les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation TVA ou GST. Les factures gouvernementales sont différentes parce que le contrat contrôle la demande de paiement. Les factures des prestataires fédéraux doivent identifier le numéro de contrat ou une autre autorisation, y compris le numéro de commande et le numéro de poste lorsque cela s'applique.
Une facture fédérale correcte nécessite généralement le nom du fournisseur, la date de facture, le numéro de contrat ou d'autorisation gouvernemental, l'identifiant de facture ou de compte du fournisseur, ainsi qu'une description avec le prix et la quantité des biens ou services. Elle doit aussi inclure les conditions d'expédition et de paiement, les coordonnées, les informations de versement et toute justification exigée par le contrat. Le TIN et les informations bancaires s'appliquent sauf si les procédures de l'agence les dispensent ou les excluent.
Les postes doivent refléter la structure du contrat. Une facture en régie sépare généralement les heures de travail aux taux horaires fixes précisés par le contrat des coûts réels de matériaux, comme les matériaux directs, certains sous-contrats, les déplacements et les coûts indirects applicables. Une facture à remboursement de coûts suit les règles Allowable Cost and Payment du contrat et, sauf pour les petites entreprises, les demandes de paiement ne peuvent généralement pas être soumises plus d'une fois toutes les deux semaines.
Un bureau de facturation fédéral doit retourner une facture non conforme avec les motifs dans les 7 jours suivant sa réception, avec des délais plus courts pour certaines catégories de produits périssables et liés à l'alimentation. Des références de contrat manquantes, des numéros de poste peu clairs, des frais non justifiés ou une discordance entre les totaux de la facture et le travail accepté peuvent transformer une demande de paiement courante en rejet. La facture doit rendre évident le processus de rapprochement pour l'approbateur.
La date d'échéance ordinaire d'un paiement fédéral est la plus tardive entre 30 jours calendaires après réception d'une facture correcte par le bureau de facturation désigné ou 30 jours calendaires après acceptation par l'administration, sauf si une clause contractuelle ou une règle de paiement spéciale fixe une autre date. Du 1er janvier au 30 juin 2026, le taux d'intérêt Prompt Payment du Trésor américain est de 4,125 % pour les paiements fédéraux tardifs admissibles aux fournisseurs.
Un modèle ponctuel suffit pour une facture gouvernementale simple lorsque la référence de contrat, les postes, le statut d'acceptation, les modalités de paiement, les détails fiscaux et les données de versement sont déjà clairs. Il fonctionne aussi pour une facture unique fondée sur un bon de commande, lorsque vous avez seulement besoin d'un PDF ou d'un document propre à soumettre via le canal requis par l'agence.
Un flux de travail géré devient nécessaire lorsque le travail facturable, le coût interne, les changements de taux datés et les taux propres au projet alimentent la facture. Everhour sépare les coûts et les taux facturables, prend en charge les valeurs par défaut par personne et les remplacements par projet, conserve l'historique daté des taux et tarifie le travail facturable par projet, membre ou tâche afin que les factures destinées aux administrations partent de données de temps et de taux contrôlées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture privée américaine sert principalement de document de tenue de dossiers et de contrat, sans format fédéral unique pour les factures du secteur privé. Une facture du gouvernement fédéral suit le contrat et les règles FAR relatives aux factures conformes ; elle doit donc relier la demande de paiement au contrat, à la commande, au poste, aux modalités de paiement, aux données du fournisseur et aux justificatifs requis.
Une facture de prestataire fédéral doit identifier le numéro de contrat ou toute autre autorisation pour les fournitures livrées ou les services effectués. La facture doit également inclure le numéro de commande et le numéro de poste lorsque cela s'applique, ainsi que les descriptions, quantités, prix unitaires, prix étendus, modalités de paiement, informations de versement, coordonnées et identifiants fiscaux ou bancaires requis.
Les achats fédéraux utilisent couramment des systèmes de facturation électronique. L'OMB a demandé aux agences de faire passer les achats fédéraux appropriés à la facturation électronique d'ici la fin de l'exercice 2018. Les fournisseurs tenus d'utiliser l'Invoice Processing Platform sont inscrits par l'agence, puis utilisent IPP pour consulter les bons de commande, soumettre les factures et accéder aux informations de paiement.
Un bureau de facturation peut rejeter une facture qui ne contient pas les champs requis, référence le mauvais contrat ou la mauvaise commande, omet les justificatifs requis, utilise des postes peu clairs ou envoie la demande de paiement au mauvais bureau. Pour les factures fédérales, le bureau de facturation désigné doit retourner une facture non conforme avec les motifs dans les 7 jours suivant sa réception, sous réserve de délais spéciaux plus courts pour certains produits.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facturation TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation proviennent des règles des États et des collectivités locales, lorsque cela s'applique. Une facture fédérale doit suivre le contrat, les instructions de l'agence et tout traitement fiscal d'État ou local applicable, plutôt que d'ajouter un numéro d'enregistrement TVA ou GST.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables destinés aux clients, avec des taux par défaut par personne et des remplacements par projet. Les changements de taux peuvent être datés, de sorte que les anciens rapports conservent leurs calculs d'origine tandis que le nouveau travail de projet gouvernemental utilise le bon taux à partir de la date d'effet choisie.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, calcule les montants à partir des taux et des dépenses facturables, et exclut le travail non facturable. Les postes de facture peuvent être regroupés par projet, tâche, personne, date ou une autre ventilation disponible avant l'export vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez le travail facturable, les changements de taux et les charges de projet avant le moment de facturer. Everhour transforme les données de temps et de taux contrôlées en facturation gouvernementale plus claire.
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