La facturation d'assurance dépend des identifiants de police et des relevés de primes. Everhour transforme le travail facturable approuvé en factures.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Les factures d'assurance couvrent couramment les facturations de primes, les crédits de retour de prime, les commissions de producteur et les frais autorisés séparément facturés au public. Votre facture finalisée doit identifier l'assuré, l'assureur, le numéro de police ou de note de couverture, la période de police, le risque couvert, le montant dû, la date d'échéance et les instructions de paiement. Une ligne vague comme « services d'assurance » donne au payeur trop peu de détails pour associer le montant facturé à la police.
Une facture d'assurance claire sépare également la raison commerciale de chaque montant. Une échéance de prime, un crédit de retour de prime et des frais d'agence doivent figurer sur des lignes séparées, car ils influencent différemment la vérification du paiement. Par exemple, une facture d'assurance automobile professionnelle peut afficher l'assuré désigné, le véhicule ou l'exposition de responsabilité, la période de police, l'assureur, le numéro de note de couverture, la prime différée mensuelle et tout frais de producteur écrit indiqué séparément de la prime.
La facture d'assurance la plus solide part des déclarations de police. Incluez l'assuré désigné, l'adresse, la période de police, les locaux ou l'emplacement, les limites lorsque c'est pertinent, le nom de l'assureur et le numéro de police ou de note de couverture. Ces champs permettent à un assuré, un comptable, un prêteur ou un producteur interne d'associer la facture au bon risque sans rechercher dans des fils d'e-mails ni comparer plusieurs polices uniquement par nom d'assureur.
Les règles d'assurance des États peuvent ajouter des obligations de tenue de registres pour les producteurs. New York, par exemple, considère les fonds reçus par les agents et courtiers d'assurance à ce titre comme des fonds fiduciaires. Les fonds qui ne sont pas immédiatement remis aux assureurs ou aux assurés doivent être placés sur un compte de primes identifié, et les registres de reçus fiduciaires doivent indiquer le montant, la date, l'assuré, l'assureur et le numéro de police ou de note de couverture, ainsi qu'une description du risque.
Les lignes liées aux primes nécessitent des libellés précis. Une prime de dépôt est provisoire en assurance dommages et est ensuite ajustée au plus élevé de la prime développée ou de la prime minimale une fois l'exposition réelle déterminée. Les primes différées sont des paiements périodiques de prime, couramment mensuels et généralement sans intérêts. Une facture doit nommer le type de paiement afin que l'assuré ne confonde pas une échéance avec un ajustement d'audit final.
Les frais de producteur nécessitent une piste documentaire séparée lorsque les règles de l'État l'exigent. À New York, lorsqu'un titulaire de licence d'assurance facture une rémunération autre que des commissions de police déductibles des primes, il doit disposer d'un mémorandum écrit signé indiquant les conditions de l'accord, la date et le montant, le montant ou la base devant être communiqué avant que le service soit rendu. La facture doit refléter cet accord au lieu de dissimuler les frais dans la prime.
Un modèle ponctuel suffit pour une seule facture de prime, un avoir de retour de prime ou des frais de producteur déjà documentés dans un accord signé. Il vous donne un relevé de facturation propre à envoyer, enregistrer et rapprocher. Il est moins utile lorsque plusieurs producteurs, clients, périodes de police, remboursements de frais ou frais de service alimentent le même cycle de facturation.
Everhour convient au flux de travail géré lorsque le temps facturable et les dépenses suivis doivent devenir une facture. Les équipes peuvent sélectionner le temps et les dépenses non facturés, prévisualiser la ventilation, générer des lignes de facture par projet, tâche, personne, date ou autre structure disponible, et exporter les brouillons vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Les tâches non facturables restent exclues des totaux facturables, ce qui compte lorsque le travail de service soutient un client mais ne doit pas apparaître sur la facture.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les factures du secteur privé aux États-Unis n'utilisent pas un formulaire de facture fédéral prescrit unique. Pour les registres fiscaux fédéraux, les factures servent de documents justificatifs indiquant les montants et les sources des recettes brutes. Les contrats fédéraux sont différents : les règles FAR définissent les champs d'une facture correcte, notamment les coordonnées du contractant, le numéro de facture, la référence du contrat, les lignes d'articles, les délais de paiement, les coordonnées du bénéficiaire et les données TIN ou EFT lorsque les procédures de l'agence l'exigent.
Oui, une facture d'assurance doit afficher le numéro de police ou de note de couverture lorsque le montant facturé se rapporte à une police spécifique. Les relevés de facturation d'assurance doivent couramment inclure le nom de l'assuré, le nom de l'assureur, le numéro de police ou de note de couverture, le montant, la date et la description du risque. Le numéro évite les paiements mal affectés lorsqu'un même assuré possède plusieurs polices ou plusieurs échéances dues le même mois.
Des frais de producteur peuvent apparaître comme ligne séparée lorsque les frais sont autorisés et documentés conformément aux règles de l'État applicables. New York exige un mémorandum écrit signé pour toute rémunération autre que les commissions de police déductibles des primes, avec les conditions, la date et le montant indiqués. La facture doit refléter cet accord et maintenir les frais distincts de la prime.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture de TVA ou de GST. Les obligations relatives à la taxe sur les ventes et l'utilisation sont imposées par les juridictions des États et locales. L'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service, de sorte qu'une facture d'assurance doit suivre la règle de l'État applicable, l'emplacement du client, le statut d'enregistrement du vendeur et le montant spécifique facturé.
L'absence de contexte de police ralentit le paiement, car le payeur ne peut pas relier le montant facturé au risque assuré. Une ligne doit identifier l'assuré désigné, l'assureur, le numéro de police ou de note de couverture, la période de police, le type de frais et les délais de paiement. Un avoir pour retour de prime nécessite aussi un montant négatif clair ou un libellé de crédit afin de ne pas être traité comme une nouvelle prime due.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les fiches client peuvent contenir les coordonnées, les taxes, les remises et les délais de paiement, tandis que les exports de factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks gardent le statut, le numéro, la date d'émission et le montant visibles dans Everhour.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par membre ou par tâche. Les administrateurs peuvent marquer des tâches spécifiques comme non facturables dans un projet facturable, ce qui garde le service interne des polices ou le travail administratif visible pour la gestion sans l'ajouter à la facture client.
Convertissez le temps facturable approuvé et les dépenses en factures client, excluez le travail non facturable des totaux et exportez les brouillons via Everhour Billing & Invoicing.
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