Everhour transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures, tandis que la facturation des sous-traitants reste régie par les détails du contrat.
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| Description | Qté | Tarif | TVA | Montant |
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Une facture de sous-traitant appuie généralement une demande de paiement précise, comme une facturation mensuelle à l'avancement, un paiement par jalon ou une facture finale. Le document doit renvoyer au contrat de sous-traitance, au nom du projet, à l'adresse du chantier, à la date de facture, au numéro de facture, à la période de facturation, aux conditions de paiement et aux informations de règlement. Pour les travaux de construction, l'approbation dépend souvent de la correspondance entre la facture et le périmètre convenu, plutôt que d'une simple liste d'heures ou de matériaux.
La facturation à l'avancement utilise couramment le pourcentage d'achèvement ou des jalons convenus avant le début des travaux. Un sous-traitant en charpente, par exemple, peut facturer 40 % d'achèvement pour l'ossature murale, ajouter un ordre de modification approuvé pour un blocage supplémentaire, soustraire la retenue et afficher le solde contractuel restant. Cette structure donne au réviseur un chemin direct entre le montant du contrat de sous-traitance et le montant actuellement dû.
Une facture de sous-traitant solide distingue le montant initial du contrat, les modifications approuvées, les facturations antérieures, la facturation actuelle, le montant facturé à ce jour, le pourcentage d'achèvement, la retenue et le solde restant. Un tableau des valeurs aide à organiser la facture par phase ou catégorie de travaux, comme la mobilisation, la main-d'œuvre de gros œuvre technique, les matériaux, l'équipement, les essais et la clôture. Chaque ligne doit indiquer la partie achevée et le montant demandé pour cette période.
Les ordres de modification approuvés méritent leurs propres lignes, car ils ajustent le montant dû en dehors du montant initial du contrat. La retenue doit également être traitée clairement. Les facturations à l'avancement dans la construction retiennent souvent 5 % à 10 % du projet total ou de chaque valeur d'avancement jusqu'à l'achèvement. Dans les contrats fédéraux de construction aux États-Unis, une retenue ne peut être appliquée que lorsque l'avancement satisfaisant n'a pas été atteint, et elle ne peut pas dépasser 10 % du montant estimé approuvé au titre du contrat.
Les États-Unis n'utilisent pas de régime national de facture avec TVA ou GST. Les obligations de taxe sur les ventes et l'utilisation sont imposées par les États et les juridictions locales, et l'imposabilité des services varie selon l'État et le type de service. La Californie taxe généralement les ventes au détail de biens meubles corporels et seulement certains frais de service ou de main-d'œuvre, tandis que le Texas définit 16 grandes catégories de services taxables. Une facture de sous-traitant doit refléter le traitement fiscal requis pour ce lieu de chantier et ce type de travail.
La gestion des renonciations au privilège affecte également le paiement. Les renonciations au privilège dans la construction sont couramment regroupées en renonciations conditionnelles et inconditionnelles pour les paiements à l'avancement et les paiements finaux. Une renonciation doit identifier les travaux, matériaux et le projet spécifiques liés au paiement. Les sous-traitants doivent traiter les renonciations inconditionnelles au privilège comme des décharges finales, car une signature avant l'encaissement effectif du paiement peut créer un risque si le paiement est retardé ou échoue.
Une facture gratuite suffit pour un petit chantier lorsque le montant du contrat est simple, que les ordres de modification sont réglés, que la retenue est claire et que le payeur n'a besoin que d'un PDF ou d'un enregistrement propre. Elle fonctionne aussi pour une facture finale qui n'a pas de dépenses ouvertes, pas de travaux contestés et pas besoin de reconstruire le même format sur plusieurs projets.
Un workflow géré devient nécessaire lorsque le temps facturable suivi, les dépenses facturables, les ordres de modification, la retenue et le transfert vers la comptabilité doivent tous rester connectés. Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants des factures à partir des taux tout en excluant les tâches non facturables, prend en charge les paramètres client et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut vers Everhour.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une facture de sous-traitant doit inclure le nom et l'adresse du sous-traitant, les détails du client ou de l'entrepreneur général, le nom du projet, l'adresse du chantier, la date de facture, le numéro de facture, la référence du contrat ou de l'ordre de travail, la période de facturation, les lignes d'articles, les conditions de paiement, les informations de règlement et le traitement fiscal le cas échéant. Les factures à l'avancement doivent également afficher le montant du contrat, les modifications approuvées, les facturations antérieures, la facturation actuelle, la retenue et le solde restant.
La facturation à l'avancement envoie des factures échelonnées à mesure que le travail est achevé, généralement sur la base de jalons, d'un échéancier de paiement ou d'un pourcentage d'achèvement convenu avant le début du chantier. Un tableau des valeurs répartit le prix du projet entre les tâches ou les phases, afin que chaque facture puisse afficher la partie achevée, le montant facturé pour cette période, les totaux facturés à ce jour et le solde restant.
La retenue doit apparaître clairement afin que le payeur puisse voir le montant brut acquis, la partie retenue et le montant net dû. Les facturations à l'avancement dans la construction incluent souvent une retenue de 5 % à 10 %, selon le contrat et la juridiction. Dans les contrats fédéraux de construction aux États-Unis, la retenue ne peut pas dépasser 10 % du montant estimé approuvé au titre du contrat.
Une facture de sous-traitant n'a besoin d'une taxe sur les ventes que lorsque les règles étatiques et locales applicables l'exigent pour cette vente ou ce service. Les États-Unis n'ont pas de régime national de facture avec TVA ou GST. La taxe sur les ventes et l'utilisation dépend des règles étatiques et locales, du nexus, de l'imposabilité du produit ou du service, et du lieu de vente.
Signer une renonciation inconditionnelle au privilège avant l'encaissement effectif du paiement crée un risque, car le document agit comme une décharge finale pour les travaux, matériaux et le projet couverts. Une renonciation conditionnelle est plus sûre pour un paiement à l'avancement qui a été approuvé mais n'a pas été réglé. La renonciation doit correspondre à la facture exacte, à la période de paiement et au périmètre du projet.
Everhour Billing & Invoicing permet aux équipes de sélectionner le temps facturable et les dépenses non encore facturés, de prévisualiser le détail et de générer une facture sans reconstruire manuellement les feuilles de temps. Il calcule les montants des factures à partir des taux et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Les rapports Everhour peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût par projet, membre ou tâche. Les admins peuvent utiliser ces rapports pour examiner la rentabilité des chantiers des sous-traitants, séparer le travail facturable du temps interne et exporter les enregistrements pour revue de facturation ou archivage.
Convertissez le temps et les dépenses approuvés des sous-traitants en factures prêtes pour les clients avec Everhour Billing & Invoicing, puis gardez le statut des factures connecté à la facturation du projet et au transfert comptable.
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