Les feuilles de temps des employés ont besoin d'heures au niveau des tâches, d'approbations et d'un contexte de coûts. Everhour ajoute ce processus aux projets Asana.
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Utilisez cette page pour structurer les feuilles de temps des employés autour du travail dans Asana, chaque entrée étant liée au projet, à la tâche, à la personne, à la date, à la durée et à la note de travail. Le résultat pratique est un dossier hebdomadaire vérifiable, et non une simple liste d'heures. Un manager doit voir qui a travaillé, où le temps a été consacré et si l'entrée relève du contrôle de la paie, de la facturation client ou de l'analyse interne du projet.
Une bonne feuille de temps employé sépare aussi le temps de travail du contexte du projet. La tâche explique le travail, tandis que la feuille de temps explique le relevé de temps. Gardez la description courte et précise, comme « préparation du démarrage du projet client » ou « revue QA du parcours de connexion ». Des notes vagues comme « admin » ou « mises à jour » ralentissent les approbations, car le réviseur ne peut pas relier l'entrée à un résultat de travail clair.
Chaque ligne de feuille de temps a besoin d'une date de travail, d'un employé, d'un projet, d'une tâche, d'une durée, d'un caractère facturable et d'une description. Des catégories facultatives aident à séparer la prestation client, le support, les réunions et le travail interne. Les taux et les budgets doivent se trouver dans la couche de gestion du temps afin que les heures des employés puissent devenir des coûts, un montant facturable et une progression budgétaire sans reconstruire la semaine dans une feuille de calcul.
Les approbations ont besoin d'un processus clair. Les employés soumettent les heures saisies, les managers examinent les totaux et les détails des lignes, et les corrections ont lieu avant que la paie, la facturation ou le reporting n'utilisent le dossier. Le temps soumis doit rester protégé contre les modifications non contrôlées. Si un manager modifie une entrée, le changement doit avoir suffisamment d'historique pour que l'équipe puisse expliquer le nombre final plus tard.
L'erreur la plus courante consiste à approuver les totaux sans vérifier la combinaison de tâches sous-jacente. Quarante heures peuvent sembler complètes alors que le travail client, le travail interne et le support non facturable sont mélangés. Cela crée des litiges de facturation et affaiblit le reporting des coûts de projet. Examinez d'abord les champs les plus risqués : caractère facturable, sélection de la tâche, totaux quotidiens inhabituellement élevés, descriptions manquantes et entrées ajoutées après coup.
Une autre erreur consiste à utiliser les feuilles de temps des employés uniquement comme justificatif de paie. Une feuille de temps basée sur les tâches doit aussi aider les responsables de projet à voir où la capacité a été utilisée. Si trois employés enregistrent du temps sur le même projet Asana, le rapport doit montrer les totaux du projet, les totaux individuels et le temps facturable par rapport au temps non facturable. Cette vue transforme l'approbation hebdomadaire en contrôle utile des coûts et de la livraison.
Une feuille de temps employé ponctuelle fonctionne pour une petite équipe qui vérifie une semaine de travail Asana. Elle vous donne un dossier propre lorsque le besoin principal est le contrôle, la correction et l'export. La limite apparaît lorsque les mêmes dossiers alimentent aussi les factures, les budgets de projet, le remboursement et le reporting récurrent. Ressaisir les mêmes heures dans des outils séparés crée des erreurs évitables.
Un processus de travail encadré relie le travail dans Asana au temps, aux dépenses, aux budgets et aux rapports dans Everhour. Les contrôles intégrés permettent aux employés d'enregistrer le temps depuis le contexte de la tâche, tandis que les détails de projet et de tâche synchronisés gardent le reporting aligné. Les dépenses permettent d'ajouter des reçus, des catégories basées sur des unités et un impact budgétaire, afin que les feuilles de temps des employés prennent en charge le contrôle de la paie, la facturation client et le contrôle des coûts de projet à partir du même ensemble de dossiers.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps employé pour le travail Asana doit inclure le nom de l'employé, la date de travail, le projet, la tâche, la durée, le caractère facturable et une brève description. Ajoutez des catégories lorsque l'équipe doit séparer la prestation client, les réunions, le support ou le travail interne. Les champs de taux, de coûts et de budgets doivent provenir de la couche de gestion du temps afin que les mêmes entrées prennent en charge le contrôle de la paie, la facturation et le reporting de projet.
Les managers doivent examiner les totaux quotidiens, la sélection des tâches, le caractère facturable, les modifications tardives et les descriptions manquantes avant d'approuver la semaine. La tâche donne le contexte, mais la ligne de feuille de temps prouve le relevé de temps. Un contrôle rigoureux détecte les entrées affectées au mauvais projet, le travail client marqué comme interne et les blocs inhabituellement longs qui nécessitent une meilleure explication.
Le suivi au niveau des tâches donne le dossier le plus propre lorsque le travail est géré dans Asana, car chaque entrée se rattache à l'affectation précise. Le suivi au niveau du projet suffit pour le travail interne général ou les contrats de retainer qui ne nécessitent pas de détail par tâche. La facturation client, le contrôle budgétaire et les approbations des managers fonctionnent généralement mieux lorsque les employés enregistrent le temps sur la tâche sur laquelle ils ont réellement travaillé.
Le plus grand problème de facturation consiste à mélanger le travail facturable et non facturable sous le même total de projet sans libellés au niveau des lignes. Un manager peut approuver le bon nombre d'heures et tout de même envoyer le mauvais montant au client. Gardez le caractère facturable attaché à chaque entrée, et examinez le support, les réunions, les reprises et l'administration interne avant la préparation de la facture.
L'approbation hebdomadaire convient à la plupart des processus de feuilles de temps des employés, car les managers peuvent encore se souvenir du travail et corriger les erreurs avant que les dossiers ne passent aux étapes suivantes. Le contrôle quotidien est utile pour les équipes de prestation client à fort volume ou pour des contrôles budgétaires stricts. L'approbation mensuelle crée davantage de travail de correction, car les notes manquantes, les mauvaises tâches et les entrées tardives deviennent plus difficiles à vérifier.
Everhour Expenses suit les coûts de projet avec le temps des employés, notamment les téléversements de reçus, les catégories de dépenses basées sur des unités et les rapports de dépenses par projet, client, membre, catégorie, plage de dates et caractère facturable. Cela conserve les coûts remboursables et les heures de feuille de temps dans le même dossier de projet pour le contrôle de la rentabilité et des remboursements.
Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps dans les tâches Asana et synchronise les noms de projet, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans sa couche de reporting. Les employés peuvent utiliser des chronomètres ou des entrées manuelles, puis les managers approuvent, rejettent ou approuvent partiellement le temps soumis avant que les rapports, le contrôle de la paie ou la facturation n'utilisent les dossiers.
Suivez les heures des tâches Asana, les dépenses, les approbations et les coûts de projet dans un seul processus de travail encadré. Everhour relie la feuille de temps hebdomadaire aux dossiers qui prennent en charge la facturation, le remboursement et le contrôle de la rentabilité.
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