Everhour relie le temps des tâches Asana aux processus de facturation, afin que la préparation des factures parte du travail de projet approuvé.
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La génération de factures Asana commence avec le travail déjà organisé dans Asana : projets, tâches, personnes assignées, statut, tags et périmètre présenté au client. L'objectif est de transformer ce dossier de travail en lignes facturables sans perdre le contexte de tâche qui explique le montant facturé. Une piste de facturation claire montre quel travail a été effectué, qui l'a fait, s'il était facturable, et à quel client ou projet la charge doit être imputée.
Pour une équipe de services, le résultat pratique n'est pas seulement un total de facture. Vous avez besoin d'un document que le client peut examiner sans échange de suivi. Chaque entrée facturable doit être reliée au bon projet, à la bonne tâche, à la bonne personne, à la bonne date et à la bonne règle de facturation. Le travail interne, les reprises, le temps administratif et les réunions non facturables doivent rester visibles dans les rapports tout en restant exclus du montant dû.
Un processus de facturation utile sépare trois niveaux : l'élément de travail Asana, le relevé de temps ou de coût, et la ligne de facture présentée au client. L'élément de travail explique le service. Le relevé de temps contient la durée, la date, la personne et le caractère facturable. La ligne de facture regroupe ces relevés dans le format attendu par le client, par exemple par projet, tâche, personne ou date.
Par exemple, un client peut vouloir une ligne pour les révisions de design et une autre pour la mise en œuvre, même si les deux proviennent du même projet Asana. Un autre client peut préférer une ligne hebdomadaire par personne. Le bon regroupement dépend du contrat, pas seulement de la structure du projet. Conservez assez de détails pour justifier la facture, mais évitez d'envoyer une liste brute de tâches lorsque le client a approuvé un format récapitulatif.
Les problèmes de facture commencent généralement avant la création de la facture. Une tâche sans caractère facturable renseigné, avec une description peu claire ou avec du temps affecté au mauvais projet crée plus tard un litige de facturation. L'étape de vérification doit contrôler le temps non facturé, les exclusions non facturables, les taux par projet ou par membre, les dépenses facturables, les taxes, les remises et les conditions de paiement avant que la facture ne quitte l'équipe.
La meilleure habitude de vérification est un court cycle de clôture. Approuvez le temps, corrigez les affectations de tâches, confirmez le travail facturable, puis générez la facture à partir des dossiers vérifiés. Cette séquence protège la relation client, car la facture reflète le travail accepté plutôt que des saisies de temps brutes. Elle empêche aussi que le même temps soit réutilisé sur une facture ultérieure.
Un processus de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez un seul projet, un petit nombre d'entrées et un client qui accepte un résumé simple. La vérification manuelle fonctionne encore lorsque la période de facturation est courte et que l'équipe peut confirmer rapidement ce qui doit être facturé. Le risque augmente lorsque plusieurs personnes suivent du temps sur des tâches Asana, que les taux varient ou que les approbations arrivent après la clôture de la période de facturation.
Un processus encadré vous donne un dossier plus solide. Everhour peut superposer planification, temps suivi, approbations, rapports et facturation aux projets Asana afin que la facturation parte de la même structure de travail que celle utilisée chaque jour par l'équipe. Pour les équipes plus grandes, la planification des ressources garde aussi les attentes de charge de travail visibles avant que la période de facturation ne se transforme en vérification de facture précipitée.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Vous avez besoin du projet, de la tâche, de la personne, de la date, de la durée, du caractère facturable et de la base tarifaire pour chaque entrée facturable. Les informations client, les conditions de paiement, les taxes, les remises et les relevés de dépenses comptent aussi lorsqu'ils s'appliquent. Une facture claire utilise ces dossiers pour regrouper le travail en lignes que le client peut reconnaître et approuver.
Une facture doit afficher le niveau de détail attendu par le client selon le contrat. Certains clients ont besoin d'un détail au niveau des tâches pour l'approbation, tandis que d'autres ont besoin d'un résumé par projet ou par phase. Conservez le dossier détaillé des tâches en interne dans tous les cas, car il soutient la facture si le client pose une question sur un poste.
Les corrections les plus difficiles viennent de la création de factures avant que le temps soit approuvé et que le caractère facturable soit vérifié. Cette erreur peut inclure du travail interne dans la facture, laisser du travail facturable de côté ou rattacher du temps au mauvais projet. Vérifiez d'abord le temps non facturé, puis générez la facture à partir des dossiers corrigés.
Les dépenses doivent être enregistrées avec catégorie, description, quantité, montant et caractère facturable avant la création de la facture. Les dépenses facturables peuvent apparaître à côté du temps facturable lorsque l'accord avec le client le permet. Les dépenses non facturables doivent rester dans les rapports de coût du projet sans augmenter le montant dû par le client.
Utilisez un processus de facturation qui marque le temps inclus comme facturé après la création de la facture. Ce statut empêche les mêmes dossiers de réapparaître comme travail non facturé dans le cycle de facturation suivant. Une vérification séparée du statut de facture aide aussi à repérer les tâches rouvertes ou les saisies de temps tardives.
Everhour Resource Planning affiche le travail planifié sur des chronologies visuelles avec des vues par membre et par projet, la capacité hebdomadaire, les écarts de disponibilité, les congés programmés et les comparaisons entre prévu et réalisé. Ce dossier de planification aide les équipes à repérer les périodes surchargées et les attentes mal alignées avant que le travail Asana suivi n'atteigne la vérification de facture.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps et les dépenses facturables suivis en factures client, avec un regroupement des postes selon des structures comme le projet, la tâche, la personne ou la date. Une fois le temps facturé, Everhour le marque comme facturé afin que le même travail ne réapparaisse pas dans la préparation de futures factures.
Planifiez la capacité, approuvez le temps, puis facturez à partir du même dossier de projet Asana. Everhour Resource Planning garde les charges de travail visibles avant que la facturation ne se transforme en corrections.
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