La facturation des agences commence par le temps par tâche, les tarifs et le caractère facturable. Everhour ajoute cette couche de facturation dans les projets Asana.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La facturation client des agences commence avec le même travail que votre équipe gère déjà dans Asana : projets, tâches, personnes assignées, statut, champs personnalisés et tags. La couche de facturation exige que chaque entrée de temps soit liée au bon travail client, pas seulement à un total hebdomadaire. Les 3 heures d'un designer sur des révisions de page d'accueil et les 2 heures d'un stratégiste sur la planification d'une campagne nécessitent un contexte de tâche distinct si le client examine la facture.
Utilisez cette page pour structurer le travail d'agence facturable avant qu'il n'atteigne la comptabilité. Le résultat utile est un enregistrement qui montre qui a travaillé, sur quelle tâche Asana cette personne a travaillé, si le temps est facturable et quel tarif s'applique. Cet enregistrement prend en charge les contrats de retainer, les projets en régie, les revues au forfait et les discussions sur le périmètre sans obliger l'équipe de facturation à reconstituer l'historique du projet à partir des commentaires et des mises à jour de statut.
Les factures d'agence deviennent incorrectes lorsque le travail interne se mélange à la prestation destinée au client. Marquez la production, les révisions, la mise en œuvre et le travail de gestion de compte client approuvés par le client comme facturables uniquement lorsque le contrat le permet. Gardez la planification interne, la formation, les reprises hors périmètre et le suivi commercial disponibles pour les rapports sans intégrer ces heures dans le total de la facture.
Les règles tarifaires nécessitent la même rigueur. Un projet peut utiliser un seul tarif horaire de projet, des tarifs propres aux membres ou une tarification par tâche lorsque l'accord client tarifie le travail différemment. Une configuration propre permet à un consultant senior, à un designer et à un chef de projet de travailler tous dans le même projet Asana tout en facturant correctement. Un caractère facturable manquant ou le mauvais tarif crée des litiges de facture, car le calcul peut sembler correct alors que la règle commerciale est incorrecte.
La facturation des agences est plus solide lorsque le contrôle budgétaire intervient avant l'envoi de la facture. Comparez le temps suivi au budget convenu du projet, puis vérifiez les totaux facturables et non facturables par projet, tâche et personne. Pour un contrat de retainer, ce contrôle montre si l'équipe passe trop de temps en réunions, révisions ou accompagnement du compte client avant la clôture du mois.
Les vérifications budgétaires protègent aussi le travail au forfait. Un projet au forfait nécessite toujours un suivi du temps, car la rentabilité dépend du coût de main-d'œuvre effectivement engagé, pas seulement du prix client. Les résumés de projet doivent afficher le temps total, le budget restant et la répartition entre heures facturables et non facturables. Des rapports détaillés avec ventilation par tâche et par membre donnent aux responsables de compte une base défendable pour les modifications de périmètre et les conversations avec le client.
Une vérification ponctuelle suffit lorsqu'un manager doit examiner un seul projet Asana avant d'envoyer une facture simple. Exportez le rapport pertinent, confirmez le caractère facturable et transmettez le total approuvé à la comptabilité. Ce processus fonctionne pour un petit client, un sprint court ou un nettoyage ponctuel des heures.
Un processus de travail encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes suivent le temps sur des contrats de retainer continus, des tarifs mixtes et des cycles de facturation récurrents. Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans Asana, synchronise les détails des projets et des tâches pour les rapports, prend en charge des seuils d'alerte budgétaire configurables et garde les enregistrements facturables disponibles pour les exports. Les agences obtiennent une piste de facturation reproductible au lieu d'une reconstitution de feuille de calcul de dernière minute.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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La facturation client nécessite la tâche, le projet, la personne assignée, la date, la durée, le caractère facturable et la description de chaque entrée. Les agences doivent aussi conserver les tags ou champs personnalisés qui séparent la campagne, le canal, la phase ou la ligne de service. Ces détails permettent à l'équipe de facturation de regrouper le travail comme le client s'attend à le voir.
Le travail en contrat de retainer nécessite une vue budgétaire récurrente et une séparation claire entre le travail inclus et le travail supplémentaire facturable. Suivez le temps sur les tâches Asana réelles, puis examinez les totaux par projet, personne et type de tâche avant la clôture de la période de facturation. Cela garde visibles la gestion de compte, la production, les révisions et les dépassements.
L'erreur la plus dommageable consiste à approuver un total de facture sans vérifier le caractère facturable et les règles tarifaires au niveau de la tâche ou de la personne. Un nombre total d'heures ne montre pas si le travail interne a été exclu, si un tarif senior s'est appliqué correctement ou si un projet au forfait est resté rentable.
Utilisez le regroupement qui correspond à l'accord client. Le regroupement par projet convient aux contrats de retainer simples et aux résumés de forfaits. Le regroupement par tâche fonctionne mieux lorsque les clients approuvent des livrables détaillés. Le regroupement par personne aide lorsque le contrat utilise des tarifs par membre ou une tarification par rôle. Gardez le rapport interne plus détaillé que la facture destinée au client.
Examinez les budgets clients actifs chaque semaine pour les contrats de retainer continus et avant chaque facture pour le travail par projet. Le contrôle hebdomadaire donne aux responsables de compte le temps de traiter les dépassements avant la clôture de la période de facturation. Le contrôle final de la facture doit confirmer le temps total, le temps facturable, le temps non facturable, les tarifs et toutes les dépenses approuvées.
Everhour Reporting transforme le temps lié à Asana, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports personnalisables avec plus de 45 colonnes, filtres, regroupements, exports et envoi programmé par e-mail. Les agences peuvent examiner le temps facturable, les coûts de main-d'œuvre, le profit, le statut de facture, le contexte des tâches et les totaux clients avant que le travail de facturation ne passe à la comptabilité.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client, en utilisant les tarifs de projet ou de membre tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées selon la structure attendue par le client, comme le projet, la tâche, la personne ou la date.
Transformez le travail des tâches Asana en rapports de facturation programmés avec Everhour, afin que les responsables de compte examinent les budgets clients, le temps facturable et les totaux prêts à facturer avant que la comptabilité ne clôture la période.
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