Everhour ajoute la capacité hebdomadaire, les approbations et les contrôles d'équipe au travail de projet Asana afin que les managers puissent planifier les charges de travail avec des données de temps plus propres.
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Utilisez cette page pour planifier la quantité de travail que chaque personne peut prendre en charge dans les projets Asana sans perdre le contexte des tâches. Le travail concret consiste à comparer les assignations, la capacité hebdomadaire, les congés et le travail suivi avant que le planning ne devienne irréaliste. Une vue utile répond à trois questions : qui est assigné, combien d'heures le travail nécessite et si la personne dispose d'une capacité disponible suffisante.
Considérez Asana comme la source pour les tâches, les projets, les personnes assignées et le statut. Gardez la planification de la capacité liée à cette structure afin que le manager examine le travail réel plutôt qu'une feuille de calcul séparée. La configuration la plus propre associe le travail prévu à des tâches ou des projets, l'assigne à une personne et compare ce plan avec le temps effectivement suivi pendant la semaine.
Un plan de capacité nécessite une capacité hebdomadaire pour chaque membre de l'équipe, des assignations prévues et des congés planifiés. La capacité hebdomadaire à temps plein, à temps partiel et personnalisée doit être traitée séparément, car une personne à 30 heures et une personne à 40 heures ne peuvent pas être évaluées par rapport à la même charge. Les congés doivent réduire la capacité disponible avant que du nouveau travail ne soit assigné.
Utilisez systématiquement le même niveau d'assignation. Une équipe peut planifier au niveau du projet pour une dotation en personnel approximative ou au niveau de la tâche pour un contrôle de livraison plus précis. La planification au niveau des tâches donne aux managers de meilleures données d'écart, car le temps effectivement suivi peut être comparé à un travail précis, et pas seulement au total global du projet.
La principale erreur de capacité consiste à considérer le plan comme terminé une fois les assignations faites. Un processus utile de capacité Asana vérifie la charge prévue par rapport à la réalité suivie à mesure que le travail avance. Si une personne était prévue pour 32 heures de projet mais en enregistre 38 avant vendredi, le manager a besoin de ce signal avant d'assigner plus de travail ou de promettre une date.
Examinez à la fois la surcharge et la capacité inutilisée. Les personnes surallouées créent un risque de livraison, tandis qu'une capacité inutilisée répétée indique des assignations manquantes, des tâches retardées ou des estimations inexactes. La planification de la capacité est plus solide lorsque les managers l'examinent par personne et par projet, puis ajustent les assignations avant le début de la semaine suivante.
Un contrôle ponctuel de capacité suffit pour un petit projet, une seule semaine ou une question rapide de dotation en personnel. Il fonctionne lorsque le manager a seulement besoin de voir qui est surchargé aujourd'hui. Un processus encadré devient nécessaire lorsque les approbations, les périodes verrouillées, les corrections, la planification récurrente, la facturation, le contrôle de la paie ou plusieurs responsables de projet entrent dans le processus.
Everhour apporte cette structure de processus par-dessus le travail Asana. Team Management prend en charge la capacité hebdomadaire, les rôles, les assignations de projets, les groupes d'équipe, les règles de verrouillage, la correction des entrées de temps par les administrateurs, les limites de suivi personnelles et les approbations, afin que les décisions de capacité reposent sur du temps vérifié plutôt que sur des mises à jour informelles.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par la capacité hebdomadaire de chaque personne, soustrayez les congés planifiés, puis assignez le travail aux tâches ou projets Asana. Examinez le plan par personne pour trouver les surcharges et par projet pour trouver les manques de dotation en personnel. Gardez le travail prévu et le temps suivi connectés afin que les managers puissent comparer l'effort attendu avec les heures effectives pendant la semaine.
La planification au niveau des tâches fonctionne mieux lorsque les échéances, les estimations et la responsabilité comptent. La planification au niveau du projet fonctionne pour la dotation en personnel initiale et l'allocation approximative. Utilisez une seule méthode de façon cohérente dans une période de reporting, car mélanger les assignations au niveau des tâches et au niveau des projets peut compter deux fois le travail ou masquer l'origine de la surcharge.
L'erreur courante consiste à ignorer les horaires à temps partiel, les congés et les assignations existantes avant d'ajouter du nouveau travail. Une personne disposant de 24 heures hebdomadaires ne peut pas absorber une assignation de 32 heures parce que le projet en a besoin. La planification de la capacité doit partir des heures disponibles, puis faire correspondre le travail à cette limite.
Examinez la capacité avant le début de la semaine de travail, puis à nouveau lorsque le temps effectivement suivi change la situation. Le contrôle hebdomadaire détecte la surcharge récurrente, tandis que le contrôle en milieu de semaine détecte les écarts urgents. Les managers doivent mettre à jour les assignations lorsque les heures suivies montrent que l'estimation initiale ne correspond plus au planning restant.
Un rapport fiable affiche le membre, le projet, la tâche ou l'assignation, les heures prévues, les heures suivies, le travail restant, la capacité hebdomadaire et le contexte des congés. Le regroupement par personne montre le risque de charge de travail. Le regroupement par projet montre le risque de livraison. Des données de capacité ou de congés manquantes rendent le rapport incomplet.
Everhour Team Management permet aux administrateurs de définir la capacité hebdomadaire, les rôles, les assignations de projets, les groupes d'équipe, les limites de suivi, les règles de verrouillage et les processus d'approbation autour du travail Asana. Les managers peuvent corriger les entrées de temps et protéger les périodes approuvées, ce qui garde les rapports de capacité plus proches des heures que l'équipe a réellement vérifiées.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré, les budgets, les coûts et les données de projet en rapports configurables avec regroupement, filtres, plages de dates et exports. Les managers peuvent examiner le temps par membre, projet, tâche ou client, puis utiliser ces rapports pour repérer les personnes surchargées et les projets qui nécessitent des changements de dotation en personnel.
Connectez les tâches Asana à Everhour Team Management afin que la capacité hebdomadaire, les approbations, les corrections et les périodes verrouillées soutiennent le même plan de charge de travail, en donnant aux managers des heures vérifiées pour de meilleures décisions de dotation en personnel.
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