Les tâches Asana montrent le travail à assigner. Everhour ajoute la couche de temps et d'approbation qui transforme la charge de travail en enregistrements utilisables.
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Utilisez cette page lorsque vous devez voir si le travail actuel du projet Asana correspond aux personnes auxquelles il est assigné. La tâche concrète est simple : relier les tâches, les responsables, les dates, l'effort planifié et le temps consigné afin de repérer la surcharge avant qu'elle ne se transforme en travail manqué, livraison précipitée ou corrections de facturation.
Une vue utile de la charge de travail ne s'arrête pas à qui est responsable de chaque tâche. Elle montre aussi si une capacité suffisante est disponible pour le travail assigné, si les heures sont consommées plus vite que prévu et si les enregistrements hebdomadaires sont assez complets pour la paie, la facturation ou la revue de projet.
Un enregistrement de charge de travail a besoin de quatre éléments : la tâche ou le projet Asana, la personne assignée, l'effort attendu et le temps effectivement enregistré sur le travail. Ajoutez le caractère facturable lorsque le même enregistrement prend en charge la facturation client, et gardez des notes assez claires pour expliquer plus tard les saisies de temps inhabituelles.
Par exemple, une tâche de conception assignée pour 6 heures devient plus utile lorsque l'enregistrement suivi montre 2 heures de recherche, 3 heures de production et 1 heure de révisions. Cette répartition aide un manager à rééquilibrer les futures tâches sans traiter chaque heure comme le même type de travail.
La décision principale dans la gestion de la charge de travail consiste à savoir si les affectations correspondent encore à la réalité. L'effort planifié donne le point de départ, mais le temps suivi montre où le travail s'étend, est bloqué ou se termine tôt. Examinez les deux par personne et par projet afin qu'un projet chargé ne masque pas une personne ayant trop de travail au total.
Les erreurs courantes consistent à utiliser les estimations une seule fois sans jamais les mettre à jour, à suivre le temps uniquement au niveau du projet et à approuver les enregistrements hebdomadaires sans vérifier les valeurs aberrantes. Une personne qui consigne 10 heures sur une tâche estimée à 3 heures a besoin d'une raison claire, d'une estimation corrigée ou d'une affectation modifiée.
Un contrôle ponctuel de la charge de travail suffit lorsque vous devez seulement examiner un projet, une semaine ou une question de dotation en personnel. Vous pouvez lister les tâches, les responsables, les heures planifiées et les heures réelles, puis décider s'il faut déplacer du travail ou modifier les dates d'échéance.
Un processus géré devient nécessaire lorsque les données de charge de travail alimentent la paie, la facturation, les budgets ou la planification récurrente de la capacité. Everhour prend en charge ce processus plus long avec des Timesheets soumises, l'approbation du manager, l'approbation partielle, le rejet et le verrouillage du temps approuvé, afin que les enregistrements hebdomadaires de charge de travail restent examinables avant de devenir des enregistrements financiers.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par chaque personne, pas par chaque projet. Listez les affectations Asana actives, l'effort planifié, les dates d'échéance et le temps réellement consigné pour la même période de revue. Comparez ensuite la charge de travail totale par personne avec la capacité disponible. Cela détecte le cas courant où un membre d'équipe semble aller bien dans un projet, mais est surchargé sur plusieurs projets.
Utilisez la tâche, le projet, la personne assignée, l'effort planifié, le temps effectivement consigné, le caractère facturable, le statut d'approbation et les notes. L'effort planifié montre l'hypothèse de dotation en personnel. Le temps effectivement consigné montre la pression de livraison. Le statut d'approbation vous indique si l'enregistrement est prêt pour la paie, la facturation ou les rapports. Les notes expliquent les exceptions sans obliger un manager à reconstruire la semaine plus tard.
Suivez-la au niveau de la tâche et examinez-la par personne. Les enregistrements au niveau des tâches préservent le contexte du travail, tandis que les synthèses au niveau des personnes montrent la capacité et la surcharge. Le suivi uniquement par projet masque le travail qui a causé les heures, et le suivi uniquement par personne perd le lien avec la tâche Asana qui nécessitait une attention particulière en matière d'affectation.
La plus grande dérive vient du fait de traiter les estimations comme fixes après le début du travail. Les estimations doivent être examinées par rapport au temps réellement consigné. Une tâche qui dépasse régulièrement son estimation modifie la charge de travail restante, même si la date d'échéance reste la même. Les managers doivent ajuster les affectations avant que le dépassement ne s'étende à la semaine suivante.
Le caractère facturable sépare la prestation destinée au client du travail interne, mais les deux consomment quand même de la capacité. Un membre d'équipe avec 30 heures facturables et 10 heures non facturables a une charge de travail de 40 heures. Exclure le travail non facturable de la revue de capacité rend la disponibilité meilleure qu'elle ne l'est.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail afin que les managers puissent examiner le temps avant la paie, la facturation ou les rapports. Les membres d'équipe soumettent leurs heures pour approbation, et les managers peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement ou verrouiller les enregistrements après revue.
Everhour Resource Planning affiche les affectations sur une chronologie visuelle par membre ou par projet. Les managers peuvent comparer la capacité planifiée avec le temps suivi, tenir compte des congés et signaler les personnes en surallocation avant qu'un nouveau travail Asana ne soit assigné.
Suivez les heures approuvées, verrouillez les périodes examinées et gardez les enregistrements de charge de travail Asana prêts pour la paie, la facturation et la planification. Everhour transforme la revue hebdomadaire du temps en processus d'approbation durable.
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