Les équipes RH gèrent les relevés de temps dans le travail Asana, tandis qu'Everhour ajoute le suivi, les budgets, les approbations et les rapports autour de ces tâches.
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Cette page s'adresse aux équipes RH qui coordonnent le travail dans Asana et ont besoin de relevés de temps fiables liés à des tâches, projets et personnes réels. L'objectif pratique est un relevé exploitable de qui a travaillé sur quoi, quand le temps a été enregistré, s'il doit être approuvé, et comment il affecte le budget ou les rapports de coûts.
Un processus RH clair sépare le statut des tâches de la responsabilité relative aux relevés de temps. Asana peut rester l'endroit où le travail est attribué et mis à jour, tandis qu'Everhour conserve les entrées de temps, les taux, les budgets, les approbations et les rapports liés à ces tâches. Cette structure aide les RH à examiner les schémas de dotation en personnel sans demander aux employés de reconstituer leur semaine de mémoire.
Une entrée de temps utile nécessite l'employé, la tâche, le projet, la date, la durée, la description du travail et le caractère facturable lorsque du travail client est concerné. Les RH ont également besoin du statut d'approbation avant que la paie ou la facturation utilise le relevé. L'absence de contexte de tâche crée des rapports faibles, car les heures ne peuvent pas être reliées au travail qui les a produites.
Les taux et les budgets comptent lorsque les RH soutiennent la planification des effectifs ou la revue des coûts client. Les taux utilisateur, les budgets de temps, les budgets de coûts et le temps effectivement enregistré transforment l'activité des tâches en données de dotation en personnel et de dépenses. Par exemple, un projet d'opérations de recrutement peut afficher le temps par tâche pour la présélection, les entretiens, la coordination et les rapports, au lieu d'un total hebdomadaire indifférencié.
Le suivi du temps RH se dégrade lorsque les employés enregistrent leur temps tardivement, omettent les descriptions ou rattachent des heures à des projets généraux au lieu de la tâche qui explique le travail. Ces erreurs ralentissent les approbations et masquent la différence entre travail planifié, travail administratif et reprises. Une courte entrée quotidienne avec une tâche et une note claire est plus utile qu'un résumé soigné du vendredi.
Le circuit d'approbation a aussi besoin d'une date limite. Les RH doivent définir qui examine le temps soumis, quand les corrections doivent avoir lieu, et quelles périodes sont clôturées après approbation. Les périodes verrouillées protègent les relevés contrôlés contre des modifications ultérieures, tandis que les notes de correction donnent à la paie, à la facturation et aux managers une raison claire pour tout changement.
Un outil gratuit ponctuel suffit lorsque les RH doivent vérifier un seul projet, résumer une semaine ou collecter un petit lot d'entrées de temps à examiner. Il fonctionne mieux lorsque les enjeux sont faibles, que l'équipe est petite et que le relevé final n'a pas besoin d'approbations récurrentes, d'alertes budgétaires ou d'exports.
Un processus encadré convient aux opérations RH récurrentes. Everhour peut se placer au-dessus du travail Asana afin que le temps suivi alimente les budgets, la revue d'approbation et les rapports sans double saisie. C'est important lorsque les RH ont besoin de relevés reproductibles pour les contrôles de paie, les décisions de dotation en personnel, la visibilité sur les coûts de projet ou une passation au service financier à chaque période de paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les RH doivent exiger que chaque entrée inclue la personne, la date, la tâche, le projet, la durée et une courte description du travail. La tâche doit décrire l'activité réelle, comme les documents d'intégration, la coordination des entretiens, la revue des politiques ou l'assistance relative aux avantages sociaux. Les entrées limitées à un projet général rendent les rapports de dotation en personnel moins utiles.
Les relevés de temps utilisés pour le contrôle de la paie doivent passer par une étape d'approbation avant de devenir définitifs. La personne chargée de la revue vérifie les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les affectations de projet incorrectes, les modifications tardives et les entrées qui nécessitent une description plus claire. Les périodes approuvées doivent être verrouillées afin que les changements ultérieurs ne modifient pas les totaux contrôlés.
Les RH doivent suivre le temps administratif séparément lorsqu'il affecte la capacité, les coûts ou les rapports. Les réunions internes, l'assistance aux employés, le travail de conformité, les tâches de recrutement et les services RH facturables au client répondent à des questions de gestion différentes. Des catégories de tâches séparées rendent les rapports plus faciles à lire et empêchent les frais généraux courants de se mélanger au travail de livraison de projet.
La reconstitution tardive est la plus grande erreur. Les employés qui saisissent une semaine complète de mémoire choisissent souvent des catégories générales, manquent de courtes tâches et arrondissent les entrées de façon trop importante. Les RH obtiennent de meilleurs relevés lorsque les personnes enregistrent le temps sur les tâches Asana en cours pendant la journée de travail ou ajoutent des entrées manuelles le jour même avec une note spécifique.
Les RH peuvent comparer les heures enregistrées par personne, projet et type de tâche afin de repérer les surcharges répétées, les capacités sous-utilisées et le travail qui dépasse régulièrement les estimations. La vue utile ne se limite pas au total des heures. Les RH ont besoin du contexte de la tâche qui explique si le temps provient d'un travail planifié, de demandes d'assistance, de reprises ou d'une charge administrative.
Everhour Project Budgeting permet aux équipes RH et opérations de suivre des budgets fondés sur les heures ou sur l'argent autour des projets Asana, y compris des périodes budgétaires récurrentes et des alertes e-mail configurables. La protection budgétaire peut arrêter l'enregistrement supplémentaire après le dépassement d'un budget, ce qui maintient les revues de dotation en personnel et de dépenses liées aux limites actuelles.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires par projet et les heures travaillées par personne afin que les managers puissent approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications par les membres ordinaires, ce qui donne aux RH un relevé plus propre avant que la paie, la facturation ou les rapports utilisent les données.
Suivez le travail Asana avec Everhour Project Budgeting afin que les heures approuvées, les limites récurrentes, les alertes et les rapports soutiennent la revue RH et la passation au service financier avec moins de ressaisie.
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