Everhour fait passer le temps des tâches Asana par les approbations, le caractère facturable et les rapports afin que les factures partent des heures contrôlées.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez ce processus lorsque les tâches existent déjà dans Asana et que la facturation client dépend des heures associées à ces tâches. Le résultat pratique est un relevé d'heures facturables contrôlé : tâche, projet, personne, date, durée, caractère facturable et notes qui expliquent le travail. Un chef de projet, un comptable ou un responsable d'agence peut ensuite séparer le travail de livraison facturable au client de la coordination interne avant la facturation.
Asana contient les noms des tâches, les personnes affectées, les statuts, les tags et les champs personnalisés. Everhour s'appuie sur cette structure de travail avec des chronomètres, des saisies manuelles, des tarifs, des approbations, la gestion du facturable et du non facturable, ainsi que des rapports. Le résultat est une piste d'heures facturables qui suit le contexte de tâche déjà utilisé par votre équipe, au lieu d'une feuille de calcul séparée que quelqu'un reconstruit au moment de facturer.
Commencez par les champs dont un réviseur a besoin avant qu'une facture quitte le statut de brouillon. Chaque saisie doit inclure la personne qui a effectué le travail, la tâche et le projet Asana, la date enregistrée, la durée en minutes ou en heures, le caractère facturable et une brève description. Les catégories n'aident que lorsque l'équipe les utilise de façon cohérente. Le statut d'approbation compte, car les heures non approuvées doivent être contrôlées avant d'atteindre une facture client.
Gardez les décisions de tarif en dehors des notes individuelles. Utilisez un tarif de projet lorsque tout le travail est facturé de la même manière, des tarifs par membre lorsque les rôles ont des prix différents, et des tarifs par tâche lorsqu'une activité précise comporte son propre prix. Marquez certaines tâches comme non facturables lorsque l'accord de facturation les exclut, et gardez les exceptions de tarif par membre visibles dans le rapport avant que les totaux passent à la comptabilité.
L'erreur courante dans la facturation Asana consiste à considérer tout le temps de projet suivi comme facturable. Un meilleur relevé sépare le contexte de travail de la tâche de son traitement de facturation. Un projet facturable peut tout de même contenir des tâches non facturables, et une personne peut avoir une exception de tarif propre au projet. Ces décisions doivent se trouver dans les paramètres de facturation et les rapports, plutôt que dans des notes qui disparaissent pendant la revue de la facture.
Contrôlez les liens de tâches manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les exceptions de caractère facturable et les changements de tarif avant que les totaux atteignent la comptabilité. Le temps saisi après la fin du travail nécessite le même contrôle que les saisies basées sur un chronomètre, car les saisies manuelles et antidatées sont celles qui soulèvent le plus facilement des questions d'audit. Un outil de suivi clair montre qui a enregistré du temps, à quelle tâche il appartient, pourquoi il est facturable et si un responsable l'a approuvé.
Un outil de suivi ponctuel suffit pour une petite facture, un projet court ou un contrôle unique d'heures déjà collectées. Il fonctionne lorsqu'une seule personne détient la décision, que les règles de tarif sont simples et que le client accepte une ventilation basique par tâche ou par projet. Le risque commence lorsque plusieurs personnes modifient le temps, changent les tarifs ou décident après coup quelles saisies sont facturables.
Everhour ajoute cette couche durable en plaçant les chronomètres et la saisie manuelle du temps dans Asana, en synchronisant le contexte des tâches pour les rapports et en faisant passer les heures hebdomadaires de projet et de travail par l'approbation des feuilles de temps. Les saisies approuvées ou rejetées, les périodes verrouillées, le caractère facturable et les rapports exportables donnent aux réviseurs de facturation et de paie un relevé qu'ils peuvent utiliser sans reconstruire la semaine.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque saisie doit relier la durée à une tâche et à un projet Asana précis, puis inclure la personne, la date enregistrée, le caractère facturable, la description et le statut d'approbation. Cette structure permet à un réviseur de regrouper le travail par livrable client au lieu de rechercher des totaux hebdomadaires sans contexte. Le suivi au niveau des tâches rend aussi les exceptions non facturables visibles avant la finalisation des totaux de facture.
Les heures doivent rester en dehors lorsque le contrat, la politique de facturation ou l'approbation du client les marque comme non facturables. Un outil de suivi doit conserver ces saisies pour l'analyse du projet tout en les excluant de la facturation au client. Les marqueurs non facturables au niveau des tâches, les exceptions de tarif par membre et les notes d'approbation gardent l'exclusion visible pendant le contrôle.
Utilisez les saisies au chronomètre pour le travail capturé au moment où il est effectué et les saisies manuelles pour le temps enregistré après la fin du travail. Le niveau de contrôle reste le même : durée, tâche, date, description, caractère facturable et approbation. Un outil de suivi clair identifie la façon dont le temps a été saisi afin que les réviseurs puissent examiner les changements antidatés avant la facturation.
La valeur facturable vient du tarif attribué au projet, à la personne ou à la tâche. Un tarif unique de projet fonctionne pour une tarification uniforme, les tarifs par membre prennent en charge une tarification selon les rôles, et les tarifs personnalisés par tâche prennent en charge une tarification propre à l'activité. Les rapports deviennent peu fiables lorsqu'un tarif change sans date de coupure ou lorsque les exceptions de tarif restent en dehors du système de suivi.
Les liens de tâches manquants, un mélange de statuts facturables et non facturables, des saisies non approuvées, des tarifs obsolètes et des exceptions non facturables enfouies dans les commentaires créent des retards de facturation. Un réviseur doit voir la source du travail, la source du tarif, la personne, la date et le statut d'approbation au même endroit. Un rapport clair permet à la comptabilité de confirmer les totaux sans reconstruire l'historique du projet.
Everhour Timesheets collecte les heures hebdomadaires de projet et de travail issues du travail connecté à Asana afin que les membres de l'équipe puissent soumettre une semaine contrôlée. Les administrateurs peuvent approuver, rejeter, approuver partiellement et verrouiller le temps soumis, donnant aux réviseurs de facturation et de paie un relevé contrôlé avant que les heures deviennent des données de facturation.
Après approbation, Everhour Billing & Invoicing peut générer des factures à partir du temps facturable non encore facturé et des dépenses facturables non encore facturées. Il calcule les montants à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables tout en excluant le travail non facturable, puis marque le temps comme facturé afin que les mêmes heures n'apparaissent pas sur une facture ultérieure.
Everhour Timesheets permet aux équipes de soumettre des heures hebdomadaires de projet et de travail, d'approuver ou de rejeter les saisies, et de verrouiller le temps contrôlé avant que les factures avancent avec une revue de facturation plus claire.
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