Les projets Asana contiennent le travail, et Everhour relie le temps suivi, les dépenses et les dossiers de facturation pour une vérification avant facturation.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
La facturation Asana s'adresse aux équipes qui gèrent le travail client dans Asana et ont besoin d'un dossier de facturation lié à de vraies tâches, et non à des notes reconstituées. Le travail pratique est simple : collecter le temps approuvé, identifier le travail facturable et non facturable, ajouter les dépenses du projet, appliquer les tarifs et les conditions, puis produire une facture destinée au client qui correspond au dossier du projet.
Ce processus convient aux contrats de services récurrents d'agence, aux projets de conseil, aux travaux de mise en œuvre, aux sprints de développement et à tout engagement client où les tâches, les responsables et le statut existent déjà dans Asana. La facture doit afficher assez de détails pour que le client reconnaisse le travail, tout en conservant les données de contrôle interne, comme le coût, la marge ou l'effort non facturable, dans les rapports plutôt que sur le document client.
L'exactitude des factures dépend des champs capturés pendant que le travail se déroule. Chaque saisie de temps doit inclure la tâche ou le projet, la date, la personne, la durée, la description et le caractère facturable. Les tarifs transforment le temps approuvé en montants facturables, tandis que les saisies non facturables restent disponibles pour l'analyse des marges sans être facturées au client.
Les dépenses nécessitent la même discipline. Un élément remboursable doit porter le projet, la catégorie, le montant, le reçu et le caractère facturable avant la préparation de la facture. Une ligne de facture type peut indiquer : « QA du site web, 5 mars 2026, 3,5 heures, tarif horaire de 125 $ ». Une ligne de dépense séparée peut afficher des frais de test logiciel approuvés par le client, le reçu étant conservé dans le dossier des coûts du projet.
L'erreur de facturation la plus courante consiste à attendre la fin du mois pour décider de ce qui doit figurer sur la facture. La mise au propre tardive crée du travail en double, car une même tâche peut contenir du temps destiné au client, un contrôle interne et des dépenses remboursables. Séparez ces dossiers avant le contrôle de facturation afin que la facture n'inclue que les éléments facturables approuvés.
Le regroupement des lignes de facture compte aussi. Certains clients veulent des totaux par phase de projet, d'autres veulent le détail par tâche, personne ou date. Choisissez le regroupement qui correspond à l'accord client, puis conservez-le de manière cohérente d'une facture à l'autre. Changer la structure à chaque cycle de facturation rend la facture plus difficile à rapprocher des approbations, des bons de commande ou du budget retenu.
Une facture ponctuelle fonctionne lorsque le projet est petit, que le client accepte une ventilation simple et que la période de facturation comporte peu de saisies. Dans ce cas, vous avez besoin de descriptions de tâches propres, du temps final approuvé, de toutes les dépenses facturables, des modalités fiscales ou de remise prévues dans l'accord client, et d'une date d'échéance claire.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes saisissent du temps, que les dépenses nécessitent des reçus, que les budgets influencent les approbations ou que les factures alimentent la comptabilité. Everhour peut s'intégrer aux projets Asana avec le suivi intégré, les dépenses facturables, la génération de factures et les rapports, afin que les dossiers approuvés passent du travail sur les tâches au contrôle de facturation sans reconstruire la facture à la main.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par examiner la période du projet, le temps de tâche approuvé, le caractère facturable, les tarifs, les dépenses et les conditions client. Conservez les notes internes, le travail non facturable et les détails de marge dans les rapports. La facture doit contenir le dossier de travail destiné au client, la base tarifaire convenue, toutes les dépenses approuvées et les conditions de paiement nécessaires au recouvrement.
Chaque dépense facturable doit inclure le projet, la catégorie, la description, le montant, la date et le reçu justificatif lorsque le client ou le processus comptable l'exige. Les catégories à l'unité sont utiles pour les frais récurrents comme les frais kilométriques, les copies ou les matériaux, car la quantité et le prix unitaire expliquent le total sans échanges supplémentaires.
Regroupez les lignes de facture selon la structure que le client s'attend à approuver. Le projet, la tâche, la personne, la date et la catégorie de dépense sont des vues de contrôle courantes. Un client qui achète un forfait mensuel d'honoraires récurrents a généralement besoin d'une vue résumée, tandis qu'un client qui approuve un travail en régie a souvent besoin d'un détail au niveau de la tâche ou de la date.
Mélanger le travail client facturable avec la coordination interne dans le même dossier de facturation provoque des litiges évitables. Gardez les réunions non facturables, le suivi commercial, le nettoyage administratif et les reprises séparés de la livraison approuvée par le client. Le rapport complet du projet peut toujours afficher ces heures pour l'analyse de rentabilité, mais la facture ne doit facturer que le travail facturable approuvé.
Les dépenses remboursables approuvées doivent figurer sur la facture lorsque l'accord client autorise la refacturation. Gardez-les séparées des lignes de main-d'œuvre afin que le client puisse examiner les heures et les coûts indépendamment. Les pièces jointes ou les dossiers de reçus doivent rester disponibles pour la comptabilité, la vérification client et le contrôle du remboursement.
Everhour Expenses enregistre les coûts de projet avec des images ou PDF de reçus, des catégories à l'unité, le caractère facturable et des contrôles d'inclusion budgétaire. Les équipes peuvent garder les dépenses remboursables liées au même contexte de projet Asana que le temps suivi, puis inclure les dépenses facturables approuvées dans les factures et les rapports de dépenses.
Everhour Billing & Invoicing utilise le temps facturable suivi, les tarifs de projet ou de membre, et les dépenses facturables pour générer des factures tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par projet, tâche, personne, date ou autre ventilation disponible, puis exportées vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Suivez les heures approuvées et les dépenses remboursables par rapport aux projets Asana, puis utilisez Everhour pour relier les reçus, les dossiers facturables, les factures et les rapports de dépenses afin d'obtenir une facturation client plus propre.
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