Everhour relie le travail Asana suivi à la facturation et à l'émission de factures, afin que les montants facturés au client proviennent de dossiers de projet approuvés.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
L'activité de projet Asana devient un processus de facturation client lorsque les tâches, le temps, les tarifs et les décisions de facturation suivent la même structure. L'objectif pratique est un dossier facturable qui relie chaque montant facturé à un projet, une tâche, une personne, une date, un tarif et une décision de facturation. Asana reste l'endroit où le travail est organisé, tandis que la couche de facturation transforme le travail terminé en frais client contrôlables.
Un dossier de facturation utile sépare l'avancement de la tâche de son traitement commercial. La personne qui effectue le travail enregistre le temps sur la bonne tâche Asana, indique si le travail est facturable ou non facturable selon l'engagement, et ajoute suffisamment de contexte pour le contrôle. Le manager vérifie la période avant que ces entrées ne deviennent des données d'entrée de facture.
La facturation client se dégrade lorsque l'équipe traite chaque heure enregistrée de la même façon. Un appel de découverte, un contrôle qualité interne ou un élément de reprise peut appartenir à l'historique du projet sans appartenir à la facture client. La décision de facturation relève du niveau de la tâche ou de l'entrée, pas de la mémoire d'un manager en fin de mois.
Définissez la règle client avant le début du travail : forfait fixe, tarif horaire de projet, tarif horaire par membre ou tarif au niveau de la tâche. Ensuite, gardez le travail non facturable visible pour le contrôle de la marge tout en l'excluant des frais client. Un contrôle de facturation propre montre le travail facturé, le travail exclu et la raison pour laquelle chaque élément exclu est resté hors de la facture.
Une facture prête pour le client nécessite plus que le total des heures. Le contrôleur doit voir le client, le projet, la plage de dates, les noms des tâches, les personnes, le caractère facturable, les tarifs, les dépenses, les taxes, les remises, les conditions de paiement et le regroupement de la facture. Le regroupement compte, car un client peut attendre une ligne par projet, tandis qu'un autre attend un détail par tâche, personne ou date.
Par exemple, une tâche de design peut apparaître comme 3,5 heures facturables à 120 $ par heure, regroupées sous la phase du projet et appuyées par le titre de la tâche. Une dépense remboursable nécessite une catégorie, une description, une quantité, un montant et un caractère facturable. Des champs complets réduisent les litiges de facture, car les frais peuvent être retracés jusqu'au dossier de travail.
Un outil gratuit ponctuel suffit lorsque vous devez préparer une seule facture à partir d'heures et de dépenses déjà approuvées. Il suffit aussi pour un projet client simple avec un seul tarif, une seule période de facturation et aucune piste d'approbation au-delà du contrôle final d'un manager.
Un processus encadré convient au travail client récurrent. Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures, calcule les montants à partir des tarifs, exclut les tâches non facturables, applique les valeurs par défaut du client et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Cela garde les tâches Asana reliées aux dossiers de facturation sans reconstruire la facture depuis zéro à chaque cycle.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Utilisez le travail terminé et approuvé, lié au bon projet Asana, à la bonne tâche, date, personne et règle de facturation. Les données d'entrée de facturation client doivent inclure le temps facturable, les dépenses facturables et suffisamment de contexte de tâche pour expliquer les frais. La planification interne, les reprises non payées et le nettoyage administratif doivent rester visibles dans les dossiers de projet sans être ajoutés à la facture client.
Séparez-les avant le contrôle de la facture, au niveau de la tâche ou de l'entrée. Les entrées facturables portent les frais client, tandis que les entrées non facturables restent disponibles pour le reporting et l'analyse de marge. Cela empêche une facture d'apparence propre de masquer des efforts non payés, et cela évite que le travail interne soit facturé accidentellement.
Utilisez le regroupement que le client s'attend à approuver. Le regroupement par projet fonctionne pour les contrats de retainer à périmètre large, le regroupement par tâche fonctionne pour un contrôle détaillé des livrables, le regroupement par personne fonctionne pour les prestations de renfort en personnel, et le regroupement par date fonctionne lorsque le client vérifie l'activité quotidienne. Le meilleur regroupement correspond à l'accord commercial et garde chaque ligne traçable.
Les litiges de facturation commencent souvent lorsqu'un total apparaît sans contexte au niveau des tâches. Un client peut contester des frais si la facture affiche des heures et de l'argent, mais aucun projet, aucune tâche, aucune date, aucune personne ni aucune description clairement indiqués. Gardez le dossier source suffisamment détaillé pour que le contrôleur puisse répondre d'où viennent les frais.
Les dépenses facturables doivent apparaître avec les heures facturables lorsque l'accord client autorise le remboursement ou la refacturation des coûts. Chaque dépense nécessite une catégorie, une description, une quantité, un montant et un caractère facturable. Les dépenses non facturables doivent rester dans le reporting des coûts de projet afin que la rentabilité reste exacte, mais elles ne doivent pas augmenter la facture client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable et les dépenses suivis en factures. Il calcule les montants des factures à partir des tarifs, exclut les tâches non facturables, prend en charge les valeurs par défaut des clients et la personnalisation des factures, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec synchronisation du statut de facture vers Everhour.
Everhour synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags dans le reporting. Les équipes peuvent contrôler le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les détails de projet associés dans des rapports configurables avant que les dossiers de facturation ne passent en comptabilité.
Suivez le temps approuvé des tâches Asana, séparez le travail facturable du travail non facturable et créez des factures client à partir des mêmes dossiers de facturation. Everhour garde le travail de projet relié aux totaux prêts à facturer.
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