Everhour ajoute des chronomètres, des saisies manuelles, des validations et des rapports aux flux de travail Asana afin que le temps par tâche devienne des feuilles de temps prêtes à être contrôlées.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Un outil de feuille de temps Asana sert à transformer une activité de tâches dispersée en relevé hebdomadaire par personne, projet, tâche, date et description. Le résultat pratique est une feuille de temps qui montre qui a travaillé, où le temps a été passé, quelles saisies sont facturables et quelles heures doivent être validées avant d'arriver à la paie, à la facturation ou aux rapports de gestion.
Le relevé utile commence au niveau de la tâche, car c'est là que le travail dispose déjà de son contexte. Un designer qui enregistre 2,5 heures sur une tâche de page d'accueil, avec le bon projet, la bonne date et la bonne description, donne à un manager plus qu'un total d'heures. Cela montre l'élément de travail, la personne responsable et le projet client ou interne qui a absorbé le temps.
Une feuille de temps fiable a besoin d'une durée, d'une date, d'une personne, d'une tâche, d'un projet et d'une courte description du travail. Les équipes qui facturent des clients ont aussi besoin du caractère facturable, et les données de coût ou de tarif appartiennent à la couche de reporting utilisée par les managers. Des catégories facultatives aident lorsque la même tâche inclut différents types de travail, comme la conception, le QA ou la gestion de projet.
Le statut de validation est important, car une saisie non contrôlée ne doit pas avoir le même poids que du temps validé. Les managers ont besoin d'un endroit pour valider, rejeter ou demander des corrections avant que les rapports soient utilisés pour les factures ou le contrôle de la paie. Une période verrouillée empêche aussi des modifications ultérieures de changer un relevé après que l'équipe a déjà clôturé la semaine.
L'erreur la plus fréquente consiste à enregistrer le temps dans de grands blocs de projet alors que la tâche existe déjà dans Asana. Les saisies générales donnent l'impression que les totaux hebdomadaires sont complets, mais elles suppriment le niveau de détail nécessaire pour expliquer les changements de périmètre, les litiges de facturation ou les estimations non respectées. Le temps lié à une tâche précise donne aux managers une trace plus propre.
Une autre erreur consiste à mélanger le travail facturable et non facturable dans une seule saisie. Un appel client, une revue interne et une reprise due à l'équipe peuvent appartenir au même projet, mais ils n'appartiennent pas toujours à la même catégorie de facturation. Des saisies séparées permettent de mieux défendre les totaux de facture, le taux d'utilisation et les rapports de coûts de projet.
Un contrôle ponctuel de feuille de temps suffit lorsque vous devez examiner un projet, une personne ou une semaine. Collectez les saisies de tâches, vérifiez les dates et les descriptions, confirmez le caractère facturable et validez le relevé final. Ce processus fonctionne pour un petit nettoyage ou une courte mission client.
Un flux de travail encadré devient nécessaire lorsque le temps des tâches Asana alimente un contrôle récurrent de la paie, la facturation client, les rapports de coûts et les budgets de projet. Everhour prend en charge ce flux plus long avec des chronomètres et des saisies manuelles de temps dans Asana, des contrôles de validation, des périodes verrouillées, des rappels et des rapports qui transmettent le temps validé à la facturation, à la budgétisation, à l'émission de factures et au contrôle de la paie.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Une feuille de temps Asana doit inclure la personne, la date, le projet, la tâche, la durée, la description du travail, le caractère facturable et le statut de validation. Les équipes centrées sur le client ou sur les coûts ont aussi besoin des tarifs, des données de coût et du contexte budgétaire du projet dans la couche de reporting afin que le temps validé puisse appuyer les factures, le contrôle de la paie et les vérifications de performance du projet.
La saisie quotidienne crée des relevés plus propres, car la tâche, la date et la description sont encore fraîches. Le nettoyage hebdomadaire fonctionne encore lorsque l'équipe examine chaque tâche avant soumission, mais il augmente le risque de descriptions vagues, de petites tâches manquantes et de temps arrondi qui ne correspond pas au schéma réel de travail.
Les managers doivent vérifier les jours manquants, les totaux quotidiens inhabituels, les descriptions vagues, le caractère facturable et les saisies enregistrées sur la mauvaise tâche ou le mauvais projet. Le contrôle doit avoir lieu avant que les rapports, les factures ou les fichiers de paie utilisent le temps. Les saisies validées deviennent ensuite le relevé de travail pour cette période.
Le plus gros problème de facturation vient du fait de laisser le caractère facturable flou. Une tâche peut inclure du travail facturable au client, de la coordination interne et un nettoyage non facturable. Séparez les saisies selon le traitement de facturation afin que les factures incluent les bonnes heures et que les rapports conservent malgré tout une vue complète de la charge de travail.
Une description utile nomme le travail terminé, pas toute la mission. « Mise à jour du texte du tableau de prix après les commentaires du client » apporte plus de valeur à un contrôleur que « travail sur le site web ». Les descriptions doivent rester courtes, mais elles doivent contenir assez de détails pour expliquer la saisie lors du contrôle de facturation ou de l'analyse du projet.
Everhour Time Tracking permet aux utilisateurs de démarrer des chronomètres ou d'ajouter des saisies manuelles depuis les tâches Asana, puis achemine ces heures vers des feuilles de temps à contrôler. Les administrateurs peuvent utiliser les validations, les périodes verrouillées, les rappels et les règles de chronomètre avant que le temps validé passe dans les rapports, la facturation, l'émission de factures, la budgétisation ou le contrôle de la paie.
Everhour Reporting transforme le temps enregistré sur les tâches Asana en rapports configurables avec des colonnes pour le projet, la tâche, le membre, les commentaires, le temps facturable, le coût, les métriques budgétaires et le statut de facture. Les équipes peuvent exporter les rapports au format CSV, Excel/XLSX ou PDF pour un contrôle dans un tableur, un partage avec le client ou des besoins d'archivage interne.
Suivez le temps par tâche là où le travail se fait, validez-le avant clôture et utilisez Everhour Time Tracking pour transformer l'activité Asana en feuilles de temps fiables pour la facturation et le contrôle de la paie.
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