Everhour ajoute le suivi du temps du personnel aux processus Asana, afin que les heures des tâches alimentent les feuilles de temps, les rapports, les budgets et la revue de la facturation.
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Le suivi du temps du personnel pour les projets Asana s'adresse aux équipes qui doivent voir qui a travaillé sur quelle tâche, quand le travail a eu lieu et si les heures sont prêtes pour la facturation, le contrôle de la paie ou le reporting de projet. L'objectif pratique est d'obtenir un relevé hebdomadaire propre, pas une pile de notes copiées depuis des messages de chat, des calendriers ou rédigées de mémoire à la fin du mois.
Une configuration utile commence par des saisies au niveau des tâches. Chaque relevé doit inclure le membre de l'équipe, la tâche, le projet, la date, la durée et une courte description lorsque le temps nécessite du contexte. Le personnel peut utiliser un chronomètre en cours pendant un travail concentré ou ajouter une saisie manuelle une fois le travail terminé, tant que la saisie est associée à la bonne tâche.
Un processus de suivi du temps du personnel se dégrade lorsque chaque personne utilise un niveau de détail différent. Une personne enregistre `Travail client, 8 heures` ; une autre enregistre six saisies de tâches avec des commentaires. Les rapports comparent alors des blocs vagues à un travail précis, et les managers passent le temps de revue à interpréter les relevés au lieu de les approuver.
Choisissez une norme unique pour l'équipe. Pour le travail de projet, le temps au niveau des tâches avec des dates claires fournit généralement assez de détails pour les feuilles de temps, la revue des coûts et les questions des clients. Utilisez des catégories uniquement lorsqu'elles changent les décisions, comme le travail facturable ou non facturable, le statut d'approbation ou le type de travail. Les libellés supplémentaires que personne ne vérifie ajoutent de l'effort sans améliorer le relevé.
Le temps du personnel doit suivre un parcours de revue simple avant d'alimenter les factures, les contrôles de paie ou les rapports de gestion. Les membres de l'équipe soumettent leur semaine, les managers vérifient les jours manquants, les totaux inhabituellement élevés, les saisies en double et les incohérences de tâches, puis le temps approuvé devient le relevé utilisé en aval. Cet ordre évite que des saisies provisoires orientent des décisions formelles.
Une revue hebdomadaire permet aussi de repérer les erreurs pratiques tant que le travail est encore récent. Un membre du personnel qui a enregistré 6 heures sur le mauvais projet le mardi peut les corriger avant l'envoi des rapports le vendredi. Un manager qui voit du temps non soumis peut demander des mises à jour avant la clôture de la période de facturation.
Une configuration de suivi simple suffit pour un projet, une petite équipe ou une courte période où la seule question est de savoir combien d'heures le personnel a passées sur les tâches assignées. La revue manuelle fonctionne encore lorsque le volume est faible et qu'une seule personne est responsable du rapport final.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque le temps du personnel alimente les approbations, les périodes verrouillées, les budgets, la facturation ou le contrôle de la paie. Everhour prend en charge ce processus plus long avec des chronomètres et des saisies manuelles dans Asana, des approbations de feuilles de temps, des rappels, des périodes verrouillées et des règles de chronomètre, afin que les heures contrôlées puissent passer dans le reporting, la budgétisation, la facturation et le contrôle de la paie sans reconstruire le relevé.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez les heures passées à effectuer le travail de projet qui nécessite une revue, un reporting, une facturation, un contexte de paie ou une visibilité budgétaire. Les saisies au niveau des tâches fonctionnent mieux, car elles relient le temps à l'élément de travail assigné. Les réunions, la recherche, les révisions et le travail administratif doivent être suivis lorsqu'ils affectent le coût du projet, la facturation client ou les décisions de capacité du personnel.
Les chronomètres conviennent au travail concentré sur une tâche, car ils capturent la durée pendant que le travail a lieu. Les saisies manuelles conviennent au travail enregistré après coup, comme les réunions ou le travail hors ligne. Une équipe peut utiliser les deux méthodes, mais le relevé doit indiquer la bonne tâche, la bonne date, la bonne personne et la bonne durée dans tous les cas.
Une sélection imprécise des tâches crée des rapports peu fiables. Si le personnel enregistre le temps dans de larges catégories de projet plutôt que sur les tâches sur lesquelles il a travaillé, le rapport ne peut pas montrer quel travail a consommé les heures. Les managers perdent alors la capacité de comparer l'effort par tâche, de repérer les changements de périmètre ou d'expliquer clairement le temps facturé.
Contrôlez les feuilles de temps du personnel chaque semaine lorsque les heures affectent la facturation, le contrôle de la paie ou les budgets de projet. Un cycle hebdomadaire garde les corrections proches de la date du travail et donne aux managers le temps de corriger les saisies manquantes avant la préparation des factures ou des rapports. Des cycles de revue plus longs augmentent les approximations et les relances en double.
Le temps non facturable du personnel doit rester dans le relevé lorsqu'il affecte le coût du projet, la dotation en personnel ou la rentabilité. Marquez-le séparément du travail facturable afin qu'il ne gonfle pas les frais facturés au client. Le garder visible aide les managers à voir l'effort complet derrière la livraison, y compris les réunions internes, les reprises et l'administration du projet.
Everhour Time Tracking permet au personnel de démarrer des chronomètres ou d'ajouter des saisies manuelles depuis les tâches et projets Asana, puis envoie ces heures dans les feuilles de temps, les rapports, les budgets, les factures et le contrôle de la paie. Les contrôles administrateur couvrent les approbations, les périodes verrouillées, les rappels et le comportement des chronomètres avant que le temps ne fasse partie du relevé final.
Everhour Reporting transforme les heures suivies du personnel en rapports configurables avec colonnes, regroupement, filtres, plages de dates et exports. Les managers peuvent examiner le temps par projet, tâche, membre, caractère facturable, coût, métriques budgétaires et statut de facture, puis télécharger les rapports au format CSV, Excel/XLSX ou PDF.
Utilisez Everhour Time Tracking pour capturer les heures du personnel dans Asana, approuver les feuilles de temps, verrouiller les périodes contrôlées et transférer des relevés de temps propres dans le reporting, la budgétisation, la facturation et le contrôle de la paie.
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