Everhour ajoute le suivi du temps d'équipe dans les tâches Asana, afin que les heures de projet restent liées au travail que votre équipe gère déjà.
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Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Utilisez cette page lorsque vous devez voir combien d'heures chaque personne a passées sur le travail de projet Asana au cours d'une semaine, d'une période de paie ou d'un cycle de facturation client. L'objectif pratique est une vue claire des heures d'équipe : qui a travaillé, à quelle tâche ou à quel projet Asana le temps se rattache, quand le travail a eu lieu, et si l'entrée est prête pour contrôle.
Un flux de travail utile pour les heures d'équipe commence au niveau de la tâche. Les membres de l'équipe enregistrent le temps sur l'élément de travail Asana qu'ils ont terminé, puis les managers contrôlent les entrées par personne, projet, tâche et date. Cette structure empêche les totaux hebdomadaires de devenir des chiffres déconnectés et donne à la paie, à la facturation et aux responsables de projet le niveau de détail dont ils ont besoin pour résoudre rapidement les questions.
Chaque entrée de temps doit contenir assez de détails pour résister au contrôle. Enregistrez la personne qui travaille, la date, la durée, le projet Asana, la tâche Asana et une brève description lorsque le titre de la tâche n'explique pas le travail. Ajoutez le caractère facturable lorsque la facturation client compte, et conservez le contexte de budget ou de taux dans la couche de reporting au lieu de l'ajouter sous forme de notes libres.
Un bon contrôle hebdomadaire sépare le temps brut enregistré du temps approuvé. Un membre de l'équipe peut saisir 6,5 heures sur une tâche de mise en œuvre client, mais le manager doit encore confirmer que la tâche, la date et le caractère facturable sont corrects. Les heures approuvées deviennent la source pour la facturation, le contrôle de la paie, le reporting budgétaire ou un résumé hebdomadaire de projet.
Les erreurs sur les heures d'équipe viennent généralement d'un contexte de tâche manquant, d'entrées manuelles tardives ou de modifications après contrôle. Un total de 38 heures pour une personne semble complet jusqu'à ce que 9 de ces heures se trouvent dans une catégorie de projet générique sans tâche. Cet enregistrement est difficile à facturer, difficile à expliquer et peu exploitable comme historique de projet.
Définissez un rythme de contrôle avant le transfert. Les managers doivent vérifier les totaux quotidiens inhabituels, les jours manquants, les entrées en double et le temps enregistré sur des tâches clôturées ou sans rapport. Les membres de l'équipe doivent corriger les entrées peu claires avant approbation. Cela permet au rapport final de rester centré sur le travail réellement terminé, et non sur un travail d'enquête après l'échéance de la facture ou du fichier de paie.
Une vérification gratuite des heures d'équipe suffit lorsque vous avez besoin d'un instantané ponctuel pour un projet Asana, une semaine ou une personne. Vous pouvez collecter les totaux, vérifier les lacunes évidentes et répondre à une question précise, par exemple si un projet a consommé plus de temps d'équipe que prévu pendant le dernier sprint.
Un flux de travail encadré est préférable lorsque les heures d'équipe influent sur la facturation, le contrôle de la paie, les budgets ou les rapports clients récurrents. Everhour conserve les contrôles de suivi dans Asana, synchronise les métadonnées de projet et de tâche, prend en charge l'approbation des feuilles de temps et transmet le temps approuvé vers les rapports, les budgets et les factures afin que les mêmes heures n'aient pas à être reconstruites dans des feuilles de calcul séparées.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Organisez les heures d'équipe par personne, projet, tâche, date et état d'approbation. Cette vue permet à un manager de confirmer le total hebdomadaire de chaque personne tout en pouvant examiner le travail au niveau de la tâche qui se trouve derrière. Ajoutez le caractère facturable lorsque les factures client dépendent des heures, et limitez au minimum les entrées génériques rattachées seulement au projet.
Le contrôle par le manager doit couvrir les entrées utilisées pour le contrôle de la paie, la facturation client, le reporting budgétaire ou les vérifications de performance du projet. Concentrez-vous sur les liens de tâches manquants, les totaux quotidiens inhabituellement élevés, les entrées manuelles ajoutées tardivement et le temps facturable enregistré sur la mauvaise tâche. Le temps approuvé doit représenter les heures que l'entreprise est prête à utiliser.
Contrôlez par personne lorsque la question porte sur la paie, la charge de travail, la présence ou la capacité hebdomadaire. Contrôlez par projet lorsque la question porte sur le budget, la facturation client, l'avancement de la livraison ou la maîtrise du périmètre. Les équipes qui facturent les clients ont généralement besoin des deux vues, car une entrée de tâche incorrecte peut affecter le total d'une personne et la facture d'un projet.
Un rapport d'heures d'équipe devient peu fiable lorsque le temps enregistré manque de contexte de tâche, mélange le travail facturable et non facturable sans libellés, ou change après approbation. Les modifications tardives créent aussi de la confusion lorsque la paie, les factures et les rapports de projet ne correspondent plus. Verrouiller les périodes contrôlées et exiger les corrections avant approbation permet de garder un enregistrement plus propre.
Un contrôle hebdomadaire convient à la plupart des équipes projet, car il détecte les entrées manquantes pendant que les détails sont encore frais dans les mémoires. Les vérifications quotidiennes aident lorsque les projets sont sensibles au budget ou que la facturation client exige une documentation stricte. Un contrôle uniquement mensuel entraîne davantage de travail de correction, car les personnes oublient les détails des tâches et les managers perdent l'occasion de corriger les erreurs tôt.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans les outils de projet pris en charge, y compris Asana, et synchronise les métadonnées de projet et de tâche dans une seule couche de reporting. Les membres de l'équipe peuvent enregistrer le temps là où le travail sur la tâche s'effectue, tandis que les managers contrôlent les heures avec le même contexte de projet, de tâche, d'étiquette et de champ personnalisé que celui utilisé pour le reporting.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet hebdomadaires et les heures de travail par personne, puis permet aux managers d'approuver, de rejeter ou d'approuver partiellement le temps soumis. Le temps soumis et approuvé est protégé contre les modifications ordinaires, ce qui donne aux équipes de paie, de facturation et de reporting une piste de contrôle plus propre avant que les heures ne soient transmises aux étapes suivantes.
Suivez les heures approuvées là où le travail Asana a lieu, puis transférez-les vers les rapports, les budgets et les flux de facturation Everhour sans reconstruire les enregistrements d'équipe depuis zéro.
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