Everhour ajoute des processus de suivi du temps, de facturation et de budget aux projets Asana sans déplacer le travail sur les tâches hors d'Asana.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Gérer le temps d'équipe sur les projets Asana signifie plus que collecter les heures à la fin de la semaine. Chaque saisie nécessite une tâche, une personne, une date, une durée et un contexte de travail afin que les managers puissent voir l'avancement sans demander de mises à jour de statut séparées. Un relevé propre indique qui a travaillé sur quelle tâche Asana, si le temps est facturable et si la saisie est prête à être examinée.
Ce processus convient aux équipes qui coordonnent déjà les affectations dans Asana et qui ont besoin de données de temps liées à cette même structure de tâches. Les chefs de projet peuvent examiner les heures suivies par rapport au travail actif, le service financier peut séparer le temps facturable du temps non facturable, et les responsables d'équipe peuvent repérer les saisies manquantes ou inhabituelles avant qu'elles n'affectent les factures, les budgets ou le contrôle de la paie.
Un processus utile de temps d'équipe commence par des saisies cohérentes. Chaque élément enregistré doit être relié au projet et à la tâche Asana, inclure la personne qui a effectué le travail, indiquer la date à laquelle le travail a été effectué et capturer la durée. Les commentaires aident à expliquer les appels client, les corrections, la recherche, le support ou la coordination interne lorsque le titre de la tâche seul ne donne pas assez de détails.
Le caractère facturable compte, car le même projet peut contenir du travail facturable au client et du travail interne. Une revue de conception peut être facturable, tandis qu'une rétrospective de projet reste non facturable. Les tarifs, les budgets et les rapports ont besoin de cette séparation avant que quiconque prépare une facture ou examine la marge. Les équipes doivent aussi décider qui peut modifier le temps après soumission et quand les périodes approuvées deviennent closes.
Le temps d'équipe dispersé commence généralement par de petits raccourcis. Une personne enregistre les heures dans une feuille de calcul, une autre laisse des notes dans les commentaires de tâches, et un manager reconstruit les totaux avant la facturation. Ce processus perd le contexte des tâches et rend les corrections difficiles à retracer. Le meilleur processus garde les saisies de temps attachées à l'élément de travail Asana dès le départ.
Une revue hebdomadaire pratique vérifie les jours manquants, les longues saisies manuelles, le caractère facturable non attribué et le temps enregistré sur du travail clos ou inactif. Les managers doivent résoudre ces problèmes avant d'utiliser les rapports pour les budgets, les mises à jour client ou les factures. Des relevés de temps propres protègent le passage de relais entre la gestion de projet, le service financier et le contrôle de la paie.
Une revue ponctuelle fonctionne pour un seul projet, un sprint court ou une petite mission client. Vous pouvez examiner la semaine, corriger les lacunes évidentes et exporter les totaux de temps nécessaires à une mise à jour rapide. Cette approche ne tient plus lorsque plusieurs personnes enregistrent du temps sur plusieurs projets Asana et que les mêmes relevés alimentent les budgets, les approbations, les factures et les rapports.
Un processus encadré donne un relevé à chaque étape. Everhour ajoute des contrôles de suivi intégrés dans Asana, synchronise les projets et les détails des tâches pour les rapports, prend en charge les approbations et les périodes verrouillées, et transforme le temps et les dépenses facturables en factures. Les équipes peuvent utiliser des budgets de projet à forfait fixe, à taux horaire ou non facturables, avec des seuils configurables d'alerte par e-mail.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Organisez le temps par projet, tâche, personne, date et caractère facturable. Cette structure permet aux managers d'examiner le travail dans le même contexte que celui où les affectations existent déjà. Elle donne aussi au service financier assez de détails pour séparer le travail client du travail interne avant de préparer les factures, les rapports budgétaires ou les fichiers de contrôle de la paie.
Les managers doivent examiner les saisies liées au travail facturable, les ajustements manuels, les totaux quotidiens anormalement élevés, le contexte de tâche manquant et le temps enregistré après la clôture d'une phase de projet. Les commentaires comptent aussi lorsque la facture nécessite une description claire du travail. Les relevés approuvés doivent correspondre à la tâche, à la personne, à la date, à la durée et au traitement de facturation.
Mélanger le travail facturable et non facturable sans règle claire rend les rapports peu fiables. Le travail destiné au client, les réunions internes, les reprises et les tâches administratives ne doivent pas être regroupés dans un total indifférencié. Le rapport peut toujours afficher des heures, mais il ne soutiendra pas une facture claire, une revue budgétaire ou une vérification de marge.
La revue quotidienne fonctionne pour les projets sensibles aux délais et les équipes avec une facturation client active. La revue hebdomadaire fonctionne lorsque le travail est régulier et que les managers ont besoin d'un cycle d'approbation propre avant la paie ou la facturation. Le calendrier de revue doit intervenir avant que les totaux ne passent dans les rapports, les factures ou les décisions budgétaires.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants de facture à partir des tarifs, du temps et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable, prend en charge les paramètres par défaut définis pour les clients, comme les taxes, les remises et les conditions de paiement, et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks.
Everhour Timesheets collecte les heures de projet et les heures travaillées par personne pour examen par les managers. Les membres de l'équipe peuvent soumettre leurs heures, les managers peuvent l'approuver, le rejeter ou l'approuver partiellement, et le temps approuvé reste verrouillé pour les membres ordinaires afin que la facturation et le contrôle de la paie utilisent des relevés contrôlés.
Suivez les heures approuvées sur les tâches Asana, séparez le travail facturable du temps interne, et laissez Everhour convertir les relevés revus en factures client exactes.
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