Everhour ajoute le suivi du temps tenant compte des taux aux projets Asana, afin que les comptables puissent contrôler le travail facturable sans double saisie.
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Utilisez ce processus pour transformer l'activité des tâches Asana en relevés qu'un comptable peut contrôler avant la paie, la facturation client ou les rapports de projet. Le résultat utile est une ligne de feuille de temps avec un contexte clair : client ou projet, titre de la tâche, personne, date enregistrée, durée, description, statut d'approbation et indication précisant si le travail est facturable ou relève du travail interne du cabinet.
Les comptables ont besoin de suffisamment de détails pour rapprocher le temps de la mission, du taux et du traitement de facturation. Une saisie vague comme « travail client » impose un nettoyage. Une saisie utile relie la tâche Asana au dossier comptable, nomme la personne qui a effectué le travail, garde une description précise et porte le statut d'approbation avant que l'entrée n'alimente les rapports ou la facturation.
Commencez par la tâche Asana, car elle donne au travail un projet, un responsable, un statut, des étiquettes et le contexte des champs personnalisés. Ajoutez le relevé de temps à cette tâche, pas à une note séparée en texte libre. Gardez visibles la durée, la date enregistrée, la description, le créateur, le statut d'approbation et le caractère facturable afin qu'un contrôleur puisse retracer chaque ligne depuis le travail effectué jusqu'à la décision de facturation.
Séparez le travail client, l'administration du cabinet, la formation, les corrections et les passages en pertes avant que les totaux ne quittent la feuille de temps. Un contrôle de facturation échoue lorsque le nettoyage non facturable se trouve dans une mission facturable sans libellé clair. Les comptables doivent aussi garder le contexte des taux près du relevé de temps : le taux du projet, le taux du membre ou le taux de la tâche détermine comment la même heure devient un coût, un revenu, ou les deux.
Les équipes comptables travaillent avec deux questions financières différentes : le coût interne de la personne qui effectue le travail et le montant facturable facturé au client. Traitez-les comme des décisions de taux séparées. Un collaborateur peut avoir un taux de coût par défaut, tandis qu'une mission précise peut exiger un taux facturable différent parce que l'accord client fixe un prix différent pour ce projet.
Le statut d'approbation compte autant que le taux. Un manager doit approuver, rejeter ou approuver partiellement le temps avant que le service financier ne l'utilise pour les factures, le contrôle de la paie ou les rapports de rentabilité. Les périodes verrouillées ou approuvées empêchent les modifications ultérieures de changer le travail facturé. L'historique daté des taux protège aussi les rapports plus anciens, car un nouveau taux doit s'appliquer à partir de la date de changement choisie, sans réécrire les calculs antérieurs.
Une vérification ponctuelle fonctionne pour un seul projet, un bref contrôle de facturation ou une session de nettoyage où vous devez confirmer les noms de tâches, les dates, le statut d'approbation et le traitement facturable. Elle suffit lorsque le comptable n'a besoin que d'un export statique ou d'une comparaison rapide avant de préparer le prochain lot de factures.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque les mêmes projets Asana alimentent la facturation récurrente, le contrôle de la paie, les alertes budgétaires et les vérifications de rentabilité au niveau des associés. Everhour ajoute des chronomètres intégrés, des approbations, des périodes verrouillées, des taux de coût et des taux facturables, ainsi que des rapports exportables, afin que les comptables puissent garder le travail lié aux tâches dans Asana pendant que les relevés de temps et les données financières restent contrôlés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un relevé contrôlable inclut le client ou le projet, le titre de la tâche, la personne, la date enregistrée, la durée, la description, le statut d'approbation et le caractère facturable. Ces champs permettent au comptable de relier le travail effectué à la mission et à la décision de facturation. Des dates manquantes, des descriptions génériques ou un travail non facturable non libellé imposent un nettoyage manuel avant que les rapports ou les factures puissent être considérés comme fiables.
Utilisez des libellés, des tâches ou des statuts de facturabilité distincts pour les services aux clients, l'administration du cabinet, la formation, les corrections et les passages en pertes. Le travail client ne peut alimenter la revue du temps facturable qu'après que l'entrée a identifié la mission et le traitement de facturation. Le temps interne doit rester visible dans les rapports, car il affecte la capacité et le coût, même lorsqu'il n'apparaît jamais sur une facture client.
Traitez la date d'effet comme une partie du relevé de taux. Un nouveau taux de coût ou taux facturable doit s'appliquer à partir de la date de changement choisie, tandis que les périodes approuvées plus anciennes conservent leurs calculs d'origine. Cela protège les rapports de marge et évite de modifier des montants qui ont déjà servi à étayer une facture client ou un contrôle de la paie.
L'erreur la plus courante consiste à séparer la saisie de temps du contexte de la tâche Asana. Une note autonome avec une durée et une description vague laisse le contrôleur deviner le client, le projet, le statut de facturation et l'approbation. Gardez le temps attaché à l'enregistrement de la tâche et utilisez des descriptions suffisamment précises pour justifier le travail.
Une approbation hebdomadaire convient au contrôle courant d'un cabinet comptable, car le temps soumis peut être vérifié avant les rapports, le contrôle de la paie ou la préparation des factures. Ajoutez une date limite séparée avant la facturation de fin de mois ou toute échéance client qui dépend des données de temps actuelles. Les périodes approuvées doivent être verrouillées afin que les modifications ultérieures ne changent pas les totaux contrôlés.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables appliqués au client pour le travail Asana, avec des taux par personne par défaut et des remplacements de taux par projet. L'historique daté des taux garde les rapports plus anciens liés au taux en vigueur à ce moment-là, et les projets facturables peuvent utiliser des taux de projet, de membre ou de tâche personnalisés.
Everhour peut transformer le temps et les dépenses facturables approuvés en factures, regrouper les lignes de facture selon la structure attendue par le client et marquer le temps facturé afin qu'il n'apparaisse pas dans une facture ultérieure. Les exports vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks créent des brouillons pour le suivi comptable.
Gardez le travail de tâche Asana connecté au temps approuvé, aux taux de coût datés, aux taux facturables et aux exceptions de projet. Everhour transforme ces relevés en contrôles comptables et rapports de facturation plus propres.
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