Everhour intègre les heures suivies, les approbations et les contrôles d'équipe dans les projets Asana afin que les résumés restent prêts pour le contrôle et le transfert.
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Un résumé des heures Asana sert à transformer le travail au niveau des tâches en un relevé lisible indiquant qui a travaillé, où le temps a été consacré et quelles entrées nécessitent un contrôle. Le besoin pratique est généralement limité : clôturer une semaine, vérifier le travail client, préparer les justificatifs de paie ou confirmer si un projet suit toujours le plan.
Le résumé doit suivre la manière dont l'équipe gère le travail dans Asana. Les tâches restent le contexte de travail, tandis que les heures doivent inclure assez de détails pour expliquer l'entrée plus tard : nom de la tâche, projet, personne, date, durée, notes, statut facturable et statut d'approbation. Un total vague comme `42 heures` est rapide à lire, mais faible pour la facturation, la correction et le contrôle par un manager.
Commencez par la question de contrôle. Un chef de projet a généralement besoin des heures par projet et par tâche. Un responsable d'équipe a souvent besoin des heures par personne. Un contrôleur de facturation doit séparer les heures facturables et non facturables avant le début du travail de facturation. Un contrôleur de paie doit séparer le temps approuvé des entrées encore en attente de contrôle.
Un résumé clair utilise un regroupement principal et une ventilation secondaire. Par exemple, regroupez d'abord par projet, puis par membre, si l'objectif est le contrôle hebdomadaire de la livraison. Regroupez d'abord par membre, puis par tâche, si l'objectif est l'approbation des feuilles de temps. Trop de regroupements masquent les exceptions qui nécessitent réellement une action.
L'erreur courante consiste à exporter un total propre avant de vérifier les entrées qui le composent. Des descriptions manquantes, de mauvaises tâches, des entrées manuelles en double et du temps non approuvé entraînent tous un travail de correction ultérieur. Un résumé doit rendre ces problèmes visibles avant de devenir un relevé client, un fichier justificatif de paie ou une pièce jointe comptable.
Le statut d'approbation compte parce qu'une entrée soumise et une entrée approuvée n'ont pas le même poids dans le contrôle. Le statut facturable compte parce que les totaux présentés au client doivent exclure le travail non facturable lorsque la facture ne l'autorise pas. Un résumé utile conserve ces distinctions intactes au lieu de tout aplatir en un seul nombre d'heures.
Un résumé ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une lecture rapide sur un projet, une personne ou une semaine. Il fonctionne pour une vérification ciblée, un appel client ou le premier passage d'un manager sur le temps manquant. Gardez la sortie simple : projet, tâche, membre, plage de dates, heures, statut facturable et état d'approbation.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque les résumés alimentent la facturation, le contrôle de la paie, la capacité de l'équipe ou les rapports clients récurrents. Everhour prend en charge ce processus plus approfondi avec des circuits d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par les administrateurs, les affectations aux projets, les groupes d'équipe et les paramètres de capacité hebdomadaire ajoutés au travail Asana. Le résultat est un résumé appuyé par des entrées contrôlées, et non une feuille de calcul reconstituée après coup.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un résumé des heures Asana doit inclure le projet, la tâche, le membre de l'équipe, la plage de dates, le total des heures, le statut facturable, le statut d'approbation et de courtes notes de travail lorsque l'entrée a besoin de contexte. Gardez les colonnes liées à l'objectif du contrôle. La facturation exige une séparation du temps facturable, le contrôle de la paie exige le statut d'approbation, et le contrôle de la livraison exige un regroupement par tâche ou par projet.
Affichez les tâches lorsque le résumé sert au contrôle de la facturation, au contrôle du périmètre ou à la correction par un manager. Les totaux par projet uniquement conviennent pour une vérification rapide de l'état, mais ils masquent où le temps s'est accumulé. Le détail des tâches aide à identifier le travail enregistré au mauvais endroit, les entrées importantes qui nécessitent une explication et le travail non facturable qui doit rester en dehors des totaux client.
Utilisez une seule source de temps suivi et gardez la plage de dates fixe avant l'export. Le double comptage se produit généralement lorsque des totaux copiés, des modifications manuelles dans une feuille de calcul et des entrées de temps ultérieures sont mélangés. Marquez clairement les périodes facturées, approuvées ou exportées afin que les mêmes heures ne soient pas réutilisées dans un contrôle client ou de paie ultérieur.
Le temps non approuvé peut apparaître dans un résumé interne, mais il doit rester clairement libellé. Un manager peut l'utiliser pour repérer les approbations manquantes avant de clôturer la période. Une facture client, un fichier justificatif de paie ou un rapport final de projet doit s'appuyer sur des entrées approuvées lorsque le processus de l'équipe exige une approbation avant le transfert.
Le regroupement par membre, puis par tâche, repère de nombreux problèmes pratiques parce qu'il montre les totaux quotidiens inhabituels, les descriptions manquantes et le temps enregistré sur le mauvais élément de travail. Le regroupement par projet, puis par statut facturable, fonctionne mieux pour le contrôle de la facturation. Choisissez le regroupement qui expose la décision que vous devez prendre ensuite.
Everhour Team Management fournit aux administrateurs des circuits d'approbation, des périodes verrouillées, la correction du temps par les administrateurs, des limites personnelles de suivi du temps, des affectations aux projets, des groupes d'équipe et des paramètres de capacité hebdomadaire. Ces contrôles aident les managers à contrôler les heures de projet Asana avant que les résumés passent à la facturation, à la paie ou aux rapports.
Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projet, les titres de tâche, les champs personnalisés et les tags dans les rapports. Les membres de l'équipe suivent le temps là où le travail est attribué, et les managers contrôlent les résumés sans reconstituer manuellement le contexte des tâches.
Contrôlez les heures hebdomadaires de projet Asana avant qu'elles n'atteignent la facturation ou la paie. Everhour ajoute les approbations, les périodes verrouillées, les corrections, les groupes d'équipe et les paramètres de capacité pour une gestion plus propre du temps d'équipe.
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