Everhour ajoute le reporting du temps facturable, des budgets et des coûts aux projets Asana sans changer l'endroit où votre équipe travaille.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
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Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Un outil de rapports Asana sert à transformer le travail au niveau des tâches en chiffres qu'un manager, un comptable ou un client peut utiliser. Le rapport doit relier chaque saisie de temps au bon projet, à la bonne tâche, à la bonne personne, à la bonne date et au bon statut de facturation. Un rapport utile répond à des questions pratiques : qui a travaillé, où le temps est passé, quel travail est facturable et quels totaux sont prêts à être examinés.
Le processus commence avec la structure de projet déjà utilisée par l'équipe. Les tâches, responsables, tags et champs personnalisés donnent son contexte au rapport. Le temps, les tarifs, l'utilisation du budget et le caractère facturable lui donnent sa signification financière. Un rapport propre garde ces éléments ensemble afin que vous n'ayez pas à reconstruire l'historique du projet à partir de notes éparses, de messages de chat ou de mises à jour tardives de feuilles de calcul.
Commencez par choisir la décision que le rapport doit soutenir. Une revue de la facturation client nécessite le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable, le détail des tâches et le travail non facturé. Une revue de l'exécution nécessite le temps total par projet, tâche, membre et plage de dates. Une revue de budget nécessite les heures réelles ou le coût par rapport à l'objectif du projet, plus le montant restant.
La ventilation doit correspondre au public. Un client a généralement besoin de lignes regroupées par projet, tâche, personne ou date, selon l'accord. Un manager interne a besoin de suffisamment de détails pour repérer les saisies manquantes, les descriptions floues et le travail enregistré sur la mauvaise tâche. Un réviseur du service financier a besoin du caractère facturable, des tarifs et de totaux exportables qui renvoient au travail source.
L'erreur courante de reporting consiste à traiter l'achèvement d'une tâche comme un substitut aux données de temps et de coût. Une tâche terminée vous indique le statut, mais elle ne montre pas le coût de main-d'œuvre, la valeur facturable ni la pression budgétaire. Un rapport fiable nécessite des saisies de temps avec des dates, des descriptions, l'attribution au projet et une séparation claire entre le travail facturable et non facturable.
Les tarifs demandent aussi de l'attention. Les tarifs de projet, les tarifs des membres et les tarifs personnalisés par tâche répondent à des questions de facturation différentes. Une tâche de revue senior à un tarif différent ne doit pas disparaître dans un total de projet non détaillé lorsque le client attend un détail au niveau des tâches. Le travail non facturable doit rester visible dans les rapports internes parce qu'il affecte la marge, la dotation en personnel et les estimations futures.
Un rapport ponctuel suffit lorsque vous avez besoin d'une vue rapide sur un projet, une plage de dates ou une question client. Exportez les lignes pertinentes, examinez les totaux et conservez le rapport avec le dossier de facturation ou de projet. Cela fonctionne lorsque les saisies sont déjà propres et que personne n'a besoin d'une piste d'approbation ou d'une revue budgétaire récurrente.
Un processus de travail encadré convient au travail client continu, aux contrats d'honoraires récurrents, aux équipes de plusieurs personnes et aux transmissions de facturation. Everhour ajoute du reporting par-dessus les tâches Asana avec la gestion du facturable et du non facturable, le statut de facturation du projet, les contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, les tarifs personnalisés par tâche, les exceptions aux tarifs des membres et des rapports pour administrateurs pour le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Un rapport de projet Asana utile doit montrer le projet, la tâche, la personne, la plage de dates, le temps passé, le caractère facturable et le montant total lié aux tarifs sélectionnés. Pour une revue interne, ajoutez des colonnes de temps non facturable et de coût. Pour une revue client, incluez seulement le détail dont le client a besoin pour vérifier la facture.
La facturation client fonctionne généralement mieux avec un rapport regroupé par projet, tâche, personne ou date. Le bon regroupement dépend du contrat et du niveau de détail attendu par le client. Le rapport doit séparer le temps facturable et non facturable avant la revue de la facture afin que le travail interne n'apparaisse pas dans le montant dû.
Le travail non facturable affecte la marge, la charge de travail et les estimations futures même lorsque le client ne le voit jamais sur une facture. Le conserver dans les rapports internes montre le coût complet de la prestation. Le retirer du reporting rend les projets plus propres qu'ils ne le sont et masque le temps passé sur l'administration, les reprises, les réunions ou les revues internes.
L'erreur la plus courante consiste à exporter un rapport avant de vérifier la qualité des saisies de temps. Les descriptions manquantes, la mauvaise attribution au projet, le caractère facturable incorrect et les saisies manuelles tardives créent des totaux qui semblent précis mais ne résistent pas à la revue de facturation. Une courte étape d'approbation avant l'export détecte ces problèmes avant que le rapport n'arrive à la comptabilité ou au client.
L'export Excel est utile pour l'analyse dans une feuille de calcul, les dossiers client et les archives de fin de mois. Il ne doit pas devenir le seul système de référence pour le reporting récurrent. Lorsque les équipes continuent de modifier à la main les fichiers exportés, les totaux s'éloignent des données de tâches et de temps qui les ont produits.
Everhour prend en charge le reporting facturable et non facturable grâce au statut de facturation du projet, aux contrôles du caractère non facturable au niveau des tâches, aux tarifs personnalisés par tâche et aux exceptions aux tarifs des membres. Les rapports pour administrateurs peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût, ce qui donne aux réviseurs de la facturation et du service financier une séparation plus claire avant la création des factures.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans Asana et synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les tags pour le reporting. Cela garde les saisies de temps liées à la structure de travail que l'équipe utilise déjà, afin que les rapports puissent ventiler les heures et les coûts par projet, tâche, membre et autres détails synchronisés.
Suivez le caractère facturable, les tarifs et le temps de projet depuis les tâches Asana, puis examinez les rapports exportables avant la facturation. Everhour donne aux équipes un reporting plus propre pour le travail client et le contrôle des coûts de projet.
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