Les équipes d'architecture suivent les heures de conception par rapport aux tâches Asana, tandis qu'Everhour relie ce travail aux budgets, à la facturation et aux rapports.
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Utilisez cette page pour organiser le suivi du temps du travail architectural géré dans Asana. L'objectif pratique est simple : enregistrer les heures sur la tâche où le travail a eu lieu, garder les phases de conception distinctes et rendre le relevé utile pour la facturation, l'analyse budgétaire et les décisions de dotation en personnel.
Une configuration claire sépare la conception schématique, le développement de la conception, les documents de construction, la coordination, l'obtention des permis et les révisions client avant le début de la semaine. Chaque tâche a besoin d'un responsable, d'un contexte de projet et d'une étiquette de phase claire. Cette structure permet à un chef de projet de voir si l'équipe a consacré du temps au travail de production prévu, à la coordination ou à des services supplémentaires.
Les entrées de temps en architecture nécessitent plus qu'un nombre total d'heures. Une entrée exploitable identifie le projet, la tâche, la personne, la date, la durée et la description du travail. Le caractère facturable compte lorsqu'un projet comprend à la fois un travail de conception destiné au client et de l'administration interne.
Utilisez des noms de tâches qui décrivent le livrable, pas seulement l'activité. « Affiner le plan des toilettes, jeu de documents de construction à 50 % » donne à la personne chargée de la revue de la facturation plus de contexte que « travail de CAO ». Les descriptions courtes aident aussi à séparer le travail compris dans le périmètre de base des modifications demandées par le maître d'ouvrage, de la coordination avec les consultants et des reprises causées par des décisions tardives.
Les projets architecturaux perdent souvent de la marge avant la préparation de la facture. Une phase peut sembler saine au niveau du projet alors qu'un groupe de tâches absorbe du temps de coordination supplémentaire. Suivez les heures au niveau des tâches et des phases afin que les dépassements apparaissent pendant que l'équipe peut encore ajuster le périmètre, la dotation en personnel ou la communication client.
Une erreur courante consiste à mélanger le travail de proposition, la conception comprise dans le périmètre de base et les services supplémentaires dans un seul relevé de temps. Cela crée une piste de facturation faible et masque la raison pour laquelle des honoraires fixes subissent une pression. Utilisez des tâches ou sections Asana distinctes pour les services supplémentaires, puis examinez ces heures avant qu'elles ne se fondent dans le temps de projet habituel.
Une configuration ponctuelle gratuite suffit lorsque vous avez besoin d'une vue rapide des heures pour un projet actif, une échéance ou une question client. Elle fonctionne lorsque l'équipe dispose d'une petite liste de tâches, d'une courte période de reporting et n'a pas besoin d'approbations formelles ni de contrôles budgétaires récurrents.
Un processus de travail encadré convient aux équipes d'architecture qui suivent plusieurs phases, budgets client, capacités du personnel et statuts facturables sur plusieurs projets. Everhour ajoute des budgets en temps et en argent, des périodes budgétaires récurrentes, des alertes par e-mail configurables, une protection du budget, des contrôles d'inclusion des dépenses, plusieurs méthodes de facturation et des budgets au niveau du client en plus du travail de projet Asana.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Les architectes doivent enregistrer le temps sur la tâche qui représente le livrable ou l'élément de coordination réel. Une entrée solide inclut la personne, la date, la durée, la phase, le caractère facturable et une courte description du travail. Cette structure prend en charge l'analyse du projet, la facturation client et les contrôles budgétaires au niveau des phases sans obliger les responsables à reconstituer la semaine de mémoire.
Suivez les phases séparément lorsqu'elles influent sur les honoraires, la dotation en personnel ou le reporting client. Les catégories courantes comprennent la conception schématique, le développement de la conception, les documents de construction, l'obtention des permis, l'assistance à l'appel d'offres, l'administration en phase de construction et les révisions. Le suivi séparé des phases aide les responsables à comparer l'effort prévu au temps passé et à repérer le travail de coordination supplémentaire avant qu'il ne consomme les honoraires restants.
Les services supplémentaires doivent utiliser des tâches, sections ou étiquettes distinctes du travail compris dans le périmètre de base. Cette séparation donne au chef de projet un relevé clair du travail lié aux modifications demandées par le maître d'ouvrage, à l'élargissement du périmètre ou aux demandes inattendues. Mélanger les services supplémentaires aux tâches de conception ordinaires rend les échanges avec le client et la revue de la facturation plus difficiles.
La plus grande erreur consiste à utiliser des noms de tâches vagues et des descriptions manquantes. Des entrées comme « dessins » ou « coordination » ne montrent pas le livrable, la phase ni la raison du travail. Utilisez des relevés par tâche liés à un lot, une révision, un problème de consultant ou une demande client précis afin que le rapport puisse soutenir une vraie décision.
Une revue hebdomadaire fonctionne pour les projets architecturaux actifs, car le travail de conception peut rapidement dépasser le temps prévu pendant les semaines de coordination et d'échéance. La personne chargée de la revue doit comparer le temps enregistré aux budgets de phase, vérifier la répartition entre temps facturable et non facturable, et signaler les entrées manquantes avant la prochaine facture ou réunion de projet interne.
Everhour Project Budgeting suit les budgets en temps et en argent à mesure que les architectes enregistrent le travail sur les tâches Asana. Les équipes peuvent utiliser des budgets à honoraires fixes, à taux horaire ou non facturables, définir des périodes budgétaires récurrentes, inclure ou exclure les dépenses et recevoir des alertes par e-mail configurables lorsque les projets approchent des seuils choisis.
Everhour synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes dans les rapports afin que le temps suivi reste lié à la structure de travail que l'équipe utilise déjà. Les rapports peuvent afficher le projet, la tâche, le membre, le temps facturable, le temps non facturable, les données budgétaires et des colonnes exportables pour la revue de la facturation.
Suivez les heures approuvées par rapport aux tâches Asana, définissez des budgets de projet et examinez les alertes avant le prochain cycle de facturation. Everhour donne aux équipes d'architecture un contrôle plus clair sur la consommation des honoraires et la facturation client.
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