Le travail distribué rend les heures consacrées aux tâches plus difficiles à vérifier. Everhour ajoute un suivi intégré et un contexte de facturation dans Asana.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les équipes distribuées ont besoin d'enregistrements de temps indiquant à quelle tâche Asana le travail appartenait, qui l'a enregistré, la date enregistrée et le temps passé. Cet enregistrement donne aux managers une base commune pour contrôler la livraison, la facturation et la charge du projet sans dépendre des mises à jour dans le chat ni des souvenirs de fin de semaine.
Une configuration utile sépare le temps estimé du temps réellement passé et garde la saisie liée au projet et à la tâche attribués. Les catégories facultatives, le statut d'approbation, le caractère facturable et les descriptions aident à expliquer le travail lorsqu'un manager, un responsable financier ou un client le contrôle plus tard.
Le suivi au niveau des tâches fonctionne mieux lorsque chaque saisie répond à quatre questions : quelle tâche, quel projet, quelle personne et quelle date de travail. Une ligne comme `Website QA, Launch project, Maya Chen, 2,5 heures, facturable` donne assez de contexte pour le contrôle sans transformer le suivi du temps en rapport narratif.
Les équipes distribuées ont aussi besoin d'une règle cohérente pour les descriptions. Utilisez les descriptions pour les notes de passation, les périmètres inhabituels ou les explications destinées au client, pas pour répéter le titre de la tâche. Gardez la coordination interne, le temps d'attente et les reprises visibles au lieu de les enfouir dans de larges totaux de projet.
Les équipes à distance perdent en précision lorsque les personnes attendent vendredi pour reconstituer le travail sur plusieurs fuseaux horaires. Les saisies quotidiennes gardent la date enregistrée alignée avec la personne qui a effectué le travail, même lorsque les managers contrôlent le temps depuis un autre lieu le lendemain matin.
Le statut d'approbation compte, car l'achèvement d'une tâche et l'approbation du temps sont deux contrôles différents. Une tâche Asana terminée indique que le travail a avancé. Un temps approuvé indique que les heures sont prêtes pour la facturation, le contrôle du budget ou la préparation de la paie. Traitez ces éléments comme des décisions distinctes.
Une vérification ponctuelle suffit lorsque vous devez seulement confirmer quelques heures de tâche pour un projet. Elle fonctionne pour un court contrôle interne, une simple mise à jour client ou une petite équipe distribuée qui ne facture pas par rôle ni par type de tâche.
Un processus encadré est préférable lorsque le temps facturable et non facturable affecte les factures, les budgets ou les marges. Everhour prend en charge le statut de facturation du projet, les contrôles au niveau des tâches pour le temps non facturable, les tarifs personnalisés par tâche, les exceptions de tarif par membre et les rapports administrateur qui séparent le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Les détails les plus importants sont la tâche, le projet, la personne, la date enregistrée, la durée, le caractère facturable, le statut d'approbation et la description lorsque le travail doit être expliqué. Les équipes distribuées ont besoin de ces champs, car les managers contrôlent souvent le travail après qu'il a eu lieu et depuis un autre emplacement. Un titre de tâche seul ne prouve pas quand le temps a eu lieu ni s'il est prêt pour la facturation.
Les chronomètres fonctionnent mieux pour le travail actif sur les tâches, car ils capturent le temps pendant que le travail a lieu. Les saisies manuelles fonctionnent pour les corrections, le travail hors ligne ou le temps ajouté après une réunion. L'équipe doit définir quand la saisie manuelle est acceptable afin que les modifications tardives ne deviennent pas des suppositions lors de la facturation ou du contrôle de la paie.
L'approbation hebdomadaire fonctionne pour la plupart des équipes projet, car elle repère les saisies manquantes pendant que le travail est encore récent. Le contrôle quotidien est préférable pour la facturation client à volume élevé ou les budgets serrés. Le contrôle mensuel crée des litiges évitables, car le contexte des tâches, l'objectif des réunions et le caractère facturable sont plus difficiles à vérifier après plusieurs semaines.
L'erreur courante consiste à enregistrer un temps de projet global au lieu du travail au niveau des tâches. Un total de projet peut afficher 40 heures, mais il n'indique pas quels livrables ont consommé le temps, quelles saisies étaient facturables ni pour quelle personne une saisie doit être corrigée. Les enregistrements au niveau des tâches rendent le contrôle du budget et de la facturation précis.
Utilisez la même règle de facturation pour chaque emplacement et appliquez-la au niveau du projet, de la tâche ou de la personne selon la façon dont l'accord client est rédigé. Les réunions internes, les reprises, les tâches administratives et le travail de prestation approuvé par le client ne doivent pas être mélangés dans un seul total si seule une partie de ce temps doit figurer sur une facture.
Everhour permet aux administrateurs de définir le statut de facturation du projet, de marquer des tâches spécifiques comme non facturables, d'appliquer des tarifs personnalisés par tâche et d'utiliser des exceptions de tarif par membre lorsque le travail d'une personne doit être tarifé différemment. Les rapports peuvent afficher le temps facturable, le temps non facturable, le montant facturable et le coût du travail Asana.
Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps dans les tâches et projets Asana et synchronise les noms de projets Asana, les titres de tâches, les champs personnalisés et les étiquettes pour les rapports. Cela garde le travail effectué sur les tâches par les équipes distribuées connecté à la structure de reporting que les managers utilisent déjà pour le contrôle des projets.
Suivez le temps des tâches Asana avec des règles de facturation, des contrôles du temps non facturable et des rapports tenant compte des tarifs. Everhour donne aux équipes distribuées des enregistrements de facturation plus propres sans reconstruire les feuilles de temps à la main.
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