Le travail des agences sur les tâches se fait dans Asana ; Everhour ajoute les validations, les taux et les relevés de temps pour la facturation client.
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Utilisez cette page lorsqu'une agence a besoin d'une méthode pratique pour suivre le temps passé sur les tâches Asana et transformer ces heures en données exploitables pour la facturation, le budget et la dotation en personnel. L'objectif n'est pas un total hebdomadaire approximatif. Le relevé utile relie chaque saisie au projet client, à la tâche, à la personne, à la date, au caractère facturable et à la description du travail terminé.
Cette structure compte lorsque les responsables de comptes examinent les contrats de retainer, que le service financier prépare les factures et que les responsables de projet vérifient si le travail défini dans le périmètre commence à dériver. Un designer qui enregistre 2,5 heures sur une tâche de landing page donne à l'équipe un relevé qu'elle peut contrôler. Une note qui indique seulement « travail de design » donne plus tard du nettoyage à faire au service financier et aux équipes de réalisation.
Un processus solide de suivi du temps en agence commence par la tâche dans Asana et ajoute le contexte de facturation autour d'elle. Chaque saisie doit identifier la tâche, le projet, le membre de l'équipe, la date enregistrée, la durée, le caractère facturable ou non facturable, et une courte note de travail. La logique des taux doit rester cohérente avec l'accord client, que le projet utilise une facturation horaire, un forfait fixe ou un suivi interne non facturable.
Les agences doivent aussi séparer la production destinée au client de l'activité interne. Les appels de découverte, les reprises, la gestion de projet, le QA et les échanges liés au compte client peuvent suivre des règles de facturation différentes selon le contrat. Marquez ces catégories de façon cohérente avant l'étape de revue de la facture. Une classification tardive crée des litiges parce que l'équipe doit reconstruire l'intention à partir des noms de tâches et des commentaires une fois le travail déjà terminé.
Les relevés de temps d'agence se dégradent lorsque chaque personne adopte une habitude différente. Une personne lance les chronomètres sur chaque tâche, une autre remplit ses saisies du vendredi de mémoire, et un chef de projet modifie les totaux après que le client a demandé des détails. Un processus fiable fixe les attentes concernant les saisies quotidiennes, l'affectation complète des tâches, les notes claires et la revue avant que les heures ne soient utilisées pour la facturation ou la paie.
Le calendrier de validation compte. Une revue hebdomadaire donne aux managers le temps de repérer les jours manquants, les totaux inhabituels et les saisies rattachées au mauvais projet client. Les périodes verrouillées protègent le temps validé contre les modifications ultérieures, tandis que les corrections effectuées par un administrateur gèrent le nettoyage légitime sans créer une deuxième feuille de calcul. Pour les agences, la piste de validation fait partie du dossier des prestations client.
Un simple contrôle du temps suffit pour un seul projet, un audit court ou une comparaison rapide entre les heures prévues et les heures effectivement passées. Il répond à une question étroite : où la semaine est-elle passée ? Cet instantané cesse de suffire lorsque plusieurs clients, contrats de retainer, validations et transmissions à la facturation dépendent des mêmes données de temps.
Everhour donne aux agences un processus encadré en complément des projets Asana : règles d'équipe, processus de validation, périodes de temps verrouillées, corrections effectuées par un administrateur, capacité hebdomadaire, rôles, affectations aux projets et groupes d'équipe. Cette structure maintient le travail au niveau des tâches connecté à la revue de facturation, aux contrôles de paie, aux rapports et aux dossiers client dont les agences ont besoin après la fin du projet.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque saisie de temps doit être rattachée à la tâche Asana, au projet client, au membre de l'équipe, à la date, à la durée, au caractère facturable et à une courte description du travail. Les agences doivent éviter les tâches génériques fourre-tout pour la livraison client, car elles masquent où le temps est passé. Les saisies au niveau des tâches facilitent la revue des contrats de retainer, l'explication du détail des factures et la comparaison du travail estimé avec le travail effectivement réalisé.
Le caractère non facturable doit suivre le contrat client et la politique interne de l'agence. Les candidats courants incluent les réunions internes, le travail commercial, la formation, le nettoyage des doublons et les tâches exclues d'un périmètre fixe. Les échanges avec le client, le QA et la gestion de projet doivent être traités explicitement, car certaines agences les facturent et d'autres les absorbent. La règle doit être définie avant le début de la revue du temps.
La validation hebdomadaire fonctionne bien pour la plupart des équipes d'agence, car les managers peuvent repérer les saisies manquantes pendant que le travail est encore frais. La validation quotidienne crée trop d'administration pour une livraison client normale, tandis que la revue mensuelle rapproche trop les corrections de la facturation. Un cycle hebdomadaire donne aussi au service financier des totaux plus propres pour la facturation client et le contrôle de la paie.
Le nettoyage commence généralement par des liens de tâches manquants, des notes vagues, des saisies manuelles tardives et des changements de caractère facturable effectués après le brouillon de facture. Les agences doivent exiger des saisies de temps sur la bonne tâche client et examiner les exceptions avant la clôture de la période de facturation. Attendre la création de la facture oblige les managers à interpréter des relevés incomplets et à demander aux membres de l'équipe de se souvenir d'un ancien travail.
Le contrat de retainer détermine la vue budgétaire. Les budgets en heures fonctionnent lorsque le client achète une capacité mensuelle fixe, par exemple 80 heures de design et de développement. Les budgets monétaires fonctionnent lorsque les taux diffèrent selon le rôle ou le type de tâche. Les agences doivent suivre la même unité que celle que le client s'attend à voir dans les revues, puis garder les détails justificatifs sur le temps disponible.
Everhour Team Management donne aux agences des processus de validation, des périodes verrouillées, la correction du temps effectuée par un administrateur, des limites de suivi personnelles, des rôles, des affectations aux projets, des groupes d'équipe et des paramètres par défaut de politique à l'échelle de l'équipe. Les managers peuvent contrôler le temps soumis avant son utilisation pour la facturation ou la paie, puis protéger les saisies validées contre les modifications par les membres ordinaires.
Everhour peut suivre les budgets de projet à taux horaire, à forfait fixe ou non facturables liés au travail Asana, et envoyer des alertes automatiques par e-mail aux seuils configurés par l'administrateur. Les synthèses de projet affichent le temps total, le budget restant et les heures facturables par rapport aux heures non facturables, afin que les managers puissent repérer la pression sur les contrats de retainer avant la revue des factures.
Pilotez le travail d'agence depuis les tâches Asana avec les contrôles d'équipe Everhour, les validations, les périodes verrouillées et la visibilité budgétaire, puis transférez le temps validé vers une facturation et des rapports plus propres.
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