Everhour ajoute le suivi du temps, les Timesheets et le reporting aux flux de travail Asana afin que le contrôle des heures supplémentaires reste lié au travail réel sur les projets.
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Le suivi des heures supplémentaires Asana s'adresse aux équipes qui doivent voir les heures de travail en plus dans le même contexte de projet que celui où les affectations existent déjà. Le résultat utile n'est pas seulement un total. Vous avez besoin de la tâche, du projet, de la personne, de la date, de la note de saisie et du statut d'approbation associés aux heures afin que la paie, la facturation et les managers puissent contrôler le même dossier sans le reconstruire de mémoire.
Les catégories d'heures supplémentaires dépendent de votre juridiction, de votre statut d'emploi, de votre politique ou de l'accord client. Traitez le relevé de temps comme la source du contrôle, puis appliquez la bonne règle de paie ou de facturation en dehors de la saisie elle-même. Un flux de travail clair sépare les heures effectivement travaillées, le caractère facturable et le contexte d'approbation afin qu'une semaine saisie tardivement ne se transforme pas en approximations en fin de mois.
Un dossier d'heures supplémentaires défendable commence par des saisies au niveau des tâches. Chaque saisie doit montrer la personne qui a travaillé, la tâche Asana, le projet, la date enregistrée, la durée et une courte description lorsque le travail a besoin de contexte. Le caractère facturable compte aussi lorsque les heures en plus affectent la facturation client, le coût interne ou le contrôle de la marge du projet.
Le contrôle par l'équipe doit avoir lieu avant que les heures soient intégrées à la paie ou aux factures. Les managers doivent repérer les jours manquants, les saisies inhabituellement longues, le temps ajouté après coup et le travail enregistré sur la mauvaise tâche. Le statut d'approbation donne au dossier un point de contrôle, tandis que les périodes verrouillées empêchent les semaines corrigées de changer une fois le contrôle de la paie ou de la facturation terminé.
Il est plus facile d'agir sur les heures en plus lorsque le rapport répond à une seule question à la fois. Un contrôle de la paie a besoin des heures par personne et par semaine. Un chef de projet a besoin des heures par projet, par tâche et du budget restant. Une revue de la facturation client a besoin que le temps facturable et non facturable soit séparé avant la préparation de toute facture.
L'erreur courante consiste à traiter chaque longue journée comme le même signal de gestion. Un déploiement planifié, une correction d'urgence et des saisies manuelles non contrôlées appellent un suivi différent. Utilisez les notes, le contexte des tâches et le statut d'approbation pour expliquer la raison du temps en plus, puis examinez les tendances répétées par projet et par personne avant de modifier les estimations ou la dotation en personnel.
Un contrôle ponctuel des heures supplémentaires suffit lorsque vous devez contrôler une personne, un projet ou une semaine. Exportez les saisies de temps, confirmez les dates et le contexte des tâches, puis transmettez le résultat à la paie ou à la facturation avec la règle applicable jointe. Cette approche fonctionne pour une correction ciblée ou une petite question client.
Un flux de travail structuré devient nécessaire lorsque le contrôle des heures supplémentaires se répète à chaque période de paie ou affecte les budgets, les factures et la dotation en personnel. Everhour peut intégrer des contrôles de suivi dans Asana, synchroniser les métadonnées de projet et de tâche, afficher les Timesheets dans le contexte de travail et transférer le temps suivi dans des rapports avec des vues de budget et de facturation. Cela donne aux équipes un seul dossier au lieu d'exports dispersés.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Suivez les heures au niveau des tâches, puis contrôlez-les par personne, par projet et par date. Le dossier doit montrer le travail effectué, le temps saisi, le caractère facturable lorsque c'est pertinent et le statut d'approbation avant que la paie ou la facturation utilise les données. La classification des heures supplémentaires suit toujours la politique, le contrat ou la règle applicable dans la juridiction concernée.
Une saisie utile inclut le travailleur, la tâche, le projet, la date enregistrée, la durée et une note lorsque le travail a besoin d'explication. Le statut d'approbation compte parce que les personnes chargées du contrôle de la paie doivent savoir si un manager a accepté la saisie. Le caractère facturable doit rester séparé de la classification de la paie, car la facturation client et le droit au paiement des heures supplémentaires sont des décisions différentes.
Contrôlez les heures supplémentaires avant chaque transfert à la paie ou à la facturation, et contrôlez plus fréquemment les projets actifs à risque élevé lorsque les heures en plus affectent les budgets ou la dotation en personnel. Un contrôle hebdomadaire repère les saisies manquantes, les affectations de tâches incorrectes et les journées inhabituellement longues tant que les détails sont encore en mémoire. Un contrôle uniquement en fin de mois laisse trop de corrections dépendre de la mémoire.
La plus grande erreur consiste à mélanger le travail approuvé, les corrections manuelles tardives et les saisies non contrôlées dans un seul total. Ce total masque si les heures ont été confirmées, modifiées ou affectées au bon projet. Séparez les saisies en brouillon, soumises, approuvées et corrigées avant d'utiliser le rapport pour les décisions de paie, de facturation ou de dotation en personnel.
Oui, lorsque l'équipe facture les clients ou mesure le coût du projet. Le caractère facturable montre si le travail en plus doit apparaître sur une facture, tandis que les heures supplémentaires non facturables affectent tout de même le coût de main-d'œuvre et la capacité. Gardez les deux visibles dans le rapport afin que la rentabilité du projet et le contrôle de la paie n'utilisent pas des totaux d'heures différents.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans les tâches et projets Asana, puis synchronise les noms de projet, les titres de tâche, les champs personnalisés et les tags dans les rapports Everhour. Les équipes peuvent enregistrer le temps là où le travail se déroule et contrôler les saisies liées aux heures supplémentaires à travers la même structure de projet et de tâche utilisée pour la réalisation.
Everhour Reporting peut afficher les données d'heures supplémentaires et d'heures supplémentaires à taux double dans Team Hours et dans des rapports configurables lorsque le suivi des heures supplémentaires est activé. Les administrateurs peuvent créer des rapports avec des colonnes liées au projet, au membre, au temps facturable, au coût et aux factures, puis exporter les résultats pour le contrôle de la paie, de la facturation ou de la gestion.
Suivez les heures approuvées depuis les tâches Asana dans les rapports, budgets et vues de facturation Everhour afin que le contrôle récurrent des heures supplémentaires dispose du contexte du projet, de l'historique d'approbation et de dossiers exportables.
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