Everhour transforme le travail sur les tâches Asana en relevés de temps prêts pour la facture, tarifs, rapports et transfert de facturation pour les missions de conseil client.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
Les consultants ont besoin de factures qui correspondent au travail réellement livré, en particulier lorsque les clients examinent les frais par projet, tâche, personne ou date. Asana peut contenir le plan de travail, la responsabilité des tâches et le statut du projet, tandis que la couche de facturation a besoin du temps suivi, du statut facturable, des tarifs et d'un parcours d'approbation clair avant que les montants parviennent au client.
Saisissez le temps sur la bonne tâche Asana, séparez l'activité facturable de l'activité non facturable, examinez les entrées avant la facturation et produisez un total destiné au client que le service comptable peut utiliser sans reconstruire le mois à partir de notes éparses. Ce flux de travail compte surtout lorsqu'un consultant gère plusieurs clients, des tarifs mixtes ou plusieurs énoncés de travaux en cours.
Un relevé de temps prêt pour la facture nécessite plus qu'une durée. Il lui faut le client, le projet, la tâche, la date, la personne, le statut facturable, la base tarifaire et une description assez claire pour qu'un client reconnaisse le travail. Une ligne comme « Planification de la mise en œuvre, 3 heures, 150 $ par heure » est plus facile à défendre qu'une entrée vague intitulée « réunion ».
Les consultants doivent décider du niveau de détail de la facture avant le début de la période. Certains clients attendent une ligne par phase de projet. D'autres veulent le détail par tâche, personne ou date. La structure compte, car le temps suivi doit être regroupé dans le même regroupement de lignes de facture que celui attendu par le client, avec le travail interne non facturable exclu du montant dû.
L'erreur courante en conseil consiste à attendre le jour de la facture pour classer le temps. Les entrées auxquelles il manque le contexte de tâche, qui mélangent travail facturable et travail interne, ou dont les descriptions ne sont pas claires imposent un nettoyage manuel. Cela retarde la facturation et crée des litiges lorsque le client demande pourquoi un montant apparaît sur la facture.
Une meilleure cadence de revue est hebdomadaire. Vérifiez les chronomètres ouverts, les entrées manuelles, les noms de tâches, les commentaires, le statut facturable et les totaux quotidiens inhabituels pendant que le travail est encore récent. Les consultants qui facturent des contrats d'honoraires récurrents, du travail à forfait et des compléments horaires doivent garder ces flux de travail séparés afin que la facture finale reflète l'accord commercial plutôt que le seul tableau de projet.
Un outil de facture ponctuelle suffit lorsque vous avez un petit projet, une courte période de facturation et que tout le temps a déjà été revu. Il vous aide à assembler le document final, mais il ne crée pas le relevé sous-jacent. La partie difficile consiste à prouver quelles heures ont été travaillées, lesquelles étaient facturables et quel tarif s'applique.
Un flux de travail encadré convient au travail de conseil continu. Everhour ajoute des contrôles de suivi du temps intégrés dans Asana, synchronise les projets et les tâches Asana dans les rapports, prend en charge la configuration de projets facturables et relie le temps suivi à la génération de factures. Cela donne aux consultants un parcours durable depuis le travail sur les tâches Asana jusqu'à la revue de facturation, aux rapports exportables et au transfert comptable.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Classé parmi les meilleurs outils de suivi du temps sur G2, Capterra et TrustRadius — avec des éloges constants pour sa facilité d'utilisation, ses intégrations et son support.
Les consultants doivent organiser le travail Asana autour de la même structure de facturation que celle que le client s'attend à voir. Utilisez des projets, phases ou groupes de tâches séparés lorsque la facture nécessite des lignes distinctes. Gardez l'administration interne, le suivi commercial et le travail de livraison facturable au client bien distincts afin que la revue de facturation puisse exclure le temps non facturable sans réécrire l'historique du projet.
Une facture de conseil a besoin de suffisamment de détails pour justifier le montant : client, projet, plage de dates, description de la tâche ou du service, heures facturables, tarif, taxes ou remises le cas échéant, et conditions de paiement. La facture peut résumer le travail, mais les relevés sous-jacents doivent conserver le détail par personne et par tâche pour la revue.
Les chronomètres fonctionnent le mieux pour le travail actif sur les tâches, car ils réduisent les heures oubliées et préservent le contexte de tâche. Les entrées manuelles conviennent lorsque le consultant enregistre le temps après une réunion, un appel ou une session de travail hors ligne. Le processus le plus sûr consiste à examiner les deux types d'entrées avant la facturation afin que les estimations, le temps arrondi et les notes manquantes ne parviennent pas au client sans contrôle.
Les litiges commencent généralement par des descriptions vagues, des lignes de facture inattendues, des frais en double ou du temps qui ne correspond pas à la compréhension du projet par le client. Des noms de tâches clairs, le statut facturable, des entrées datées et des tarifs revus réduisent ces problèmes, car la facture peut être rattachée à un travail spécifique.
Une revue hebdomadaire fonctionne pour la plupart des missions de conseil, car les entrées restent faciles à corriger et le contexte manquant est plus facile à récupérer. Une revue uniquement en fin de mois crée davantage de nettoyage, surtout lorsque plusieurs consultants travaillent sur le même compte client. Examinez avant d'envoyer les factures, puis verrouillez ou approuvez la période une fois les corrections terminées.
Everhour intègre des contrôles de suivi du temps dans Asana et synchronise les projets, tâches, titres, champs personnalisés et étiquettes Asana dans sa couche de reporting. Les consultants peuvent suivre le temps là où le travail a lieu, puis utiliser cette structure synchronisée pour examiner les heures facturables avant de préparer la facture.
Everhour Billing & Invoicing transforme le temps facturable et les dépenses suivis en factures, puis exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks comme brouillons. Le statut, le numéro, la date d'émission et le montant de la facture sont resynchronisés vers Everhour afin que les relevés de facturation et les rapports de projet restent reliés.
Suivez les heures de conseil approuvées dans Asana, examinez le temps facturable dans Everhour et envoyez des données de facture plus propres au service comptable avec moins de nettoyage manuel de facturation.
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