Everhour transforme le travail effectué sur les tâches Asana en relevés client facturables, factures et rapports sans faire sortir l'équipe d'Asana.
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Les équipes qui gèrent le travail client dans Asana ont besoin de relevés de temps propres pour la facturation. L'objectif pratique est simple : relier chaque saisie de temps au bon client, projet, tâche, personne, date et caractère facturable avant la préparation de la facture. Un total hebdomadaire vague ne donne pas au client assez de détails pour examiner le travail.
Un relevé solide commence là où le travail a lieu. La tâche contient le contexte d'attribution et de livraison. La saisie de temps enregistre le temps effectivement passé. La configuration de facturation détermine si ce temps devient facturable, reste interne ou sert uniquement au reporting des coûts du projet. Cette séparation compte lorsqu'un projet client inclut des appels, du travail de production, du temps de revue et de l'administration interne.
Un relevé de temps présenté au client doit identifier le projet, la tâche, l'intervenant, la date de travail, la durée et la description. Le caractère facturable doit être clair avant le début de la revue de facturation. Les taux exigent la même rigueur. Un taux de projet, un taux par membre ou un taux propre à une tâche modifie le montant de la facture ; la source du taux doit donc correspondre à l'accord client.
Les descriptions doivent expliquer le travail sans devenir un journal. Une saisie utile indique « Rédaction des notes de révision de la page d'accueil » ou « Revue de la checklist de lancement avec l'équipe design ». Une saisie faible indique « Admin » ou « Travail ». Des descriptions courtes et précises réduisent les demandes de suivi, surtout lorsque plusieurs personnes saisissent du temps sur le même projet Asana pendant la même période de facturation.
Les projets client incluent souvent du temps qui doit rester visible mais ne doit pas être facturé. La planification interne, les reprises hors accord client, la formation et l'administration de projet peuvent quand même compter pour les rapports de rentabilité. Marquer correctement ces saisies garde la facture propre tout en conservant l'image complète du travail pour l'équipe.
L'erreur fréquente consiste à masquer le travail non facturable au lieu de le classer. Le travail masqué améliore artificiellement les marges et laisse les responsables deviner pourquoi un projet a consommé plus de capacité que prévu. Un meilleur processus conserve le temps non facturable dans le relevé du projet, l'exclut de la facture client et l'examine ensuite par tâche, personne ou catégorie.
Un outil ponctuel de suivi du temps suffit pour une courte tâche client, un seul prestataire ou un fichier justificatif rapide pour une facture. Il fonctionne lorsque la période de facturation est simple, que le taux est évident et qu'une seule personne peut examiner les saisies sans courir après les validations ni corriger d'anciennes saisies de temps.
Un processus encadré convient au travail client récurrent. Everhour peut suivre le temps dans Asana, séparer les saisies facturables et non facturables, transformer le temps facturable et les dépenses en factures, et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks. Les relevés validés, le statut des factures et le transfert vers la comptabilité comptent dès que plusieurs personnes, taux, projets et périodes de facturation sont impliqués.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Chaque saisie doit inclure le projet client, la tâche, la personne, la date de travail, la durée, le caractère facturable et une courte description du travail. Ajoutez la source de taux correcte lorsque la facture dépend d'une tarification par projet, membre ou tâche. Ces champs permettent à la personne chargée de la revue de relier le temps au travail livré.
Le temps non facturable doit rester dans le projet client lorsqu'il reflète un vrai travail lié à cette mission. Marquez-le comme non facturable au lieu de le supprimer. La facture reste propre, et l'équipe voit toujours le coût du travail nécessaire pour comprendre la marge, la dotation en personnel et les estimations futures.
Les descriptions du temps client doivent nommer le travail concret réalisé, pas chaque action mineure. « Préparation du résumé analytique T2 » donne assez de contexte à la personne chargée de la revue. « Réunion » ou « Travail de projet » crée des questions. Utilisez le titre de la tâche pour la structure, puis la description pour clarifier l'activité facturée.
La plus grande erreur consiste à mélanger travail facturable et non facturable sous des noms de tâches vagues. Un client ne peut pas facilement approuver un montant lorsque la saisie indique seulement « mises à jour » ou « support ». Un contexte de tâche clair, le caractère facturable, la durée et la description réduisent les litiges avant que la facture n'arrive chez le client.
Le temps client doit être revu avant la facturation lorsque plus d'une personne saisit du travail, que plusieurs taux s'appliquent ou que du travail non facturable se trouve dans le même projet. La revue repère les descriptions manquantes, le caractère facturable incorrect, les saisies en double et le temps attribué au mauvais projet client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures client. Il calcule les montants à partir des taux, du temps et des dépenses facturables, exclut le travail non facturable, prend en charge les valeurs par défaut des clients et exporte les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec un statut visible dans Everhour.
Everhour synchronise les projets, tâches, champs personnalisés et étiquettes Asana dans sa couche de reporting. Les équipes peuvent créer des rapports avec le temps, le montant facturable, le coût, le statut de facture et les détails du projet, puis les exporter lorsqu'un client, un responsable ou une personne chargée du contrôle comptable a besoin du relevé.
Suivez le travail client validé dans Asana, classez le temps facturable et générez des factures à partir des relevés. Everhour relie le temps au niveau des tâches à la facturation avec moins de nettoyage manuel.
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