Everhour relie le travail de projet Asana aux taux, budgets, rapports et factures pour une facturation plus nette des agences créatives.
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La facturation d'agence créative commence par un dossier clair indiquant qui a travaillé, sur quelle tâche Asana cette personne a travaillé, à quel projet client cette tâche appartenait, et si le temps est facturable. Une révision de design, un cycle de rédaction, un contrôle de production ou un appel stratégique doit comporter suffisamment de contexte pour qu'un responsable de compte l'approuve avant l'envoi de la facture.
Vous devez aussi définir la base de facturation avant le début du travail. Un mandat récurrent, une campagne à forfait et un projet en régie produisent des dossiers différents. Le travail en mandat récurrent nécessite une visibilité sur le budget. Le travail à forfait nécessite une revue de marge. Le travail horaire nécessite un détail au niveau des tâches qui corresponde au cahier des charges du client.
La facturation d'agence se dégrade lorsque les taux de coût et les taux facturables sont mélangés. Le taux de coût interne d'un designer mesure la dépense de main-d'œuvre. Un taux facturable présenté au client fixe le montant facturé. Garder ces chiffres séparés vous permet de voir si une campagne est rentable sans exposer les coûts internes dans les documents destinés au client.
La portée des taux compte. Un stratège senior peut avoir un taux facturable par défaut, tandis qu'un projet client utilise un autre taux négocié. Une tâche de production urgente peut utiliser un taux de tâche personnalisé. Les changements de taux nécessitent aussi des dates d'effet afin que le travail approuvé du mois dernier conserve sa valeur d'origine après une mise à jour tarifaire.
Un dossier de facturation d'agence utile présente le travail dans des termes que le client reconnaît. Les lignes doivent correspondre à la structure de projet convenue, comme la stratégie de marque, le design de landing page, les contenus pour les réseaux sociaux ou la production de campagne. Le nettoyage interne, le temps administratif et les revues du dépassement de périmètre peuvent rester visibles dans les rapports sans devenir des détails de facture facturables.
L'erreur courante consiste à envoyer les noms bruts des tâches directement à un client. Les titres de tâches écrits pour l'exécution interne doivent souvent être regroupés avant la facturation. Un client a généralement besoin d'une ventilation concise par phase de projet, rôle, personne, date ou groupe de tâches, selon l'accord et le niveau de justificatif attendu.
Un contrôle de facturation ponctuel suffit lorsque vous devez examiner un seul projet, une période de facturation ou une petite mission client. Vous pouvez collecter la liste des tâches, confirmer le caractère facturable, appliquer les bons taux et préparer les justificatifs de facture pour ce cycle.
Un processus de travail structuré devient nécessaire lorsque plusieurs personnes saisissent du temps sur des projets Asana actifs. Everhour garde les taux, le temps suivi, le caractère facturable, l'avancement du budget et les rapports connectés pendant que l'équipe travaille depuis Asana. Cela donne aux responsables d'agence un dossier de facturation durable avant l'approbation, la facturation, le contrôle de la paie ou les rapports de rentabilité.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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Commencez par l'accord client, puis faites correspondre les tâches Asana à cette structure. Les phases de campagne, livrables, rôles ou dates peuvent tous fonctionner s'ils correspondent à la façon dont le client s'attend à examiner la facture. Gardez le caractère facturable séparé des rapports internes afin que les corrections non facturables, le travail administratif et l'analyse du dépassement de périmètre ne disparaissent pas.
Utilisez le modèle de taux prévu dans le contrat. Un taux de projet mixte fonctionne lorsque le client a acheté un seul taux horaire pour toute l'équipe. Les taux par membre fonctionnent lorsque designers, stratèges, producteurs et développeurs facturent différemment. Les taux par tâche fonctionnent lorsque certains types de travail, comme les modifications de production ou le conseil, ont une tarification distincte.
Les mandats récurrents et les projets à forfait nécessitent la même discipline de suivi du temps, mais l'objet de la revue change. Les mandats récurrents nécessitent une utilisation par période, un budget restant et une visibilité sur les dépassements. Les projets à forfait nécessitent une visibilité sur les coûts, le chiffre d'affaires et la marge, car le montant de la facture peut rester fixe alors que le coût de main-d'œuvre change.
Les taux de coût internes, les contrôles de marge, les corrections de dotation en personnel et le nettoyage non facturable doivent rester en dehors des factures destinées au client, sauf si le contrat exige leur divulgation. Gardez ces détails dans les rapports de gestion. Les dossiers destinés au client doivent montrer le travail facturable approuvé, les taux convenus, des descriptions claires, les taxes ou remises le cas échéant, et les conditions de paiement.
Everhour sépare les taux de coût internes des taux facturables présentés au client, avec des valeurs par défaut par personne et des exceptions par projet. Il conserve aussi l'historique des taux datés et peut tarifer le travail facturable par projet, membre ou tâche, afin que la facturation d'agence puisse suivre l'accord client.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, tout en excluant le travail non facturable. Les lignes de facture peuvent être regroupées par structures comme le projet, la tâche, la personne ou la date, ce qui donne aux responsables de compte des justificatifs plus nets avant l'envoi des dossiers à la comptabilité.
Utilisez Everhour pour garder le temps des tâches Asana, les taux datés, le caractère facturable et l'avancement du budget dans un seul processus de travail, puis transformez les dossiers approuvés en facturation d'agence créative plus nette.
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