Everhour relie le temps des tâches Asana à la facturation et à l'émission de factures, afin que les heures projet deviennent des dossiers client plus clairs.
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Dave Jung0:00:00Alejandro Luna0:00:00Dave JungLe calculateur vous donne le chiffre — Everhour prend le relais.
Un clic et le chronomètre tourne. Démarrez un minuteur, ajoutez une entrée, modifiez les détails. C'est exactement la sensation que vous aurez dans Everhour.
Définissez un budget, attribuez des tarifs et soyez alerté avant de le dépasser.
Mesure
Suivez votre budget par le temps ou par les coûts
Tous les rapports dont vous avez besoin — configurés à votre façon, toujours à jour.
Les heures suivies se transforment directement en une facture soignée — sans copier-coller, sans calcul manuel.
L'analyse du temps Asana sert à transformer le travail quotidien sur les tâches en réponses sur les heures, les coûts, l'utilisation du budget et le statut de facturation. Un responsable de projet doit savoir quelles tâches ont absorbé du temps, quelles personnes ont contribué, quelles entrées sont facturables et si le travail réel correspond à l'estimation ou à l'objectif budgétaire défini pour le projet.
Le travail pratique est plus ciblé que le reporting général. Vous avez besoin de dossiers propres au niveau des tâches, qui remontent dans les synthèses de projet, les contrôles de facturation client et les fichiers de transmission au service financier. Asana peut stocker le temps estimé et les entrées de temps effectif, notamment la durée en minutes, la date saisie, le projet attribué, la tâche, le créateur, les catégories facultatives, le statut d'approbation, le caractère facturable et la description.
Une analyse du temps utile commence par des champs cohérents. Chaque entrée a besoin d'une tâche, d'un projet, d'une personne, d'une date, d'une durée et d'une description du travail. Pour la facturation ou le contrôle des coûts, l'entrée a aussi besoin du caractère facturable et d'une source de taux. L'analyse budgétaire a besoin d'un objectif, puis du temps réel ou du coût réel qui s'accumule par rapport à cet objectif.
Les objets de budget Asana peuvent suivre le temps ou le coût avec des valeurs estimées, réelles et totales. Les estimations agrègent le temps estimé ou le coût estimé des tâches. Les valeurs réelles agrègent le temps saisi ou le coût réel selon le temps réel et le taux de la ressource. Le total est l'objectif défini par l'utilisateur, les équipes doivent donc le définir avant de comparer le travail planifié au travail livré.
Les tableaux de bord montrent des tendances, mais le travail d'analyse se dégrade lorsque les équipes traitent chaque graphique comme une décision. Un projet peut avoir des totaux de temps propres et nécessiter tout de même un contrôle de la facturation, car le travail non facturable, le statut d'approbation, les entrées tardives et les changements de taux influencent le chiffre final. L'analyse du temps doit répondre à une question de gestion à la fois.
Pour un projet client, la première vue peut comparer le temps estimé et le temps réel des tâches. La vue suivante peut isoler les entrées facturables, les entrées non facturables et le coût par personne. Les pages budgétaires documentées d'Asana mettent l'accent sur le suivi, les tableaux de bord, les rapports et les taux utilisateur, tandis que les alertes de seuil en pourcentage et l'application automatique de plafonds budgétaires ne sont pas documentées pour le module complémentaire Asana.
Un contrôle ponctuel fonctionne lorsque vous devez examiner un projet, une semaine ou une période de facturation. Exportez les données de temps et de coût pertinentes, vérifiez le caractère facturable, rapprochez les entrées manquantes évidentes et envoyez le résultat propre à la personne responsable de la facturation ou du contrôle budgétaire.
Un processus encadré devient nécessaire lorsque la même analyse alimente chaque mois les factures, les approbations, les alertes budgétaires et la comptabilité. Everhour ajoute des contrôles intégrés dans Asana, synchronise les projets et les tâches Asana, prend en charge les budgets de projet au taux horaire, au forfait fixe ou non facturables, envoie des e-mails d'alerte budgétaire configurables et produit des rapports détaillés avec export Excel.
Ce contenu est fourni à titre d'information générale uniquement, peut ne pas être entièrement à jour et est fourni sans aucune garantie ni responsabilité.
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L'analyse du temps Asana doit inclure la tâche, le projet, la personne, la date saisie, la durée, le temps estimé, le temps réel, le caractère facturable, le statut d'approbation et une description. Les vues de coût et de budget ont aussi besoin des taux de ressource et d'un total budgétaire défini par l'utilisateur. L'absence de caractère facturable ou de taux transforme le reporting du temps en tâche de nettoyage avant que les factures ou les rapports de rentabilité puissent être fiables.
Les objets de budget Asana peuvent suivre le temps ou le coût. L'estimation agrège le temps estimé ou le coût estimé des tâches, tandis que la valeur réelle agrège le temps saisi ou le coût réel calculé à partir du temps réel et du taux de la ressource. Le total est l'objectif budgétaire saisi par l'utilisateur, la comparaison dépend donc à la fois d'entrées exactes et d'un objectif clair.
Mélanger les entrées approuvées, non approuvées, facturables et non facturables dans un seul total crée la vue la plus trompeuse. Le projet peut sembler sur la bonne voie alors que le travail facturable au client est incomplet, ou il peut sembler dépasser le budget parce que du travail interne a été inclus. Séparez la vue par statut d'approbation et par caractère facturable avant de prendre des décisions de budget ou de facture.
Les champs personnalisés peuvent stocker des détails de tâche comme les budgets ou le statut d'approbation dans les plans Asana payants, et les formules dans les plans Advanced et supérieurs peuvent calculer des valeurs comme la durée du projet, les budgets et les coûts. Les taux utilisateur et les budgets de projet appartiennent au module complémentaire Timesheets and Budgets, les champs personnalisés doivent donc soutenir l'analyse plutôt que remplacer le modèle de temps et de coûts.
Utilisez des rapports qui regroupent le temps par projet, tâche, personne, caractère facturable et plage de dates. Un contrôle de la facturation a aussi besoin des taux, du temps approuvé, du travail non facturable et de toutes les dépenses qui appartiennent au dossier client. Les rapports exportables aident la comptabilité à contrôler les mêmes données source au lieu de reconstruire les totaux à partir de feuilles de calcul séparées.
Everhour Billing & Invoicing convertit le temps facturable suivi et les dépenses en factures, calcule les montants à partir des taux et exclut les tâches non facturables. Les équipes peuvent personnaliser les détails des factures, utiliser les valeurs par défaut des clients et exporter les factures vers QuickBooks Online, Xero ou FreshBooks avec le statut de facture synchronisé dans Everhour.
Everhour intègre les contrôles de suivi du temps dans les tâches et les projets Asana, puis synchronise les noms de projet, les titres de tâche, les champs personnalisés et les étiquettes dans le reporting. Cette connexion permet aux équipes de contrôler le temps, le budget restant, les heures facturables par rapport aux heures non facturables et les colonnes de rapport détaillées sans séparer le travail sur les tâches des données de temps.
Reliez le temps des tâches Asana à Everhour Billing & Invoicing, puis créez des factures client à partir des heures facturables approuvées, des taux et des dépenses, tandis qu'Everhour maintient le statut des factures lié aux dossiers de projet.
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